Cara Mengorientasi Pekerja Baharu dalam Tahun Pertama Anda sebagai Pengurus

Pekerja baharu anda bermula pada hari Isnin. HR telah menghantar komputer riba kepada mereka. IT memberikan mereka jemputan Slack. Ada gambaran keseluruhan syarikat 30 minit yang dijadualkan dengan HR pada waktu pagi.

Dan anda mempunyai tiga mesyuarat berturut-turut bermula jam 9 pagi.

Beginilah orang memutuskan untuk pergi dalam 90 hari pertama mereka. Bukan kerana pekerjaannya salah, tetapi kerana permulaannya cukup huru-hara untuk membuatkan mereka ragu-ragu sama ada mereka telah membuat keputusan yang betul. Beberapa minggu pertama pekerjaan baharu adalah sangat tinggi emosinya. Orang sedang mengimbas isyarat tentang sama ada mereka penting di sini, sama ada pasukan itu berfungsi, sama ada pengurus tahu mereka wujud.

Orientasi yang tidak tersusun bukan sahaja memperlahankan masa peralihan pekerja baharu. Ia merosakkan hubungan sebelum ia sempat terbentuk. Penyelidikan Gallup tentang orientasi pekerja mendapati hanya 12% pekerja sangat bersetuju bahawa organisasi mereka melakukan kerja yang baik dalam mengorientasi orang baharu, bermakna pengurus yang melabur dalam bulan pertama yang berstruktur menonjol secara ketara daripada norma.

Fakta Utama: Impak Orientasi Terhadap Pekerja Baharu

20% pekerja baharu pergi dalam 45 hari pertama memulakan pekerjaan baharu, dengan orientasi yang lemah disebut sebagai sebab utama (Kumpulan Wynhurst / SHRM).

Orientasi berstruktur meningkatkan pengekalan pekerja baharu sebanyak 82% dan produktiviti lebih daripada 70% berbanding orientasi secara ad-hoc (Kumpulan Brandon Hall).

Hanya 12% pekerja sangat bersetuju organisasi mereka melakukan kerja yang baik dalam mengorientasi orang baharu (Gallup), barnya memang rendah.

Pekerja baharu biasanya mengambil masa 8-12 bulan untuk mencapai produktiviti penuh, tetapi 90 hari pertama yang berstruktur boleh memampatkan tetingkap ini secara bermakna.

69% pekerja lebih berkemungkinan kekal dengan syarikat selama tiga tahun jika mereka mempunyai pengalaman orientasi yang hebat (SHRM).

Inilah perkara yang perlu difahami: orientasi yang hebat tidak sukar. Ia hanya perlu dirancang sebelum hari pertama, bukan diimprovisasi pada masa nyata. Panduan pembayang dan sistem rakan adalah dua struktur kos rendah yang digunakan oleh pengurus orientasi berpengalaman untuk memberikan konteks kepada pekerja baharu tanpa perlu hadir untuk setiap soalan.

Mengapa Orientasi Lebih Sukar sebagai Pengurus Baru

Apabila anda adalah pengurus berpengalaman, anda mempunyai panduan permainan. Anda telah membinanya melalui pengambilan pekerja terdahulu dan memperhalusinya berdasarkan apa yang berjaya.

Apabila ini adalah tahun pertama anda mengurus, anda belum mempunyai panduan permainan itu. Anda sedang mempelajari pekerjaan sambil juga cuba mengintegrasikan seseorang yang baharu ke dalam pasukan yang anda masih sedang memahaminya. Itu memang sukar.

Dan ada cabaran kedua: sebagai pengurus baru, anda mungkin masih membina hubungan dengan pasukan sedia ada anda. Anda belum sepenuhnya mendapat kepercayaan mereka lagi. Menambah orang baharu mengubah dinamik pasukan sekali lagi, yang bermakna anda sedang mengurus dua peralihan serentak: penyesuaian anda sendiri kepada peranan dan penyesuaian pekerja baharu kepada pasukan.

Jawapannya bukan untuk mengelakkan pengambilan pekerja baharu. Jawapannya adalah membina sistem yang cukup mudah untuk dijalankan walaupun apabila anda terlebih beban, dan cukup bertujuan untuk mewujudkan pengalaman yang diperlukan pekerja baharu.

Pra-Orientasi: Kerja Berlaku Sebelum Hari Pertama

Sebahagian besar kerja orientasi yang paling berkesan berlaku sebelum orang itu tiba. Dan ia hampir sepenuhnya logistik, tetapi logistik yang memberi isyarat sama ada anda tersusun dan sama ada anda mengambil berat.

Sekurang-kurangnya tiga hari sebelum tarikh mula:

Hantar nota alu-aluan peribadi. Bukan borang HR. E-mel ringkas dan mesra daripada anda secara langsung. Beritahu mereka apa yang anda nantikan, bagaimana minggu pertama mereka akan kelihatan secara kasar, dan bahawa mereka tidak perlu teragak-agak untuk menghubungi jika ada soalan sebelum mereka mula.
Sediakan alatan mereka. Komputer riba sedia. E-mel aktif. Slack dipasang dan mereka ditambah ke saluran yang relevan. Akses kepada sistem pengurusan projek, dokumen dikongsi, dan mana-mana alat lain yang mereka gunakan setiap hari.
Sediakan meja atau persediaan jauh mereka. Jika mereka bekerja dari jauh, adakah teknologi mereka dihantar dan berfungsi? Jika mereka di pejabat, adakah ruang mereka bersih dan cukup diperibadikan untuk terasa dijangka?
Kongsi jadual minggu pertama yang mudah. Bukan dokumen orientasi yang padat, hanya kalendar yang menunjukkan kepada mereka bagaimana minggu pertama kelihatan. Bila mereka akan bertemu anda. Apa rupa perbualan konteks projek pertama mereka. Siapa lagi yang akan mereka hubungi.

Nota alu-aluan adalah satu yang kebanyakan pengurus tinggalkan, dan ia sering paling berkesan. Mesej peribadi sebelum hari pertama memberi isyarat serta-merta: "Pengurus saya tahu saya akan datang dan sedang memikirkan saya."

Hari Pertama: Manusia Dahulu, Dokumentasi Kedua

Hari pertama pekerja baharu biasanya kelihatan seperti ini: cascad dokumentasi, borang pematuhan, video HR, gambaran keseluruhan produk, dan slaid. Menjelang jam 3 petang, orang itu terbeban dan belum bercakap dengan lebih daripada dua orang.

Rintangi ini. Utamakan manusia dahulu.

Keperluan hari pertama:

Anda memberi salam mereka secara peribadi, sebaik-baiknya dahulu. Bukan "HR akan menetapkan anda dan saya akan periksa sekitar tengah hari." Anda ada apabila mereka tiba, atau anda adalah panggilan Zoom pertama yang mereka miliki.
Pengenalan pasukan ringkas. Bukan semua jabatan, hanya orang yang paling rapat akan bekerja dengan mereka. Taklimat ringkas atau panggilan kopi/video santai. Nama pertama, apa yang setiap orang kerjakan, sambutan yang mesra.
Duduk bersama anda selama 45 minit. Bukan perbualan prestasi, perbualan "ini konteks" yang tulus. Apa yang pasukan kerjakan? Apakah projek semasa? Apakah keutamaan? Bagaimana budaya pasukan? Dan: apa yang mereka perlukan dari beberapa minggu pertama mereka untuk berasa bersedia untuk berjaya?
Tugas pertama yang jelas. Sesuatu yang bermakna tetapi bersaiz sesuai. Bukan "baca semua dokumentasi kami." Sesuatu yang membolehkan mereka melakukan sesuatu menjelang akhir hari pertama, satu sumbangan, walau pun kecil.

Akhiri hari pertama dengan menyemak: "Bagaimana perasaan anda tentang hari ini? Ada sesuatu yang mengelirukan atau yang anda inginkan lebih konteks?" Soalan itu sahaja membezakan orientasi yang baik daripada yang hebat.

Minggu Pertama: Semakan Harian dan Matlamat 30 Hari yang Jelas

Dalam minggu pertama, adakan 1:1 ringkas setiap hari. Bukan mesyuarat formal 45 minit, hanya semakan 15 minit pada permulaan atau penghujung hari.

Soalan-soalannya:

"Apa yang paling jelas setakat ini?"
"Apa yang paling mengelirukan?"
"Apa yang anda perlukan lebih konteks?"
"Adakah ada orang lain yang anda ingin bercakap dengan minggu ini?"

Semakan harian ini berfungsi dua tujuan. Pertama, ia mengemukakan geseran orientasi dengan cepat, akses yang tidak disediakan, proses yang belum masuk akal lagi, alat yang memerlukan tutorial, sementara masih ada masa untuk membetulkannya dalam minggu pertama. Kedua, ia memberi isyarat bahawa anda melabur dalam cara mereka menetap, bukan hanya menunggu mereka menjadi produktif.

Perkara paling penting yang anda lakukan dalam minggu pertama: tetapkan matlamat 30 hari mereka. Bukan hala tuju yang kabur, tetapi hasil yang khusus dan boleh dicapai yang boleh mereka miliki. Penyelidikan SHRM tentang produktiviti pekerja baharu menunjukkan bahawa pekerja baharu yang menerima matlamat 30 hari yang jelas dalam minggu pertama mencapai produktiviti penuh 34% lebih cepat berbanding mereka yang dibiarkan menentukan keutamaan awal mereka sendiri. Ini adalah permulaan hubungan penetapan matlamat yang perlu anda kekalkan sepanjang tahun: Menetapkan Matlamat untuk Pasukan yang Tidak Suka Penetapan Matlamat merangkumi cara untuk meneruskan perkara itu apabila fasa orientasi tamat.

Matlamat 30 hari yang baik: "Menjelang akhir bulan, anda akan telah menyemak semua tiga dokumen projek aktif semasa, menghadiri dua mesyuarat segerak pasukan dengan sekurang-kurangnya satu sumbangan untuk setiap satu, dan menghantar draf pertama tentang [hasil yang dapat disampaikan tertentu]."

Matlamat 30 hari yang buruk: "Faham situasi dan mula menyumbang."

Matlamat yang khusus memberikan mereka sasaran yang boleh dilihat. Apabila mereka mencapainya, mereka tahu mereka berjaya. Dan anda akan mempunyai sesuatu yang konkrit untuk disambut dalam perbualan 1:1 bermakna pertama anda.

Perkenalkan Mereka kepada Rakan Kerja Utama

Dalam dua minggu pertama, setiap pekerja baharu perlu bertemu orang yang paling rapat mereka akan bekerjasama. Bukan hanya pasukan terdekat, tetapi rakan merentas fungsi, pihak berkepentingan yang akan mereka berinteraksi, orang yang kerjanya bertindih dengan mereka.

Ini sering diserahkan kepada nasib. "Mereka akan bertemu orang secara organik." Tetapi pengenalan organik adalah perlahan, dan bagi pekerja baharu yang cuba membina konteks, mengetahui siapa yang perlu dihubungi untuk apa memang penting.

Buat senarai lima hingga lapan orang yang pekerja baharu anda perlu tahu menjelang hari ke-empat belas. Kemudian jadualkan pengenalan ringkas, 20 minit setiap satu, yang dibingkaskan sebagai "penetapan konteks bersama, bukan penilaian."

Rangka pengenalan mudah yang boleh anda hantar terlebih dahulu:

"Saya ingin menetapkan pengenalan ringkas antara anda dan [nama pekerja baharu]. Mereka menyertai pasukan kami sebagai [peranan] dan akan bekerja rapat dengan anda dalam [kawasan tertentu]. Saya fikir perbualan ringkas dalam minggu pertama atau dua mereka akan membantu mereka memahami konteks pasukan anda dan memberikan anda gambaran tentang apa yang mereka kerjakan. Adakah slot 20 minit minggu depan sesuai?"

Ini adalah anda melakukan sesuatu yang mengambil sepuluh minit tetapi membuat perbezaan yang ketara dalam betapa cepatnya pekerja baharu berasa seperti mereka memiliki dan memahami persekitaran itu.

Rancangan 30/60/90

Rancangan Peralihan 30-60-90 (Menyerap, Menyumbang, Memiliki)

Rancangan peralihan 30-60-90 adalah kerangka orientasi berfasa yang dibina sekitar tiga gerbang: Menyerap (hari 0-30, pekerja baharu menyerap konteks, bertemu pasukan, dan mempelajari cara keputusan dibuat), Menyumbang (hari 31-60, mereka mula menghantar kerja yang berskop dan mengambil bahagian dalam perbincangan pasukan), dan Memiliki (hari 61-90, mereka beroperasi dengan semakin bebas dalam kawasan tanggungjawab yang ditentukan). Gerbang-gerbang itu lebih penting daripada nombor, jika seseorang masih belajar pada hari ke-45, anda menyesuaikan rancangan dan bukannya berpura-pura mereka mengikut jadual.

Rancangan 30/60/90 adalah kerangka untuk mentakrifkan rupa "berjalan dengan baik" pada setiap peringkat peralihan pekerja baharu. Ia bukan dokumen prestasi. Ia adalah jangkaan dikongsi.

Bina bersamanya, bukan untuknya. Dalam minggu pertama mereka, luangkan 30 minit berjalan melalui rupa kejayaan pada setiap pencapaian:

Menjelang 30 hari:

Memahami keutamaan semasa pasukan dan projek aktif
Telah bertemu rakan kerja utama merentas fungsi
Menyelesaikan hasil yang dapat disampaikan pertama yang ditugaskan
Telah bertanya sekurang-kurangnya sepuluh soalan (tanda yang baik, bukan yang buruk)
Mengetahui norma pasukan: cara keputusan dibuat, cara komunikasi berfungsi, di mana untuk mencari maklumat

Menjelang 60 hari:

Sedang bekerja dengan semakin bebas dalam tanggungjawab utama mereka
Telah mengenal pasti sekurang-kurangnya satu kawasan di mana mereka boleh menyumbang dengan cara yang latar belakang mereka membolehkan secara unik
Menyumbang dalam mesyuarat pasukan, bukan hanya mendengar
Telah memberikan maklum balas tentang proses orientasi supaya anda boleh memperbaikinya

Menjelang 90 hari:

Beroperasi pada hampir kapasiti penuh dalam tanggungjawab teras mereka
Telah membina sekurang-kurangnya dua hubungan kerja yang bermakna di luar pasukan terdekat
Telah menghantar sekurang-kurangnya satu keping kerja yang mereka banggakan
Telah mempunyai perbualan yang jujur dengan anda tentang apa yang berjalan dan apa yang tidak

Kongsikan ini dengan mereka dalam minggu pertama. Semak semula dalam setiap semakan 30 hari. Sesuaikan jika keadaan berubah.

Nilai rancangan 30/60/90 bukan pada dokumen. Ia pada perbualan. Apabila kedua-dua anda dan pekerja baharu memahami rupa kejayaan pada setiap peringkat, anda berdua boleh bekerja ke arahnya secara bertujuan.

Taklimat 30 Hari

Pada penghujung bulan pertama, lakukan taklimat berstruktur ringkas. Soalan tunggal ini sahaja: "Bagaimana anda akan menilai orientasi anda sendiri setakat ini?"

Kemudian susulan:

"Apa yang paling berguna?"
"Apa yang hilang atau mengelirukan yang akan membantu?"
"Adakah ada sesuatu yang anda masih perlukan untuk berasa sepenuhnya bersedia?"
"Apa yang anda cadangkan saya lakukan secara berbeza untuk orang seterusnya yang saya orientasi?"

Taklimat ini berfungsi dua tujuan. Pertama, ia sering mengemukakan perkara yang anda tidak tahu adalah jurang: proses yang tidak pernah dijelaskan, alat yang tiada sesiapa tunjukkan kepada mereka, hubungan yang akan membantu. Kedua, ia memberi isyarat kepada pekerja baharu bahawa pengalaman mereka penting dan bahawa anda sedang membina sesuatu secara bertujuan, bukan sekadar berprasangka. Menurut penyelidikan Deloitte Insights tentang integrasi tenaga kerja, organisasi yang menjalankan perbualan taklimat 30 hari berstruktur mengekalkan pekerja baharu pada kadar yang lebih tinggi, dengan pengurangan yang bermakna dalam pusing ganti tahun pertama.

Ambil nota. Gunakan nota tersebut untuk mengemas kini proses orientasi anda untuk pengambilan pekerja seterusnya.

Senarai Semak Pra-Orientasi

Gunakan ini sebelum tarikh mula setiap pekerja baharu:

Seminggu sebelum:

E-mel alu-aluan dihantar (peribadi, daripada anda, bukan HR)
Jadual minggu pertama dikongsi
Pengenalan pasukan dirancang
Senarai rakan kerja utama dibuat, pengenalan sedang dijadualkan

Dua hari sebelum:

Teknologi disediakan (komputer riba, e-mel, Slack, alat projek)
Meja atau persediaan jauh sedia
Tugas pertama hari pertama dikenal pasti
Kalendar anda diblok untuk perbualan hari pertama 45 minit

Hari pertama:

Salam peribadi daripada anda (bukan "HR akan kendalikan orientasi")
Pengenalan pasukan selesai
1:1 pengurus 45 minit
Tugas pertama dijelaskan dan disediakan sumbernya
Semakan penghujung hari

Minggu pertama:

Semakan 15 minit harian
Matlamat 30 hari dipersetujui
5+ pengenalan rakan kerja utama sedang berjalan
Rancangan 30/60/90 dibina bersama

Cara Rework Work Ops Menyokong Orientasi Berstruktur

Kebanyakan pengurus tahun pertama tidak gagal dalam orientasi kerana mereka tidak mengambil berat, mereka gagal kerana senarai semak pra-orientasi, jadual minggu pertama, rancangan 30/60/90, dan semakan harian semuanya berada di tempat yang berbeza (dokumen di sini, jemputan kalendar di sana, mesej Slack yang hanyut menjelang minggu kedua). Rework Work Ops memberikan anda satu tempat untuk menjalankan urutan orientasi penuh: templat orientasi yang boleh digunakan semula yang anda klon untuk setiap pekerja baharu, kemajuan tugas yang boleh dilihat supaya pekerja baharu dapat melihat apa yang seterusnya tanpa bertanya, dan papan 30/60/90 dikongsi yang kedua-dua anda kemaskini semasa 1:1 mingguan.

Bahagian keterangan paling penting. Apabila pekerja baharu dapat melihat rancangan peralihan mereka sendiri, siapa yang mereka dijadualkan untuk bertemu, dan artifak mana yang telah mereka selesaikan, mereka tidak perlu menghabiskan tenaga mental untuk menanya sama ada mereka mengikut jadual, mereka dapat melihatnya. Itu mengurangkan perasaan "adakah saya tenggelam?" yang mendorong pusing ganti awal, dan ia membebaskan anda daripada menjadi sumber konteks tunggal. Rework Work Ops bermula pada $6/pengguna/bulan (lihat harga).

Menghubungkan Orientasi dengan Gaya Pengurusan Anda

Cara anda mengorientasi seseorang adalah cara mereka akan memahami rasa diurus oleh anda. Setiap pilihan yang anda buat dalam bulan pertama menghantar isyarat: adakah anda tersusun atau reaktif? Melabur atau jauh? Jelas tentang jangkaan atau kabur?

Corak yang anda tetapkan dalam orientasi dibawa ke hadapan. Jika anda terlibat dan jelas dalam minggu pertama, orang akan menjangka dan bergantung padanya. Jika anda tidak hadir dan mengimprovisasi, orang akan menyesuaikan diri untuk bergerak tanpa anda, yang bermakna anda akan mempunyai kurang pengaruh terhadap cara kerja mereka berkembang.

Orientasi juga adalah masa terbaik untuk menetapkan jenis komunikasi yang anda mahu dalam 1:1 anda ke hadapan. Mulakan semakan harian seperti yang anda berniat untuk terus: ingin tahu, khusus, jujur, melabur. Baca Menjalankan 1:1 Yang Dinantikan Pekerja Bawahan Anda tentang cara membina tabiat tersebut ke dalam irama mingguan yang mampan selepas fasa orientasi tamat.

Dan matlamat 30 hari yang anda tetapkan bersama adalah asas amalan penetapan matlamat yang akan anda gunakan untuk keseluruhan pasukan. Untuk cara menetapkan matlamat yang benar-benar dijejaki dan dipedulikan orang, baca Menetapkan Matlamat untuk Pasukan yang Tidak Suka Penetapan Matlamat.

Playbook Pengurus Baharu