Masa Kitaran Berbanding Masa Pendahuluan: Definisi dan Formula

Masa kitaran berbanding masa pendahuluan adalah salah satu titik kekeliruan paling biasa dalam kerja lean, agile, dan operasi. Kedua-duanya saling berkaitan, tetapi mengukur jam yang berbeza, dan mengelirukan kedua-duanya membawa kepada keputusan yang salah tentang di mana hendak memperbaiki proses anda.

Apakah masa pendahuluan?

Masa pendahuluan (lead time) ialah jumlah masa dari permintaan pelanggan tiba sehingga permintaan itu dihantar. Jam bermula sebaik permintaan dibuat, iaitu pesanan pembelian, tiket sokongan, cerita pengguna, dan berhenti hanya apabila pelanggan telah memperoleh output siap di tangan.

Masa pendahuluan merangkumi segalanya: masa yang dihabiskan menunggu dalam barisan, masa terhalang pada kelulusan, masa dalam kerja aktif, dan masa dalam transit. Ia adalah nombor yang benar-benar dialami oleh pelanggan, walaupun sepanjang sebahagian besar masa itu pasukan anda mungkin langsung tidak menyentuh kerja tersebut.

Contoh. Seorang pelanggan menghantar permintaan ciri perisian pada Isnin pagi. Pasukan anda mengambilnya pada Rabu, mengekod pada Khamis dan Jumaat, menguji pada Isnin berikutnya, dan melancarkannya pada Selasa. Ciri pelanggan itu aktif sembilan hari perniagaan selepas permintaan tiba. Masa pendahuluan = 9 hari.

Fakta Utama: masa kitaran dan masa pendahuluan

• Hukum Little, pertama kali dibuktikan oleh penyelidik operasi John D. C. Little pada 1961, menunjukkan bahawa purata masa pendahuluan sama dengan purata kerja dalam proses (WIP) dibahagikan dengan purata daya pemprosesan. Ia terpakai kepada mana-mana sistem yang stabil: pembuatan, perisian, sokongan.
• Penyelidikan Lean Enterprise Institute mengenai pemetaan aliran nilai secara konsisten mendapati bahawa lebih 80% masa pendahuluan dalam kebanyakan proses adalah masa barisan dan menunggu, bukan masa kerja aktif. Mengurangkan masa pendahuluan hampir selalu bermakna mengurangkan masa menunggu, bukan bekerja lebih pantas.
• Menurut Accelerate (Forsgren, Humble, dan Kim, 2018), pasukan penghantaran perisian terbaik mencapai purata masa pendahuluan bagi perubahan di bawah satu jam. Kebanyakan organisasi bermula pada tahap hari atau minggu.

Apakah masa kitaran?

Masa kitaran (cycle time) ialah masa yang diambil untuk menyiapkan satu unit kerja sebaik sahaja pasukan anda benar-benar memulakannya. Jam bermula apabila kerja aktif dimulakan, dan ia berhenti apabila unit tersebut siap dan sedia untuk peringkat seterusnya (atau untuk penghantaran). Masa kitaran tidak merangkumi masa duduk dalam senarai tertunda atau menunggu seseorang mengambilnya.

Dalam pembuatan, masa kitaran sering diukur bagi setiap unit: "Berapa lama satu item mengambil masa untuk bergerak melalui stesen kerja?" Dalam perisian dan Kanban, ia biasanya adalah masa dari "sedang dijalankan" hingga "selesai."

Contoh. Menggunakan permintaan ciri yang sama: pasukan anda mengambil kerja tersebut pada Rabu, mengekod hingga Jumaat, menguji pada Isnin, melancarkan pada Selasa. Jumlah masa kerja aktif = 5 hari perniagaan. Masa kitaran = 5 hari. Masa pendahuluan = 9 hari. Jurang 4 hari itu adalah masa barisan sebelum kerja bermula.

Masa kitaran adalah metrik dalaman. Pasukan anda mengawalnya. Masa pendahuluan adalah metrik yang dilihat pelanggan yang bergantung kepada kedua-dua masa kitaran dan masa menunggu di hulu.

Masa kitaran berbanding masa pendahuluan: perbezaan utama

Berikut adalah perbandingan sisi-ke-sisi kedua-dua metrik ini.

Jurang antara kedua-dua nombor ini adalah masa barisan anda: masa permintaan menunggu sebelum sesiapa menyentuhnya. Jurang yang besar biasanya menandakan masalah senarai tertunda, bukan masalah kelajuan. Jika masa pendahuluan anda 10 hari tetapi masa kitaran hanya 2 hari, proses tersebut menghabiskan 8 hari menunggu, bukan bekerja.

Cara mengira masa kitaran dan masa pendahuluan

Kedua-dua formula ini mudah. Cabarannya adalah bersetuju dengan tepat bila setiap jam bermula dan berhenti dalam proses khusus anda.

Formula masa pendahuluan

Masa pendahuluan = Tarikh dan masa penghantaran tolak Tarikh dan masa permintaan

Bagi satu kelompok atau purata: jumlahkan masa pendahuluan merentas set item yang telah selesai dan bahagikan dengan bilangan item tersebut.

Formula masa kitaran

Masa kitaran = Tarikh dan masa siap tolak Tarikh dan masa kerja aktif bermula

Bagi purata pasukan sepanjang satu tempoh: bahagikan jumlah output dengan bilangan tempoh bekerja.

Hukum Little

Hukum Little adalah formula paling berguna yang menghubungkan kedua-dua metrik:

Masa pendahuluan = Kerja dalam proses (WIP) / Daya pemprosesan

Di mana:

• Kerja dalam proses (WIP) ialah bilangan item yang sedang diproses (dimulakan tetapi belum selesai)
• Daya pemprosesan (throughput) ialah bilangan item yang disiapkan bagi setiap unit masa

Jika pasukan anda menyiapkan 5 tiket seminggu dan sentiasa mempunyai 20 tiket dalam proses, Hukum Little meramalkan purata masa pendahuluan selama 4 minggu. Untuk memotong masa pendahuluan separuh, anda boleh sama ada menggandakan dua kali daya pemprosesan (sukar) atau memotong WIP separuh (selalunya lebih mudah dan pantas). Inilah sebabnya had WIP adalah amalan utama dalam sistem Kanban dan lean.

Hukum Little berfungsi pada mana-mana proses yang stabil, iaitu pusat panggilan, sprint perisian, stesen pemungutan gudang, selagi kadar aliran itu agak stabil.

Cara mengurangkan masa kitaran dan masa pendahuluan

Mengurangkan kedua-dua metrik bermula dengan mengetahui yang mana sebenarnya masalahnya.

Langkah 1: Ukur kedua-duanya secara berasingan

Sediakan penjejakan yang merekod masa ketibaan permintaan, masa kerja bermula, dan masa siap bagi setiap unit. Kebanyakan alat projek dan papan Kanban boleh melakukan ini dengan konfigurasi minimum. Anda tidak boleh memperbaiki apa yang anda tidak boleh lihat.

Langkah 2: Kenal pasti ke mana masa sebenarnya pergi

Lukis peta aliran nilai yang mudah bagi proses anda. Tandakan peringkat mana yang melibatkan kerja aktif dan mana yang hanya menunggu. Jika masa pendahuluan anda 10 hari dan masa kitaran anda 2 hari, tumpukan dahulu kepada 8 hari masa menunggu tersebut.

Langkah 3: Hadkan kerja dalam proses

Berdasarkan Hukum Little, memotong WIP secara langsung memotong masa pendahuluan. Tetapkan had WIP yang jelas pada setiap peringkat. Apabila sesuatu peringkat mencapai hadnya, tarik kerja hanya apabila satu slot terbuka. Ini terasa lebih perlahan tetapi hampir selalu menghasilkan aliran keseluruhan yang lebih pantas kerana ia menghentikan penimbunan yang menyebabkan masa barisan.

Langkah 4: Hapuskan penghalang sebelum ia berulang

Jejaki mengapa item tersekat: kelulusan yang hilang, kebergantungan kepada pasukan lain, keperluan yang tidak jelas, menunggu akses persekitaran. Gunakan analisis punca akar atau sesi five whys untuk mengesan corak berulang, kemudian perbaiki sistem itu dan bukan mengejar setiap penghalang secara individu.

Langkah 5: Seimbangkan stesen kerja atau kapasiti pasukan anda

Kapasiti yang tidak sekata mencipta kesesakan yang membengkakkan kedua-dua masa kitaran dan masa pendahuluan. Teori kekangan memberikan anda rangka kerja untuk mencari satu kekangan yang mengehadkan keseluruhan sistem, iaitu perbaiki itu dahulu, dan selebihnya aliran akan menjadi lebih pantas. Anda juga boleh menggunakan teknik poka-yoke untuk mencegah kecacatan yang menyebabkan kerja semula dan memanjangkan masa kitaran.

Langkah 6: Kecilkan saiz kelompok

Kelompok kerja yang besar bergerak perlahan melalui sistem walaupun masa kitaran individu adalah pendek. Membahagikan ciri dua minggu kepada hirisan boleh dilancarkan setiap hari secara mendadak memotong masa pendahuluan kerana maklum balas tiba lebih awal dan masa barisan berkurangan.

Contoh masa kitaran berbanding masa pendahuluan

Contoh sokongan dan perolehan menunjukkan corak yang disasarkan oleh pemikiran just-in-time: kerja sebenar adalah sebahagian kecil daripada jumlah masa berlalu. Kebanyakan masa pendahuluan adalah penyerahan, barisan, dan overhed kelulusan.

Takt time, masa kitaran, dan masa pendahuluan

Ketiga-tiga istilah ini sering muncul bersama, dan ia mempunyai tujuan yang berbeza dalam operasi lean.

Takt time ialah kadar sasaran di mana proses anda mesti menghasilkan satu unit untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ia ditetapkan oleh pasaran, bukan oleh pasukan anda. Jika pelanggan menuntut 100 unit setiap syif 8 jam, takt time ialah 4.8 minit bagi setiap unit. Takt time adalah alat perancangan.

Masa kitaran ialah apa yang sebenarnya diambil oleh proses anda bagi setiap unit. Jika masa kitaran di bawah takt time, anda mempunyai kapasiti berlebihan. Jika masa kitaran melebihi takt time, anda tidak dapat memenuhi permintaan. Takt time menetapkan penanda aras; masa kitaran memberitahu anda sejauh mana anda menghampirinya.

Masa pendahuluan ialah pengalaman pelanggan hujung ke hujung, yang merangkumi masa kitaran ditambah semua masa menunggu sebelum dan selepas kerja aktif.

Ketiga-tiganya berfungsi bersama: takt time memberitahu anda kadar sasaran, masa kitaran menunjukkan kadar sebenar anda bagi setiap unit, dan masa pendahuluan mendedahkan jumlah masa menunggu yang dialami pelanggan dari permintaan hingga penerimaan.

Soalan lazim

Apakah perbezaan antara masa kitaran dan masa pendahuluan?

Masa pendahuluan ialah jumlah masa dari permintaan pelanggan hingga penghantaran, merangkumi semua tempoh menunggu. Masa kitaran hanyalah masa kerja aktif setelah sesuatu tugas atau unit dimulakan. Masa pendahuluan sentiasa lebih besar atau sama dengan masa kitaran. Perbezaan antara kedua-duanya adalah masa barisan.

Adakah masa pendahuluan sentiasa lebih panjang daripada masa kitaran?

Ya, pada praktiknya. Masa kitaran adalah komponen masa pendahuluan, jadi masa pendahuluan sama dengan masa kitaran ditambah sebarang masa menunggu sebelum dan selepas kerja aktif. Satu-satunya senario di mana kedua-duanya sama ialah jika kerja bermula sebaik sahaja permintaan tiba dan dihantar sebaik sahaja ia siap, yang hampir tidak pernah berlaku dalam operasi sebenar.

Apakah Hukum Little dan mengapa ia penting?

Hukum Little menyatakan bahawa purata masa pendahuluan sama dengan purata WIP dibahagikan dengan purata daya pemprosesan (item yang disiapkan bagi setiap unit masa). Ia penting kerana ia memberi anda satu tuas: bukannya cuba bekerja lebih pantas (daya pemprosesan), anda boleh memotong WIP secara langsung untuk mengurangkan masa pendahuluan. WIP yang lebih rendah bermakna setiap item bergerak melalui sistem lebih pantas dengan persaingan yang lebih rendah untuk sumber.

Bolehkah anda mempunyai masa kitaran yang rendah tetapi masa pendahuluan yang tinggi?

Ya, dan ia adalah perkara biasa. Jika pasukan anda pantas sebaik mereka mula bekerja tetapi permintaan duduk dalam senarai tertunda selama berhari-hari sebelum diambil, masa kitaran akan pendek sementara masa pendahuluan kekal tinggi. Ini adalah senario tepat yang direka bentuk untuk ditangani oleh had WIP dan sistem berasaskan tarikan.

Bagaimana papan Kanban menjejaki metrik ini?

Kebanyakan alat Kanban (Jira, Linear, Trello, dan yang serupa) merekod cap masa apabila satu kad bergerak ke lajur "sedang dijalankan" dan apabila ia bergerak ke "selesai." Masa kitaran adalah jurang antara dua peristiwa tersebut. Masa pendahuluan dijejaki dari penciptaan kad (atau titik permintaan pelanggan) hingga selesai. Banyak alat menjana rajah aliran kumulatif yang menunjukkan WIP, daya pemprosesan, dan masa pendahuluan yang diramalkan semuanya dalam satu carta.

---

Mengurangkan masa kitaran dan masa pendahuluan bukan tentang mendesak orang bergerak lebih pantas. Ia adalah tentang menghapuskan masa menunggu yang mengisi ruang antara kerja sebenar. Petakan aliran anda, hadkan WIP anda, dan betulkan kesesakan tersebut, nombor-nombor akan menyusul.