Pemodelan proses dipermudahkan dengan carta alir: Panduan 5 minit

Anda sudah mempunyai niat terbaik semasa peringkat Reka Bentuk. Sebelum melangkah ke Pelaksanaan, anda memerlukan jambatan yang boleh dilalui oleh semua orang. Jambatan itu ialah peringkat Pemodelan ini.

Carta alir ialah rajah yang memetakan sesuatu proses langkah demi langkah, menggunakan simbol standard (segi empat tepat untuk tugas, berlian untuk keputusan, oval untuk mula dan tamat) yang dihubungkan dengan anak panah untuk menunjukkan urutan. Ia menukar prosedur bertulis kepada visual yang semua orang boleh ikuti, memudahkan pengesanan kesesakan, latihan kakitangan baharu, dan persetujuan tentang cara kerja sepatutnya dijalankan sebelum diautomasikan.

Tujuan dan output peringkat Model

Peringkat Model membawa struktur kepada idea yang anda bangunkan semasa fasa Reka Bentuk. Pada ketika ini, matlamatnya adalah untuk menggambarkan bagaimana sesuatu proses akan berfungsi dalam praktik, memperincikan setiap langkah, titik keputusan, dan penyerahan tugas. Bukan sahaja dalam senario terbaik, tetapi juga dengan semua variasi yang mungkin berlaku.

Model proses yang dibina dengan baik memberikan dua faedah utama: kejelasan dan keyakinan. Dengan mensimulasikan bagaimana kerja mengalir dalam keadaan berbeza, sama ada lancar atau tersekat, anda dapat memahami prestasi proses dalam situasi sebenar.

Sama pentingnya, model menjadi alat bersama merentasi organisasi anda. Rajah sering menyampaikan maklumat lebih pantas dan lebih jelas berbanding manual prosedur yang panjang. Dengan menggunakan model, anda menyatukan pengurus, pasukan barisan hadapan, dan IT di bawah satu pemahaman bersama tentang cara proses sepatutnya berfungsi.

Hasil akhirnya ialah peta visual proses anda, sama ada dalam format klasik yang mudah sebagai carta alir, atau format lebih standard seperti BPMN, yang sedia untuk semakan, automasi, atau latihan. Ia adalah asas kukuh yang boleh anda bina dengan yakin.

Teknik pemodelan proses yang biasa

Carta alir

Ini ialah pilihan klasik untuk menggambarkan sebarang proses yang boleh diulang. Carta alir menggunakan beberapa simbol mudah seperti segi empat tepat, berlian, dan oval, kemudian menghubungkannya dengan anak panah untuk menunjukkan urutan. Ia mudah dilakar dan sesuai untuk perniagaan kecil yang baru bermula, atau sekadar mendapatkan versi pertama proses dalam bentuk bertulis.

Carta alir sering digabungkan dengan format lorong proses, apabila aliran dibahagikan kepada "lorong" mendatar atau menegak untuk menambah struktur pada visualisasi proses. Setiap lorong mewakili peranan atau pasukan, membantu semua orang melihat di mana tanggungjawab mereka bermula dan berakhir. Kaedah ini amat berguna untuk mengesan kesesakan atau penyerahan tugas yang terlalu kerap antara pasukan.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN ialah standard pemodelan yang paling berkuasa dan diterima secara meluas dalam dunia BPM. Ia direka bentuk untuk cukup terperinci bagi pelaksanaan teknikal, namun masih boleh dibaca oleh pengguna perniagaan.

BPMN membolehkan anda menangkap bukan sahaja tugas dan keputusan, tetapi juga laluan pengecualian, aliran selari, mesej antara sistem, dan acara berasaskan masa. Walaupun ia mempunyai lebih banyak simbol dan peraturan berbanding carta alir asas, ketepatannya menjadikannya ideal untuk aliran kerja berskala besar dan automatik.

Kaedah lain (UML, EPC)

Anda mungkin juga menemui Rajah Aktiviti UML atau Rantaian Proses Berasaskan Acara dalam industri tertentu. Kaedah ini lebih khusus atau berorientasikan perisian, tetapi berguna dalam konteks tertentu seperti pemodelan sistem atau persekitaran ERP.

Pemodelan proses asas: Cara melukis dan membaca carta alir

Simbol asas

Untuk memastikan semua orang, tanpa mengira bahasa atau lokasi, boleh memahami carta alir secara konsisten, American National Standards Institute (ANSI) memperkenalkan satu set standard untuk melukis carta alir pada tahun 1960-an. International Standardization Organization (ISO) kemudiannya mengemas kini dan mengeluarkan standard ini secara global pada tahun 1970. Amat penting untuk mengikuti standard ini semasa melukis dan mentafsir carta alir.

Terdapat berpuluh simbol yang mewakili keadaan proses yang berbeza. Walau bagaimanapun, untuk kesederhanaan proses dalam perniagaan kecil dan sederhana, anda perlu memberi tumpuan kepada simbol yang paling biasa sahaja.

[textcenter]Peraturan dan simbol dalam carta alir[/textcenter]

Cara membaca dan mentafsir carta alir: Peraturan utama

Apabila membaca atau melukis carta alir, anda mesti mengikuti peraturan ini:

• Wakili aliran proses dari kiri ke kanan, atas ke bawah.
• Lukis anak panah balik dari bahagian bawah untuk langkah-langkah ulangan bagi mengelakkan pertindihan garisan.
• Kekalkan jarak dan penjajaran yang konsisten antara langkah.
• Ikuti simbol standard (contohnya, segi empat tepat untuk langkah biasa, berlian untuk titik keputusan, elips untuk titik mula/tamat) dan pastikan konsistensi dalam reka bentuk (reka bentuk seragam, warna, dan sebagainya). Warna boleh menyerlahkan komponen penting, tetapi tidak sepatutnya menjejaskan kebolehbacaan atau konsistensi carta alir.

Satu petua terakhir: pastikan carta alir anda muat dalam satu halaman. Kami mengesyorkan pemecahan proses yang kompleks kepada carta alir yang lebih kecil supaya lebih mudah untuk dijejak dan diurus.

Cara melukis carta alir

Keperluan paling utama ialah output peringkat Reka Bentuk mesti sudah sedia. Ini bermakna anda perlu menentukan SIPOC (jika anda sudah biasa dengan konsep ini dari artikel sebelumnya), serta pemilik proses, pemilik peringkat, dan pekerja peringkat.

Dengan maklumat itu di tangan, tiba masanya untuk mengkategorikan langkah menggunakan simbol yang sesuai. Ingat semula standard yang disebutkan tadi untuk memastikan anda mematuhi peraturan proses.

Setelah semua persediaan selesai, anda boleh membuat draf pertama carta alir. Ini boleh dilakukan secara manual dengan pen dan kertas, atau menggunakan aplikasi carta alir khusus untuk memudahkan proses.

Beberapa alatan yang boleh membantu anda melukis carta alir dengan mudah: Lucidchart, Miro, Whimsical, Canva.

Contoh carta alir

Berikut ialah contoh 2 carta alir proses biasa yang terdapat dalam kebanyakan perniagaan untuk membantu anda memahami cara mempersembahkannya.

Carta alir proses bayaran pendahuluan

Proses bayaran pendahuluan pekerja melibatkan penyediaan dana kepada pekerja sebelum hari gaji rasmi mereka. Ia biasanya bermula dengan permintaan pekerja, yang disemak dan diluluskan oleh jabatan berkaitan seperti HR atau kewangan. Dokumentasi yang betul, aliran kerja kelulusan, dan penjejakan memastikan pematuhan serta mengekalkan ketelusan kewangan dalam organisasi.

Proses ini digambarkan melalui carta alir berikut:

Carta alir proses pengendalian aduan

Proses pengendalian aduan adalah penting bagi jabatan perkhidmatan pelanggan atau sokongan mana-mana syarikat berasaskan perkhidmatan. Dalam proses ini, perniagaan mesti memenuhi komitmen SLA mereka dengan bertindak balas kepada pelanggan dalam tempoh masa yang ditetapkan dan memastikan kesilapan penyedia perkhidmatan tidak mengganggu operasi pelanggan.

Proses ini digambarkan melalui carta alir berikut:

Pemodelan proses lanjutan: BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) ialah kaedah standard untuk melukis proses perniagaan. Ia kelihatan serupa dengan carta alir tetapi menawarkan lebih banyak struktur dan perincian, terutamanya apabila proses anda merentasi pasukan, sistem, atau perlu mengendalikan pelbagai senario seperti kelulusan, penolakan, atau pengecualian.

Bagaimana BPMN berbeza daripada carta alir?

Carta alir sudah menawarkan banyak kemudahan. Apabila digandingkan dengan lorong proses, ia boleh:

• Menunjukkan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap langkah.
• Menggambarkan keputusan ya/tidak dengan cawangan yang jelas.
• Menjelaskan bagaimana kerja mengalir dari mula hingga akhir.

Untuk kebanyakan perniagaan kecil, ini sudah mencukupi.

BPMN membina atas itu dengan lebih ketepatan dan fleksibiliti:

• Ia membezakan antara jenis keputusan (contohnya, kelulusan eksklusif berbanding selari).
• Ia boleh memodelkan acara seperti tamat masa, pembatalan, atau mesej luaran.
• Ia menunjukkan interaksi antara jabatan atau rakan kongsi luaran menggunakan aliran mesej khas.
• Ia mengikut peraturan ketat, menjadikannya lebih mudah untuk diskala, disimulasikan, atau diautomasikan kemudian.

Mari ambil contoh pemenuhan pesanan pelanggan dalam syarikat e-dagang. Gambaran keseluruhan proses adalah seperti berikut:

Mula ke Terima Pesanan Dalam Talian ke Semak Ketersediaan Stok:

• Jika Ada Stok: Teruskan ke Pek dan Hantar, kemudian Maklumkan Pelanggan, kemudian Hantar Invois, kemudian Tamat
• Jika Tiada Stok: Maklumkan Pelanggan, kemudian Tunggu Pengesahan (Batal atau Backorder), kemudian Kemas Kini Pesanan, kemudian Teruskan atau Tamat

Sekarang tambahkan sedikit kerumitan dunia sebenar:

Jenis keputusan yang berbeza (Gateways)

• Exclusive Gateway: Adakah stok tersedia? (Ya atau Tidak, satu laluan sahaja yang diteruskan)
• Event-Based Gateway: Tunggu respons pelanggan (Batal atau Sahkan Backorder)
• Parallel Gateway: Pek dan hantar invois serentak selepas penghantaran

Keputusan ini tidak boleh ditakrifkan dengan jelas menggunakan bentuk berlian mudah. Ia memerlukan logik yang eksplisit, dan itulah yang disediakan oleh BPMN.

Acara

• Message Start Event: Dicetuskan apabila pelanggan membuat pesanan dalam talian.
• Timer Intermediate Event: Jika tiada balasan pelanggan diterima dalam masa 48 jam, pesanan dibatalkan secara automatik.
• Error Event: Jika pembayaran gagal selepas penghantaran, amaran dihantar kepada pasukan kewangan untuk tindakan susulan manual.

Jenis acara ini (mesej, pemasa, ralat) menentukan cara proses bertindak balas terhadap keadaan dan kelewatan dunia sebenar, sesuatu yang tidak dapat dikendalikan oleh carta alir biasa.

Pengendalian pengecualian dan penggunaan semula

Jika pesanan dibatalkan, gudang dimaklumkan dan inventori ditandakan untuk penyimpanan semula.

Jika pelanggan membuat pesanan kedua dalam masa 24 jam, data penghantaran mereka digunakan semula (subproses yang boleh digunakan semula).

BPMN menyokong aliran pengecualian dan subproses bersarang tanpa mengacaukan rajah utama.

Bilakah anda harus menggunakan BPMN?

Dengan lebih banyak peraturan dan simbol, BPMN lebih fleksibel untuk menyatakan sistem proses yang kompleks. Ia juga diterima secara meluas oleh pakar penambahbaikan proses, penganalisis perniagaan, serta industri yang dikawal ketat seperti penjagaan kesihatan, perkhidmatan kewangan, atau insurans.

Namun begitu, kesederhanaan carta alir masih mempunyai kelebihannya. Jika pasukan anda masih kecil dan hanya memerlukan kejelasan, teruskan menggunakan carta alir. Jika proses anda terlalu kompleks untuk disesuaikan ke dalam satu carta alir, cuba pecahkannya kepada subproses yang lebih kecil dan hubungkan antara satu sama lain berdasarkan syarat tertentu.

Pada akhirnya, salah satu tujuan utama peringkat pemodelan ini adalah untuk menyampaikan proses dengan jelas kepada pasukan. Model yang kompleks seperti BPMN boleh menyebabkan lebih banyak kekeliruan dan kurang konsistensi. Itulah sebabnya kita memerlukan peringkat Pelaksanaan khusus dalam kitaran hayat BPM, di mana kita akan membincangkan cara menguatkuasakan dan mematuhi proses yang telah dimodelkan. Tetapi sebelum itu, mari kita pelajari cara merasmikan proses dengan Dokumentasi Proses.

Bagaimana carta alir sesuai dalam kitaran pengurusan proses yang lebih luas

Carta alir ialah satu alat dalam satu disiplin yang lebih besar. Dalam pengurusan proses perniagaan, model yang anda lukis di sini menyumbang terus kepada kerja pengukuran dan penambahbaikan. Setelah sesuatu proses dipetakan, pasukan boleh menambah rajah SIPOC untuk mengskop input dan output, menambah lorong proses untuk menjelaskan siapa yang memiliki setiap langkah, kemudian beralih kepada BPMN apabila proses merentasi sistem dan memerlukan automasi. Intinya adalah urutan: petakan dahulu dalam bentuk paling mudah yang dapat dibaca oleh pasukan, kemudian tambah ketepatan hanya apabila proses memerlukannya.

Baca lagi

• Apa Itu Pengurusan Proses?
• Pemetaan Proses Perniagaan
• Rajah Lorong Proses
• BPMN Dijelaskan