Cara Menjalankan 1:1 Yang Benar-Benar Dinantikan Pekerja Bawahan Langsung Anda

Fakta Utama: Keadaan 1:1

Hanya sekitar 2 daripada 10 pekerja sangat bersetuju bahawa pengurus mereka memberikan mereka maklum balas yang bermakna setiap minggu, menurut Laporan Tempat Kerja Amerika Gallup, namun mereka yang mendapatkannya hampir 4x lebih berkemungkinan untuk terlibat.

Harvard Business Review melaporkan bahawa pekerja yang pengurus mereka mengadakan 1:1 biasa adalah 3x lebih terlibat berbanding mereka yang tidak, dan pengurus mereka dinilai jauh lebih tinggi dari segi kepercayaan dan keberkesanan.

Kadens ideal yang paling banyak penyelidikan menuju ke arahnya: mingguan, 30 minit untuk pekerja bawahan langsung, dua minggu sekali pada 45-60 minit boleh diterima untuk IC senior, tetapi jurang lebih daripada dua minggu berkorelasi dengan penurunan mendadak dalam keselamatan psikologi.

Dalam 1:1 yang dijalankan dengan baik, pekerja bawahan langsung bercakap 70-80% dari masa. Data keberkesanan pengurus Gallup menunjukkan "pengurus yang paling banyak bercakap" adalah antara tiga isyarat utama yang pekerja sebutkan apabila menggambarkan 1:1 yang buruk.

67% pengurus mengakui mereka mendapati memberikan maklum balas tidak selesa (Harris Poll / Interact), itulah sebabnya kebanyakan 1:1 lalai merosot menjadi laporan status, ia adalah laluan yang paling sedikit rintangan.

1:1 pertama anda dengan pekerja bawahan langsung mungkin berlangsung seperti ini. Anda bertanya bagaimana keadaan. Mereka kata baik. Anda bertanya tentang projek. Mereka memberi kemas kini status. Anda tidak mempunyai apa-apa lagi yang disediakan, jadi anda menamatkan awal dan menghabiskan baki 30 minit berasa seperti anda telah membuang masa semua orang.

Atau mungkin anda mengisi kesunyian dengan bercakap tentang pemikiran anda sendiri tentang hala tuju pasukan. Mereka mengangguk. Anda pergi dengan rasa ia berjalan baik. Mereka pergi masih tidak pasti apa yang anda perlukan daripada mereka.

Kedua-duanya biasa. Dan kedua-duanya boleh diperbaiki, tetapi hanya apabila anda memahami apa sebenarnya fungsi 1:1.

Apa Sebenarnya Fungsi 1:1

1:1 bukan mesyuarat status. Anda boleh mendapat kemas kini projek dalam Slack atau dokumen dikongsi. 1:1 adalah perbualan pembinaan kepercayaan antara anda dan pekerja bawahan langsung. Di sinilah mereka memberitahu anda tentang masalah sebelum ia menjadi krisis. Di sinilah mereka memberitahu anda bahawa mereka mempertimbangkan untuk berhenti sebelum mereka telah memutuskan. Di sinilah anda mendapati kerja itu lebih sukar daripada yang kelihatan dari luar, atau bahawa isu kerjasama seseorang mempengaruhi seluruh pasukan. Penyelidikan Tempat Kerja Gallup mendapati bahawa pekerja yang mempunyai perbualan bermakna yang kerap dengan pengurus mereka jauh lebih terlibat dan jauh kurang berkemungkinan secara aktif mencari pekerjaan lain.

Tiada satupun berlaku jika 1:1 adalah laporan status.

Bagi pengurus baru, 1:1 membawa berat tambahan. Anda tidak mempunyai pembinaan hubungan tidak formal yang datang dari bertahun-tahun dalam pasukan yang sama. Anda mungkin tidak terjumpa pekerja bawahan anda di mesin kopi dan bersembang secara semula jadi. 1:1 mingguan sering menjadi satu-satunya perbualan sebenar yang anda miliki dengan setiap orang dalam minggu tertentu. Itu bermakna kualitinya lebih penting, bukan kurang. Jika pasukan anda kebanyakannya jauh atau mengutamakan async, 1:1 yang produktif dalam pasukan teragih merangkumi struktur tambahan yang diperlukan perbualan ini.

Matlamatnya adalah perbualan di mana pekerja bawahan anda pergi dengan rasa anda memahami mereka, anda melabur dalam mereka, dan anda berguna bagi mereka. Apabila ini berlaku secara konsisten, mereka mula hadir dengan bersedia dan terlibat. Apabila tidak, mereka mula memperlakukannya sebagai acara kalendar yang tidak boleh mereka langkau.

Perubahan Tunggal Yang Mengubah Segalanya

Agenda 1:1 Dipimpin Pekerja

Agenda 1:1 Dipimpin Pekerja membalikkan struktur lalai di mana pengurus tiba dengan senarai semak item untuk diliputi dan pekerja bawahan menjawab soalan. Sebaliknya, pekerja bawahan langsung datang bersedia dengan 2-3 topik yang ingin mereka bincangkan, iaitu halangan, keputusan, perkembangan, dinamik pasukan, dan pengurus menambah item mereka di akhir. Perubahan ini penting kerana pemilikan agenda menentukan pemilikan perbualan, dan perbualan yang orang miliki adalah perbualan yang mereka laburi.

Benarkan pekerja bawahan langsung anda memiliki agenda.

Ini adalah perubahan tunggal yang paling berimpak yang boleh anda buat. Kebanyakan pengurus masuk ke 1:1 dengan senarai perkara mereka sendiri untuk diliputi. Semakan status tentang Projek A. Soalan tentang tarikh akhir yang akan datang. Fikiran tentang mesyuarat pasukan. Hasilnya adalah perbualan yang terasa seperti mesyuarat pengurus, bukan mesyuarat pekerja bawahan.

Apabila pekerja bawahan anda memiliki agenda, mereka memutuskan apa yang penting. Mereka hadir setelah memikirkannya terlebih dahulu. Dan mereka berasa perbualan itu untuk mereka, itulah tujuannya.

Berikut cara menetapkan ini. Sebelum 1:1 pertama, hantar nota seperti ini:

"Saya mahu 1:1 mingguan kita benar-benar berguna untuk anda, bukan hanya semakan status untuk saya. Rancangan saya adalah untuk anda memiliki agenda. Setiap minggu, saya akan meminta anda berkongsi dua atau tiga perkara yang anda ingin liputi, kemas kini tentang apa yang sedang anda kerjakan, perkara yang menghalang anda, apa-apa yang anda perlukan daripada saya, atau apa-apa yang ada dalam fikiran anda tentang pasukan atau perkembangan anda sendiri. Saya akan sentiasa mempunyai beberapa item yang ingin saya tambah, tetapi topik anda datang dahulu. Adakah itu sesuai untuk anda?"

Kebanyakan orang akan berkata ya dan merasakan lega. Sesetengah akan merasa terkejut. Mereka terbiasa dengan pengurus yang menjalankan mesyuarat. Berikan mereka seminggu atau dua untuk menyesuaikan diri.

Templat Agenda 1:1

Berikut templat mudah yang boleh anda kongsikan dengan pasukan anda. Minta mereka mengisinya sebelum setiap mesyuarat:

Persediaan 1:1 Mingguan

Kemas kini (2-3 butiran tentang apa yang anda sedang kerjakan, pilihan):

Halangan atau keputusan yang saya perlukan bantuan:

Sesuatu yang ingin saya bincangkan (kerja, pasukan, perkembangan):

Satu perkara yang berjalan baik minggu ini:

"Satu perkara yang berjalan baik" adalah pilihan tetapi berharga. Ia melatih orang untuk menyedari kemenangan mereka sendiri, yang penting untuk keyakinan mereka dan untuk penentukuran anda tentang kesihatan pasukan.

Anda menambah item anda sendiri di akhir:

Item pengurus:

Maklum balas yang ingin saya kongsi
Konteks daripada kepimpinan yang relevan untuk anda
Apa-apa yang saya perlu tahu atau putuskan bersama

Soalan Pembuka Anda

Soalan pertama yang anda tanya dalam 1:1 lebih penting daripada yang anda sangka. Ia menetapkan nada sama ada ini adalah perbualan selamat atau perbualan prestasi.

Jangan buka dengan: "Di mana anda dalam projek X?"

Buka dengan: "Apa yang anda perlukan daripada saya minggu ini?"

Soalan pertama meletakkan mereka dalam mod laporan. Yang kedua meletakkan mereka dalam mod pemilikan. Jawapannya sering sangat berbeza.

Pembuka lain yang baik:

"Apa yang ada dalam fikiran anda?"
"Apa yang menjadi bahagian paling sukar minggu ini?"
"Apa satu perkara yang berjalan lebih baik daripada yang anda jangka?"

Tiada satupun daripadanya ajaib. Yang mereka lakukan adalah memberi isyarat bahawa anda bukan di sana untuk mengekstrak status. Anda di sana untuk membantu.

Rotasikan Soalan Pertumbuhan

Setiap ketiga atau keempat 1:1, tambah satu soalan tentang perkembangan atau kerjaya seseorang. Bukan momen semakan formal, hanya semakan tulus. Menurut penyelidikan Harvard Business School tentang perbualan bimbingan, pengurus yang mengemukakan soalan berorientasikan pertumbuhan dalam semakan biasa adalah lebih daripada dua kali lebih berkemungkinan untuk mengekalkan prestasi tinggi melepasi dua tahun.

Berikut 10 soalan yang boleh anda rotasikan dari semasa ke semasa:

"Jenis kerja apa yang anda lakukan kebelakangan ini yang anda dapati memberi tenaga?"
"Adakah ada kemahiran yang ingin anda bina suku ini? Bagaimana saya boleh membantu?"
"Apa satu perkara yang anda ingin lebih masa untuk mengusahakannya?"
"Apakah projek tugasan mencabar yang anda mahu lakukan jika peluang itu timbul?"
"Apa yang ingin anda pelajari tentang cara pasukan atau perniagaan kita berfungsi?"
"Adakah ada seseorang di syarikat yang anda rasa berguna untuk meluangkan masa bersama?"
"Di mana anda rasa anda berkembang paling pantas sekarang?"
"Apakah cabaran yang anda hadapi bulan ini yang telah mengajar anda sesuatu?"
"Bagaimana perasaan anda tentang beban kerja anda: terlalu banyak, terlalu sedikit, atau lebih kurang betul?"
"Apa yang akan membuat kerja anda terasa lebih bermakna?"

Anda tidak perlu mengingati ini. Simpan nota dalam dokumen 1:1 anda dan tambah satu bila terasa sesuai. Matlamatnya bukan untuk mempunyai perbualan kerjaya formal setiap minggu. Ia untuk menunjukkan bahawa anda memikirkan pertumbuhan pekerja bawahan anda dalam 51 minggu lain sepanjang tahun juga.

Untuk perbualan perkembangan yang lebih mendalam, baca Perbualan Kerjaya Yang Tidak Terasa Ditulis Skrip.

Simpan Dokumen Berjalan Dikongsi

Gunakan dokumen dikongsi, bukan hanya nota anda sendiri. Sesuatu yang boleh dilihat dan diedit oleh anda dan pekerja bawahan anda.

Mengapa? Kerana apabila anda mempunyai rekod dikongsi, bermakna:

Pekerja bawahan anda dapat melihat kemajuan mereka sendiri dari semasa ke semasa
Anda tidak menghabiskan tiga minit pertama meringkaskan minggu lepas
Item tindakan dari minggu sebelumnya boleh dilihat, yang mewujudkan akauntabiliti
Konteks dibawa dari minggu ke minggu, walaupun apabila keadaan sibuk

Format tidak penting. Dokumen Google, halaman Notion, tugas Rework, apa sahaja yang pasukan anda gunakan. Yang penting ialah ia dikongsi.

Di bahagian bawah nota setiap sesi, tulis: "Tindakan yang dipersetujui minggu ini." Kedua-dua anda menyebutkan apa yang anda lakukan sebelum 1:1 seterusnya. Ini mengubah perbualan menjadi komitmen.

Cara Rework Work Ops Mengendalikan Kesinambungan 1:1

Masalah praktikal dengan nota 1:1 bukan menulisnya, tetapi mencarinya semula tiga minggu kemudian apabila kebimbangan yang sama timbul semula dan anda tidak ingat sama ada anda sudah berjanji untuk membetulkannya. Rework Work Ops (dari $6/pengguna/bulan) menyelesaikan ini dengan memperlakukan setiap 1:1 sebagai ruang kerja berulang setiap pekerja bawahan langsung: dokumen dikongsi yang berjalan minggu demi minggu, dengan item tindakan yang dibawa secara automatik ke hadapan sehingga ditanda selesai dan paparan "topik berulang" yang menandakan apabila halangan yang sama telah timbul tiga minggu berturut-turut. Pengurus boleh menanda item perbincangan sebagai "perkembangan," "halangan," "maklum balas," atau "peribadi" dan menapis sejarah mengikut tag sebelum semakan suku tahunan, yang bermakna perbualan kerjaya yang anda adakan pada bulan Disember dimaklumkan oleh 40 jam nota sepanjang tahun, bukan oleh apa yang anda ingat dalam dua minggu terakhir. Item tindakan disegerakkan ke senarai tugas pekerja bawahan anda sendiri, supaya komitmen yang dibuat dalam 1:1 tidak hilang ke dalam dokumen yang tiada sesiapa buka semula.

Lindungi Slot Itu

Salah satu cara paling mudah untuk merosakkan kepercayaan sebagai pengurus adalah membatalkan 1:1 berulang kali.

Saya tahu bagaimana keadaannya. Anda tersangkut dalam hari yang padat mesyuarat. 1:1 adalah pada jam 4 petang dan anda telah terlebih masa pada semua yang lain. Anda membatalkan dengan "mari jadualkan semula" yang tidak pernah dijadualkan semula. Penyelidikan tentang pasukan yang padat mesyuarat dan pusing ganti secara konsisten menunjukkan bahawa masa 1:1 yang tidak boleh dipercayai adalah antara isyarat pertama yang orang sebut apabila mereka hilang minat. Penyelidikan Center for Creative Leadership tentang kepercayaan pengurus mengenal pasti konsistensi dan kebolehpercayaan sebagai dua tingkah laku kepercayaan yang paling asas, dan melangkau 1:1 secara langsung menjejaskan kedua-duanya.

Pekerja bawahan anda menyedarinya. Mereka membuat kesimpulan bahawa 1:1, mesyuarat mereka, sebenarnya bukan keutamaan anda. Dan kemudian mereka berhenti melabur dalam mesyuarat itu.

Peraturannya: jangan pernah batalkan. Jadualkan semula jika perlu, tetapi sebelum hari mesyuarat, dan ke slot dalam minggu yang sama. Jika anda tidak boleh berbuat demikian, lakukan versi yang lebih pendek. 15 minit lebih baik daripada tiada.

Kebalikannya juga terpakai: hadir walaupun apabila anda tidak pasti ada sesuatu untuk dikatakan. Sesetengah perbualan 1:1 terbaik yang saya miliki bermula dengan "Saya tidak mempunyai banyak dalam senarai saya hari ini, jadi mari kita bercakap sahaja. Bagaimana keadaan anda sebenarnya?"

Skrip 1:1 Pertama Anda

Jika anda tidak pernah mengurus sesiapa sebelum ini, 1:1 pertama boleh terasa janggal. Berikut pembukaan mudah:

"Terima kasih kerana meluangkan masa. Saya berada dalam mod mendengar minggu ini, cuba memahami cara sesuatu berfungsi di sini sebelum saya mula membentuk terlalu banyak pendapat. Saya mahu menggunakan perbualan pertama ini untuk mengenali anda dan apa yang anda sedang kerjakan. Saya mempunyai beberapa soalan yang disediakan, tetapi sebelum itu, apa yang paling berguna untuk anda liputi hari ini?"

Kemudian dengar. Tanya susulan. Ambil nota.

Jika ada kesunyian selepas soalan, jangan isi serta-merta. Berikan mereka 3-4 saat. Banyak jawapan yang paling jujur datang selepas jeda pertama.

Pada akhir 1:1 pertama:

"Ini sangat membantu, terima kasih. Rancangan saya adalah untuk kita mempunyai 1:1 mingguan yang tetap. Saya akan menghantar templat untuk anda isi sebelum setiap satu supaya anda yang memimpin agenda. Adakah ada sesuatu yang anda perlukan daripada saya sebelum kita bercakap lagi?"

Kesilapan Biasa yang Perlu Dielakkan

Mengubahnya menjadi mesyuarat status. Jika keseluruhan perbualan adalah tentang jangka masa projek dan penghantaran, pekerja bawahan anda belajar bahawa 1:1 adalah tempat untuk diperiksa, bukan dibantu. Hadkan status kepada beberapa minit. Gunakan bakinya untuk mereka.

Melakukan semua perbualan. Pengurus baru kadang-kadang mengisi 1:1 dengan penetapan konteks dan kemas kini kerana ia terasa produktif. Peraturan 80/20 terpakai di sini: pekerja bawahan anda sepatutnya bercakap 80% masa. Jika anda bercakap lebih banyak, berhenti dan kemukakan soalan.

Tidak pernah bertanya tentang kerjaya. Jika satu-satunya perbualan pertumbuhan yang anda miliki berlaku pada masa semakan prestasi, pasukan anda akan memberitahu anda tentang rancangan mereka apabila mereka sudah memutuskan. Baca Perbualan Kerjaya Yang Tidak Terasa Ditulis Skrip untuk cara membuatnya terasa semula jadi sepanjang tahun.

Melangkau apabila keadaan sibuk. Minggu-minggu yang paling mungkin anda melangkau 1:1 adalah minggu pasukan anda paling perlu bercakap dengan anda. Tarikh akhir, penyusunan semula, keutamaan yang tidak jelas, inilah apabila 1:1 paling penting. Jangan tukar mereka dengan lebih banyak mesyuarat yang tidak mempunyai nama pada mereka.

Membuatnya terasa seperti semakan prestasi. Jika setiap 1:1 bermula dengan "bagaimana anda menjejak terhadap matlamat anda," pekerja bawahan anda belajar untuk hadir dengan bersedia dengan pertahanan. Bukan perbualan. Pimpin dengan ingin tahu dan perhatian, bukan penilaian. Panduan memberikan maklum balas tanpa defensif merangkumi cara memisahkan pemerhatian prestasi daripada semakan perbualan biasa.

Seperti Apa Keadaan Baik Itu

Selepas tiga bulan 1:1 yang dijalankan dengan baik, berikut yang sepatutnya anda lihat:

Pekerja bawahan anda menyediakan agenda tanpa anda mengingatkan mereka
Halangan muncul sebelum ia menjadi krisis
Anda mengetahui tentang masalah dalam 1:1, bukan dalam mesyuarat pasukan atau melalui Slack
Orang membawa kepada anda perkara yang mereka tidak pasti, bukan hanya perkara yang telah mereka fikirkan
Sekurang-kurangnya sesetengah orang memberitahu anda perkara yang tidak ada kaitan dengan kerja, konteks tentang kehidupan mereka yang membantu anda memahami mengapa mereka mengalami minggu yang berat

Tiada satupun berlaku dalam semalaman. Ia berlaku kerana anda hadir secara konsisten, anda mendengar lebih banyak daripada anda bercakap, dan anda menjelas bahawa mesyuarat itu benar-benar milik mereka.

Mesyuarat pasukan adalah untuk semua orang. 1:1 adalah untuk individu. Jangan kelirukan keduanya, dan jangan meremehkan betapa pentingnya yang individu itu.

Playbook Pengurus Baharu