Prozessmodellierung leicht gemacht mit Flussdiagrammen: Eine 5-Minuten-Anleitung

Sie haben in der Entwurfsphase Ihre besten Ideen entwickelt. Bevor es in die Ausführung geht, brauchen Sie eine Brücke, auf der alle stehen können. Das ist die Modellierungsphase.

Ein Flussdiagramm ist ein Diagramm, das einen Prozess Schritt für Schritt abbildet. Es verwendet standardisierte Symbole (Rechtecke für Aufgaben, Rauten für Entscheidungen, Ellipsen für Start und Ende), die durch Pfeile verbunden sind, um die Abfolge darzustellen. Es verwandelt ein schriftliches Verfahren in ein visuelles Bild, dem alle folgen können, und erleichtert das Erkennen von Engpässen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie die Abstimmung darüber, wie Arbeit tatsächlich ablaufen soll, bevor Sie sie automatisieren.

Zweck und Ergebnis der Modellierungsphase

Die Modellierungsphase bringt Struktur in die Ideen, die Sie während der Entwurfsphase entwickelt haben. Ziel ist es, zu visualisieren, wie ein Prozess in der Praxis funktionieren wird: mit jedem Schritt, jeder Entscheidung und jeder Übergabe, und zwar nicht nur im Idealfall, sondern mit all den Variationen, die auftreten können.

Ein gut aufgebautes Prozessmodell bietet Ihnen zwei entscheidende Vorteile: Es schafft Klarheit und gibt Sicherheit. Indem Sie simulieren, wie die Arbeit unter verschiedenen Bedingungen fließt, ob reibungslos oder mit Hindernissen, gewinnen Sie ein Verständnis dafür, wie sich der Prozess in realen Situationen verhält.

Ebenso wichtig: Das Modell wird zu einem gemeinsamen Werkzeug in Ihrer Organisation. Ein Diagramm kommuniziert oft schneller und klarer als ein langer Verfahrenshandbuch. Durch den Einsatz eines Modells schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis zwischen Führungskräften, operativen Teams und IT darüber, wie der Prozess funktionieren soll.

Das Ergebnis ist eine visuelle Prozesslandkarte, entweder im klassischen, einfachen Format als Flussdiagramm oder in einem standardisierten Format wie BPMN, die für Überprüfung, Automatisierung oder Schulung bereit ist. Sie bildet ein solides Fundament, auf dem Sie aufbauen können.

Gängige Techniken der Prozessmodellierung

Flussdiagramme

Dies ist die klassische Methode zur Visualisierung jedes wiederholbaren Prozesses. Flussdiagramme verwenden einige einfache Symbole wie Rechtecke, Rauten und Ellipsen und verbinden sie mit Pfeilen, um die Abfolge darzustellen. Sie lassen sich schnell skizzieren und eignen sich gut für kleine Unternehmen, die mit der Prozessvisualisierung beginnen möchten, oder um eine erste Version eines Prozesses auf Papier festzuhalten.

Flussdiagramme werden häufig mit einem weiteren Format kombiniert: dem Swimlane-Diagramm. Dabei wird der Ablauf in horizontale oder vertikale „Lanes" unterteilt, um der Prozessvisualisierung eine zusätzliche Struktur zu geben. Jede Lane stellt eine Rolle oder ein Team dar, sodass jeder sofort erkennt, wo seine Zuständigkeiten beginnen und enden. Das ist besonders hilfreich, um Engpässe oder übermäßige Übergaben zwischen Teams zu identifizieren.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN ist der leistungsstärkste und am weitesten akzeptierte Modellierungsstandard in der BPM-Welt. Er ist detailliert genug für die technische Implementierung und dennoch für Geschäftsanwender lesbar.

BPMN ermöglicht es, nicht nur Aufgaben und Entscheidungen zu erfassen, sondern auch Ausnahmepfade, parallele Abläufe, Nachrichten zwischen Systemen und zeitgesteuerte Ereignisse. Obwohl es mehr Symbole und Regeln als ein einfaches Flussdiagramm hat, ist seine Präzision ideal für skalierbare, automatisierte Workflows.

Weitere Methoden (UML, EPC)

Abhängig von der Branche begegnen Ihnen möglicherweise auch UML-Aktivitätsdiagramme oder Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK). Diese sind spezialisierter oder softwarezentrierter, können aber in bestimmten Kontexten wie der Systemmodellierung oder ERP-Umgebungen nützlich sein.

Grundlagen der Prozessmodellierung: Flussdiagramme zeichnen und lesen

Grundlegende Symbole

Um sicherzustellen, dass alle, unabhängig von Sprache oder Standort, ein Flussdiagramm einheitlich verstehen können, führte das American National Standards Institute (ANSI) in den 1960er-Jahren eine Reihe von Standards für das Zeichnen von Flussdiagrammen ein. Die International Standardization Organization (ISO) aktualisierte und veröffentlichte diese Standards 1970 weltweit. Es ist wichtig, diese Standards beim Zeichnen und Interpretieren eines Flussdiagramms zu befolgen.

Es gibt Dutzende von Symbolen, die verschiedene Zustände eines Prozesses darstellen. Für die Vereinfachung von Prozessen in kleinen und mittelständischen Unternehmen konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf die gebräuchlichsten Symbole.

[textcenter]Regeln und Symbole im Flussdiagramm[/textcenter]

Flussdiagramme lesen und interpretieren: Grundregeln

Beim Lesen oder Zeichnen eines Flussdiagramms sind folgende Regeln zu beachten:

• Den Prozessablauf von links nach rechts und von oben nach unten darstellen.
• Rückwärtspfeile von unten zeichnen, um überlappende Linien zu vermeiden.
• Konsistente Abstände und Ausrichtungen zwischen den Schritten einhalten.
• Standardisierte Symbole verwenden (z. B. Rechtecke für reguläre Schritte, Rauten für Entscheidungspunkte, Ellipsen für Start und Ende) und auf einheitliches Design achten (einheitliche Gestaltung, Farben usw.). Farben können wichtige Komponenten hervorheben, dürfen jedoch die Lesbarkeit oder Einheitlichkeit des Flussdiagramms nicht beeinträchtigen.

Ein letzter Tipp: Halten Sie Flussdiagramme auf einer Seite. Wir empfehlen, komplexe Prozesse in kleinere Flussdiagramme aufzuteilen, um sie leichter verfolgen und verwalten zu können.

Flussdiagramme zeichnen

Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Ergebnisse der Entwurfsphase vorliegen. Das bedeutet: das SIPOC ist definiert (wenn Ihnen das aus früheren Artikeln bekannt ist), ebenso wie die Prozessverantwortlichen, Phasenverantwortlichen und Phasenmitarbeiter.

Mit diesen Grundlagen kategorisieren Sie die Schritte mithilfe der entsprechenden Symbole. Beachten Sie dabei die zuvor erwähnten Standards, um die Einhaltung der Prozessregeln sicherzustellen.

Sobald alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie Ihren ersten Flussdiagrammentwurf erstellen, entweder manuell mit Stift und Papier oder mithilfe spezieller Flussdiagrammanwendungen, die den Prozess noch einfacher gestalten.

Einige Tools, die Ihnen das Zeichnen von Flussdiagrammen erleichtern: Lucidchart, Miro, Whimsical, Canva.

Beispiele für Flussdiagramme

Hier sind Beispiele von 2 gängigen Prozessflussdiagrammen, die in den meisten Unternehmen vorkommen, um Ihnen zu helfen, die Darstellung besser zu verstehen.

Flussdiagramm: Vorschusszahlungsprozess

Der Vorschusszahlungsprozess für Mitarbeiter umfasst die Auszahlung von Mitteln an Mitarbeiter vor ihrem offiziellen Zahltag. Er beginnt in der Regel mit einem Mitarbeiterantrag, der von der zuständigen Abteilung, z. B. Personal oder Finanzen, geprüft und genehmigt wird. Ordnungsgemäße Dokumentation, Genehmigungsworkflows und Nachverfolgung stellen die Compliance sicher und wahren die finanzielle Transparenz in der Organisation.

Dieser Prozess wird durch folgendes Flussdiagramm veranschaulicht:

Flussdiagramm: Reklamationsbearbeitungsprozess

Der Reklamationsbearbeitungsprozess ist für die Kundendienst- oder Support-Abteilungen jedes dienstleistungsorientierten Unternehmens unverzichtbar. In diesem Prozess muss das Unternehmen seine SLA-Verpflichtungen einhalten, indem es innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens auf Kunden reagiert und sicherstellt, dass Fehler des Dienstleisters den Betrieb der Kunden nicht beeinträchtigen.

Dieser Prozess wird durch folgendes Flussdiagramm veranschaulicht:

Fortgeschrittene Prozessmodellierung: BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Methode zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie ähnelt einem Flussdiagramm, bietet jedoch mehr Struktur und Detailtiefe, insbesondere wenn Ihr Prozess mehrere Teams oder Systeme umfasst oder verschiedene Szenarien wie Genehmigungen, Ablehnungen oder Ausnahmen bewältigen muss.

Wie unterscheidet sich BPMN von Flussdiagrammen?

Flussdiagramme können bereits viel leisten. In Kombination mit Swimlanes ermöglichen sie:

• Die Darstellung, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.
• Die Visualisierung von Wenn/Sonst-Entscheidungen mit klaren Verzweigungen.
• Die Verdeutlichung, wie Arbeit von Anfang bis Ende fließt.

Für die meisten kleinen Unternehmen ist das oft ausreichend.

BPMN baut darauf auf und bietet mehr Präzision und Flexibilität:

• Es unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Entscheidungen (z. B. exklusive vs. parallele Genehmigungen).
• Es kann Ereignisse wie Zeitüberschreitungen, Stornierungen oder externe Nachrichten modellieren.
• Es zeigt Interaktionen zwischen Abteilungen oder externen Partnern über spezielle Nachrichtenflüsse.
• Es folgt strengen Regeln, was die spätere Skalierung, Simulation oder Automatisierung des Prozesses erleichtert.

Betrachten wir ein Beispiel zur Auftragsabwicklung in einem E-Commerce-Unternehmen. Der Prozessüberblick:

Start > Online-Bestellung eingehen > Lagerverfügbarkeit prüfen >

• Wenn verfügbar: Verpacken und versenden > Kunden benachrichtigen > Rechnung senden > Ende
• Wenn nicht verfügbar: Kunden benachrichtigen > Auf Bestätigung warten (Stornierung oder Rückstandsbestellung) > Bestellung aktualisieren > Fortfahren oder Ende

Nun fügen wir reale Komplexität hinzu:

Verschiedene Entscheidungsarten (Gateways)

• Exklusives Gateway: Ist Lagerbestand vorhanden? (Ja oder Nein, ein Pfad wird verfolgt)
• Ereignisbasiertes Gateway: Auf Kundenantwort warten (Stornierung oder Rückstandsbestellung bestätigen)
• Paralleles Gateway: Verpacken und gleichzeitig Rechnung senden nach dem Versand

Diese Entscheidungen lassen sich nicht klar durch eine einfache Rautenform darstellen. Sie benötigen explizite Logik, die BPMN bereitstellt.

Ereignisse

• Nachrichtenstarter-Ereignis: Wird ausgelöst, wenn ein Kunde online eine Bestellung aufgibt.
• Zeitbasiertes Zwischenereignis: Wenn innerhalb von 48 Stunden keine Kundenantwort eingeht, wird die Bestellung automatisch storniert.
• Fehlerereignis: Wenn die Zahlung nach dem Versand fehlschlägt, wird eine Benachrichtigung an das Finanzteam zur manuellen Nachverfolgung gesendet.

Diese Ereignisarten (Nachricht, Zeit, Fehler) definieren, wie der Prozess auf reale Bedingungen und Verzögerungen reagiert, was Flussdiagramme nicht leisten können.

Ausnahmebehandlung und Wiederverwendung

Wird eine Bestellung storniert, wird das Lager benachrichtigt und der Bestand für eine Wiederauffüllung markiert.

Gibt ein Kunde innerhalb von 24 Stunden eine zweite Bestellung auf, werden seine Versanddaten wiederverwendet (ein wiederverwendbarer Teilprozess).

BPMN unterstützt Ausnahmeabläufe und verschachtelte Teilprozesse, ohne das Hauptdiagramm zu überladen.

Wann sollte BPMN eingesetzt werden?

Mit mehr Regeln und Symbolen ist BPMN flexibler, um komplexe Prozesssysteme auszudrücken. Es wird auch von Prozessverbesserungsexperten, Business-Analysten und in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen oder Versicherungen weitgehend akzeptiert.

Die Einfachheit von Flussdiagrammen hat jedoch nach wie vor ihre Stärken. Wenn Ihr Team noch klein ist und nur Klarheit benötigt, können Sie ruhig bei Flussdiagrammen bleiben. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Prozess zu komplex für ein einzelnes Flussdiagramm ist, versuchen Sie, ihn in kleinere Teilprozesse aufzuteilen, die anhand bestimmter Bedingungen miteinander verbunden sind.

Letztlich ist eines der Hauptziele der Modellierungsphase, den Prozess klar im Team zu kommunizieren. Ein komplexes Modell wie BPMN kann zu mehr Verwirrung und weniger Konsistenz führen. Deshalb brauchen wir eine eigenständige Ausführungsphase im BPM-Lebenszyklus, in der wir erörtern, wie diese modellierten Prozesse durchgesetzt und eingehalten werden können. Aber zunächst erfahren Sie, wie Sie Prozesse formalisieren mit Prozessdokumentation.

Wie ein Flussdiagramm in den übergreifenden Prozessmanagement-Zyklus passt

Ein Flussdiagramm ist ein Werkzeug innerhalb einer umfassenderen Disziplin. Im Business Process Management fließt das hier erstellte Modell direkt in Mess- und Verbesserungsarbeit ein. Sobald ein Prozess abgebildet ist, können Teams ein SIPOC-Diagramm hinzufügen, um Inputs und Outputs zu umreißen, Swimlanes ergänzen, um zu klären, wer für jeden Schritt verantwortlich ist, und schließlich zu BPMN wechseln, wenn der Prozess Systeme übergreift und Automatisierung erfordert. Der Schlüssel liegt in der Reihenfolge: Zuerst in der einfachsten Form abbilden, die das Team tatsächlich liest, dann Präzision nur dort hinzufügen, wo der Prozess es erfordert.

Weiterführende Informationen

• Was ist Prozessmanagement?
• Business Process Mapping
• Swimlane-Diagramm
• BPMN erklärt