Mengurus ke Atas: Apa yang Bos Anda Sebenarnya Inginkan Daripada Anda

Fakta Utama: Mengurus ke Atas untuk Pengurus Baru

Hanya sekitar 26% pekerja sangat bersetuju bahawa jangkaan pengurus mereka terhadap mereka adalah jelas, menurut Laporan Pengurus Amerika Gallup, bermakna kira-kira tiga daripada empat beroperasi berdasarkan tekaan tentang apa yang bos mereka sebenarnya mahu. (Gallup)

69% pengurus tidak selesa berkomunikasi dengan pekerja secara umum (tinjauan Harris/Interact), dan ketidakselesaan sebaliknya, pengurus baru yang teragak-agak untuk menyampaikan maklumat ke atas, mengikuti corak yang sama, menghasilkan komunikasi yang kronik di bawah tahap sepatutnya.

Penanda aras e-mel eksekutif dalaman menunjukkan kemas kini status bertulis mingguan dibaca dalam masa kurang daripada 90 saat secara purata; kemas kini yang melebihi sekitar 400 patah perkataan menyaksikan kadar bacaan menurun mendadak.

Penyelidikan tentang komunikasi ke atas (Mesmer-Magnus & DeChurch, Journal of Applied Psychology) mendapati pasukan dengan aliran maklumat ke atas yang terbuka mengatasi pasukan ketelusan rendah sebanyak kira-kira 25% dari segi kualiti keputusan.

Data Gallup menunjukkan pengurus yang bos mereka sendiri menggambarkan sebagai "memastikan saya dimaklumkan tanpa diminta" adalah 2.3x lebih berkemungkinan mendapat skop yang diperluas dalam tempoh 12 bulan berbanding rakan dengan kecekapan teknikal yang setara.

Tiga minggu selepas mengurus pasukan anda, anda sedar bahawa anda telah menghabiskan hampir semua tenaga anda memikirkan pekerja bawahan langsung anda. Apa yang mereka perlukan, bagaimana keadaan mereka, cara menjalankan 1:1 yang baik, cara memberikan maklum balas yang berguna.

Dan dalam semua itu, anda telah melupakan sepenuhnya untuk memikirkan tentang pengurus anda sendiri. Kerangka 30 hari pertama secara eksplisit memasukkan perbualan penjajaran jangkaan dengan bos anda dalam minggu kedua, dan kebanyakan pengurus baru melangkauinya.

Ini bermakna bos anda mungkin tidak tahu apa yang berlaku dalam pasukan anda. Mungkin tidak tahu keputusan yang telah anda buat. Mungkin tidak tahu risiko yang anda kenal pasti minggu lepas, atau peningkatan proses yang baru anda hantar, atau ahli pasukan yang sedang bergelut dengan projek baharu.

Dan kemudian anda bersama dalam satu mesyuarat dan bos anda terkejut dengan sesuatu yang berlaku dalam pasukan anda yang sepatutnya mereka ketahui. Dan raut muka mereka memberitahu anda segalanya: ini adalah pengurus yang tidak memastikan saya dimaklumkan.

Mengurus ke atas bukan tentang politik atau pengurusan imej. Ia tentang memberikan bos anda apa yang mereka perlukan untuk melakukan kerja mereka, dan mewujudkan keadaan untuk anda mendapatkan sokongan, sumber, dan autonomi yang anda perlukan untuk melakukan kerja anda.

Apa yang Bos Anda Sebenarnya Mahukan

Ada senarai pendek perkara yang kebanyakan pengurus mahu daripada pekerja bawahan langsung mereka sendiri. Memahami senarai ini adalah cara paling pantas untuk membina hubungan ke atas yang kukuh.

Tiada kejutan. Ini adalah nombor satu. Bos anda tidak mahu mendengar tentang masalah daripada mesyuarat orang lain, atau mendapati bahawa tarikh akhir telah terlepas apabila mereka mengemas kini bos mereka sendiri. Mereka mahu mendengarnya daripada anda, cukup awal untuk berguna. Cara paling cepat untuk kehilangan kepercayaan bos anda adalah apabila mereka terkejut dengan sesuatu yang berlaku dalam pasukan anda. Penyelidikan McKinsey tentang hubungan pengurus-bos mengenal pasti prinsip tiada kejutan sebagai peramal tunggal paling konsisten kepercayaan ke atas, mendahului kecekapan teknikal dan malah hasil perniagaan.

Keyakinan yang dimaklumkan, bukan hanya masalah. Bos anda tidak mahu anda membawa setiap kesukaran kepada mereka untuk diselesaikan. Mereka mahu anda membawa situasi bersama pandangan anda: "Ini yang berlaku, ini yang saya fikir sedang terjadi, ini yang saya rancang untuk lakukan." Anda sedang menyelesaikan masalah. Anda hanya memastikan mereka mengetahuinya.

Permintaan yang jelas berbanding maklumat. Apabila anda datang kepada bos anda, perlu jelas sama ada anda meminta bantuan, meminta keputusan, atau hanya memaklumkan. "Saya hanya mahu anda tahu tentang X" berbeza daripada "Saya memerlukan panduan anda tentang X." Kekaburan tentang yang mana satu anda lakukan mewujudkan kebimbangan. Mereka tidak tahu sama ada perlu menyelesaikan masalah atau hanya mengangguk.

Konsistensi dan tindak lanjut. Komitmen kecil yang boleh dipercayai lebih penting daripada usaha yang menakjubkan sekali sahaja. Jika anda katakan anda akan menghantar kemas kini mingguan, hantar setiap minggu. Jika anda katakan anda akan memaklumkan mereka tentang X, lakukannya. Tindak lanjut yang konsisten pada perkara-perkara kecil membina lebih banyak kepercayaan berbanding satu usaha besar.

Menjadi sekutu, bukan halangan. Kebanyakan pengurus mahu membantu orang yang membuat laporan kepada mereka. Tetapi mereka tidak boleh membantu jika mereka tidak tahu apa yang berlaku. Apabila anda memastikan bos anda dimaklumkan dan diposisikan dengan baik, mereka mempunyai apa yang diperlukan untuk menyokong pasukan anda dalam perbualan kepimpinan mereka sendiri.

Mulakan Dengan Perbualan Jangkaan yang Eksplisit

Dalam beberapa minggu pertama anda, lakukan perbualan langsung dengan bos anda tentang jangkaan. Ramai pengurus baru menganggap mereka tahu apa yang dijangka dan melangkauinya, kemudian menghabiskan berbulan-bulan menentukur kepada isyarat yang boleh menjadi eksplisit.

Gunakan set soalan ini dalam 1:1 pertama anda sebagai pengurus baru:

"Apa rupa kejayaan bagi saya dalam peranan ini dalam 90 hari pertama?"
"Bagaimana anda mahu mendengar daripada saya: semakan mingguan, eskalasi-kecuali sahaja, atau sesuatu yang lain?"
"Keputusan apa yang anda mahu saya buat secara bebas, dan apa yang perlu saya maklumkan kepada anda?"
"Apa yang akan membuatkan anda rasa anda tidak mempunyai cukup keterangan tentang apa yang berlaku dalam pasukan saya?"
"Adakah ada apa-apa tentang cara pengurus terdahulu berkomunikasi yang berjaya, atau apa-apa yang anda mahu berbeza?"

Soalan-soalan ini melakukan dua perkara. Mereka memberikan anda maklumat khusus yang anda perlukan. Dan mereka memberi isyarat kepada bos anda bahawa anda berfikir secara teliti tentang hubungan itu, bukan hanya tentang kerja.

Padankan Gaya Komunikasi Anda Dengan Keutamaan Mereka

Sesetengah pengurus mahu kemas kini bertulis mingguan. Sesetengah mahu mesej Slack ringkas apabila ada sesuatu yang ketara berlaku. Sesetengah mahu mesyuarat mingguan dan tidak mahu e-mel. Sesetengah hanya untuk pengecualian. Mereka mempercayai anda untuk menguruskan perkara dan hanya mahu mendengar tentang sesuatu apabila memerlukan penglibatan mereka.

Kesilapannya adalah menganggap keutamaan anda adalah keutamaan mereka. Jika anda suka berkomunikasi melalui dokumen terperinci dan bos anda membaca sepintas lalu, anda berkomunikasi berlebihan dalam format yang salah. Jika anda lebih suka lisan dan bos anda suka rekod bertulis, kemas kini anda tidak mewujudkan rekod kertas yang mereka perlukan.

Tanyakan mereka secara langsung: "Bagaimana anda lebih suka untuk kekal dimaklumkan? Adakah anda mahu kemas kini bertulis yang tetap, atau adakah anda lebih suka mesej masa nyata apabila ada sesuatu yang timbul?"

Kemudian hormati keutamaan mereka, walaupun berbeza daripada apa yang anda lakukan secara semula jadi.

Kemas Kini Status-Risiko-Permintaan

Kemas kini ke atas mingguan yang bermaklumat tinggi mempunyai tiga bahagian dalam urutan ini: Status (dua atau tiga hasil fakta dari minggu lepas), Risiko (satu atau dua item yang sedang berkembang yang perlu diketahui bos anda sebelum ia berlaku), dan Permintaan (satu permintaan eksplisit untuk input, keputusan, atau sokongan, atau "tiada permintaan minggu ini" secara eksplisit). Mengekalkan nisbah yang ketat memaksa anda memisahkan pelaporan daripada eskalasi, iaitu tepat pemisahan yang kebanyakan bos secara senyap berharap pekerja bawahan mereka akan buat.

Templat Kemas Kini Mingguan

Untuk kebanyakan hubungan pengurus-bos, kemas kini bertulis mingguan yang ringkas mewujudkan irama yang berguna. Ia tidak perlu panjang. Tiga hingga lima perenggan paling banyak.

Struktur mudah:

Minggu ini: Dua atau tiga perkara yang berlaku, keputusan yang dibuat, atau pencapaian yang dicapai. Ringkas, berdasarkan fakta.

Dalam radar saya: Satu atau dua perkara yang sedang berkembang yang mungkin memerlukan keputusan atau perhatian dalam satu atau dua minggu yang akan datang. Anda tidak meminta tindakan. Anda memaklumkan.

Untuk Makluman / Amaran: Apa-apa yang anda mahu mereka tahu sebelum mereka mendengarnya di tempat lain: kemas kini ahli pasukan, perkembangan luaran, risiko yang anda pantau.

Apa yang mungkin saya perlukan: Satu item di mana anda menjangkakan memerlukan input, keputusan, atau sokongan mereka. Pilihan, hanya apabila relevan.

Tujuan kemas kini ini bukan untuk menunjukkan betapa sibuknya anda. Ia untuk memastikan mereka ditentukan tentang apa yang berlaku supaya mereka boleh melakukan kerja mereka, bertindak balas dengan bijak dalam mesyuarat kepimpinan mereka sendiri, dan membantu anda apabila anda memerlukannya.

Cara Rework Work Ops Menyusun Kemas Kini Mingguan 90 Saat

Sebab kebanyakan kemas kini mingguan gagal bukan pada pengurus, tetapi pada formatnya. Tembok teks dalam utas e-mel memaksa bos anda membina semula konteks setiap hari Isnin, iaitu tepat beban kognitif yang sepatutnya anda hilangkan.

Rework Work Ops (dari $6/pengguna/bulan) dibina khusus untuk masalah komunikasi ke atas ini. Setiap ketua pasukan mendapat satu paparan status yang terikat pada data projek langsung, jadi kemas kini "Status / Risiko / Permintaan" tertulis sendiri dari tempat yang sama kerja itu dijejaki, tiada dokumen berasingan, tiada salin-tampal. Bos anda membuka satu pautan, melihat apa yang disiapkan minggu ini, apa yang berisiko dengan pemilik yang jelas, dan satu keputusan eksplisit yang anda perlukan daripada mereka, dalam urutan itu. Kerana ia dipaparkan dari data berstruktur dan bukan prosa, ia benar-benar boleh dibaca sepintas lalu dalam 90 saat, yang sepadan dengan cara eksekutif sebenarnya membaca.

Bagi pengurus baru yang membawa pasukan pertama mereka, ini menghilangkan kebimbangan mingguan "apa yang perlu saya tulis, berapa panjang sepatutnya, adakah saya menyembunyikan permintaan" ini, kerana strukturnya sudah ada. Anda hanya mengisinya.

Bawa Penyelesaian, Bukan Hanya Masalah

Setiap kali anda mendekati bos anda dengan masalah dan hanya masalah, anda meminta mereka memikul beban kognitif yang sepatutnya anda pikul.

Sebelum anda mengemukakan masalah, ada sekurang-kurangnya jawapan kasar: "Ini yang berlaku, ini yang saya fikir sedang terjadi, dan ini yang saya fikirkan untuk dilakukan. Saya ingin memberitahu anda sebelum saya bergerak ke hadapan. Adakah ini kedengaran betul kepada anda?"

Rangka itu mengubah anda daripada seseorang yang mewujudkan kerja untuk bos anda kepada seseorang yang mengemukakan situasi yang mungkin perlu mereka ketahui dan datang dengan perspektif. Permintaan berubah daripada "apa yang sepatutnya saya lakukan?" kepada "adakah ini kelihatan seperti keputusan yang betul?"

Anda tidak akan sentiasa mempunyai jawapan yang baik. Sesetengah situasi memang tidak jelas dan anda memerlukan panduan mereka. Itu baik dan jujur. Tetapi "Saya telah memikirkan perkara ini dan saya terkandas pada [bahagian tertentu], boleh saya fikirkan bersama anda?" berbeza daripada "sesuatu telah silap, apa yang sepatutnya saya lakukan?"

Jangka Apa yang Akan Mereka Tanya

Sebelum sebarang mesyuarat dengan bos anda, luangkan lima minit untuk bertanya: apakah tiga soalan yang paling mungkin mereka tanya kepada saya? Kemudian sediakan jawapannya.

Ini adalah amalan mudah yang secara konsisten membuatkan perbualan lebih lancar. Bos anda bertanya "di mana kita tentang hasil Q2?" dan anda mempunyai jawapan yang sedia, tidak mencarinya sementara mereka menunggu.

Dan apabila mereka bertanya sesuatu yang tidak anda jangka, susulan dengan jawapan dengan segera. Mesej ringkas selepas mesyuarat: "Anda bertanya tentang X dalam 1:1 kita. Selepas memikirkannya, jawapannya adalah [Y]. Beritahu saya jika anda memerlukan lebih konteks." Ini menunjukkan anda mengambil serius soalan mereka dan melakukan tindak lanjut.

Bina Kepercayaan Melalui Tindak Lanjut Kecil yang Konsisten

Pengurus baru kadang-kadang cuba membina kepercayaan dengan gerak isyarat besar: projek besar yang dilakukan dengan cemerlang, masalah yang diselesaikan secara dramatik, rancangan ambisi yang disiapkan di bawah tekanan. Perkara-perkara ini penting. Tetapi bukan itu yang sebenarnya membina kepercayaan hari ke hari yang mendapatkan lebih banyak autonomi dari semasa ke semasa.

Yang membina kepercayaan itu lebih mudah: lakukan apa yang anda katakan akan anda lakukan. Setiap kali. Walaupun untuk perkara-perkara kecil. Penyelidikan Harvard Business Review tentang kepercayaan organisasi mendapati bahawa tindak lanjut kecil yang konsisten menghasilkan ikatan kepercayaan yang lebih kukuh berbanding prestasi keterlihatan tinggi sekali-sekala, kerana kebolehpercayaan mengaktifkan tindak balas psikologi yang berbeza asasnya berbanding kekaguman.

Jika anda katakan anda akan melakukan tindak lanjut, lakukanlah. Jika anda katakan anda akan menghantar sesuatu pada hari Jumaat, hantarkan pada hari Jumaat. Jika anda katakan anda akan memikirkan soalan dan kembali kepada mereka, kembalilah kepada mereka.

Konsistensi ini tidak kelihatan apabila ia berlaku kerana ia kelihatan seperti hanya melakukan kerja anda. Tetapi ketiadaannya serta-merta kelihatan. Dan pengurus yang perlu mengejar pekerja bawahan langsung mereka untuk tindak lanjut adalah pengurus yang kekal dalam gelung dengan mengorbankan masa mereka sendiri. Yang akhirnya membawa kepada pengurusan mikro, bukan kerana mereka mahu, tetapi kerana mereka telah belajar bahawa mereka perlu.

Tabiat "Amaran Awal"

Salah satu amalan yang paling memelihara hubungan dalam mengurus ke atas ialah amaran awal proaktif, berkongsi konteks sebelum bos anda mendengarnya melalui saluran lain.

Sebelum sebarang maklumat sampai kepada bos anda melalui saluran lain, ia sepatutnya sampai melalui anda.

Jika ada konflik pasukan yang mungkin timbul dalam mesyuarat merentas fungsi: "Amaran awal. Ada titik geseran minggu lepas antara pasukan kita dan [pasukan lain] tentang [isu]. Saya telah menanganinya di pihak kita, tetapi saya mahu anda tahu sebelum ia timbul dalam [mesyuarat]."

Jika ada tarikh akhir yang berisiko: "Saya ingin menandakan risiko sebelum ia menjadi masalah. Kami sedang ketinggalan dalam [projek] kerana [sebab]. Ini rancangan saya sekarang untuk pulih: [rancangan]. Saya tidak memerlukan apa-apa daripada anda sekarang, tetapi saya mahu anda tahu ia ada dalam radar saya."

Tabiat amaran awal mencegah dinamik yang paling merosakkan kepercayaan: bos anda terkejut di hadapan bos mereka sendiri, atau mendengar tentang sesuatu dalam pasukan anda dari rakan sekerja sebelum mereka mendengarnya daripada anda.

Apa yang Perlu Dielakkan

Hanya menghubungi apabila ada yang salah. Jika anda hanya menghantar mesej kepada bos anda apabila ada sesuatu yang silap, kemas kini anda mula terasa seperti penggera. Bina kemas kini tetap walaupun apabila semuanya baik.

Meminta kelulusan untuk perkara yang perlu anda putuskan. Sebagai pengurus, anda dijangka membuat set keputusan tertentu tanpa mencari kebenaran setiap kali. Jika anda menyemak untuk kelulusan tentang perkara yang berada dalam autoriti jelas anda, anda mewujudkan kerja tambahan dan memberi isyarat bahawa anda tidak yakin dengan pertimbangan anda sendiri. Bina keyakinan dengan membuat keputusan dan memaklumkan dan bukannya sentiasa bertanya. Kerangka bila perlu eskalasi menarik garis dengan jelas antara apa yang menjadi milik anda dan apa yang memerlukan pergi ke atas.

Berkomunikasi terlalu sedikit kemudian terlalu banyak sekaligus. Corak kesunyian radio diikuti dengan tembok maklumat adalah mengelirukan. Bos anda tidak dapat menentukan kepada pasukan anda jika mereka hanya mendengar daripada anda secara bergelombang.

Mengadu kepada pasukan anda tentang kepimpinan. Apa sahaja yang anda katakan secara kritikal tentang bos anda atau keputusan organisasi anda kepada pekerja bawahan langsung anda akan akhirnya bergerak ke atas dalam bentuk tertentu. Luahkan rasa kepada rakan sebaya, jurulatih anda sendiri, atau mentor dipercayai di luar pasukan. Bukan kepada pekerja bawahan anda.

Apabila Anda Tidak Tahu Jawapannya

Kadang-kadang bos anda bertanya sesuatu yang anda benar-benar tidak tahu. Tidak mengapa. Tindak balas yang betul:

"Saya tidak tahu jawapannya di luar kepala. Saya boleh cari tahu dan susulan. Adakah [jangka masa] sesuai untuk anda, atau adakah anda memerlukannya lebih awal?"

Ini jauh lebih baik daripada meneka atau bergelut. Ini menunjukkan bahawa anda mengambil serius ketepatan dan bahawa anda melakukan tindak lanjut. Dua perkara yang bos anda akan hargai.

Untuk mengemudi perbualan sukar dengan bos anda, termasuk menolak balik permintaan yang akan membebankan pasukan anda, baca Berkata Tidak kepada Bos Anda Tanpa Kehilangan Modal Politik. Dan untuk apa yang perlu dilakukan apabila situasi meningkat melampaui skop anda, baca Bila Perlu Eskalasi berbanding Kendalikan Sendiri.

Seperti Apa Kejayaan Itu

Selepas beberapa bulan pengurusan ke atas yang konsisten, ada sesuatu yang berubah. Bos anda berhenti menyemak perkara-perkara kerana mereka sudah tahu statusnya. Mereka berhenti mengulangi konteks yang sepatutnya anda miliki kerana anda sudah memintanya. Mereka mula memetik kerja pasukan anda dalam perbualan kepimpinan mereka sendiri kerana mereka benar-benar tahu apa yang anda lakukan. Penyelidikan Gallup tentang autonomi pengurus menunjukkan bahawa pengurus yang dilihat sebagai telus dan boleh dipercayai oleh penyelia mereka sendiri menerima lebih banyak autonomi membuat keputusan yang boleh diukur, piagam pasukan yang lebih luas, dan perkembangan kerjaya yang lebih pantas berbanding mereka yang memerlukan pengawasan kerap.

Dan pada suatu ketika, mereka memberi anda lebih banyak kelonggaran. Lebih banyak belanjawan. Skop yang lebih besar. Bukan sebagai ganjaran. Sebagai sambungan logik kepercayaan yang telah anda bina.

Itulah tujuan mengurus ke atas. Bukan untuk menakjubkan bos anda. Untuk membina hubungan yang membolehkan kedua-dua anda melakukan kerja anda dengan baik.

Playbook Pengurus Baharu