Pemodelan proses yang mudah dengan flowchart: Panduan 5 menit

Anda sudah memiliki niat terbaik di tahap Desain. Sebelum masuk ke tahap Eksekusi, Anda membutuhkan jembatan yang dapat digunakan bersama seluruh tim. Jembatan itulah tahap Pemodelan ini.

Flowchart adalah diagram yang memetakan proses langkah demi langkah menggunakan simbol standar (persegi panjang untuk tugas, berlian untuk keputusan, oval untuk mulai dan selesai) yang dihubungkan panah untuk menunjukkan urutan. Flowchart mengubah prosedur tertulis menjadi visual yang dapat dipahami semua orang, memudahkan identifikasi hambatan, pelatihan staf baru, dan kesepakatan tentang cara kerja yang sebenarnya sebelum diotomatiskan.

Tujuan dan hasil tahap Pemodelan

Tahap Pemodelan memberikan struktur pada ide-ide yang telah Anda kembangkan selama fase Desain. Pada tahap ini, tujuannya adalah memvisualisasikan cara kerja suatu proses dalam praktik, merinci setiap langkah, titik keputusan, dan serah terima, bukan hanya dalam skenario ideal, tetapi juga dengan semua variasi yang mungkin terjadi.

Model proses yang dibangun dengan baik memberikan dua manfaat utama: menghadirkan kejelasan dan membangun kepercayaan diri. Dengan mensimulasikan alur kerja dalam berbagai kondisi, baik yang berjalan lancar maupun yang menemui hambatan, Anda dapat mulai memahami bagaimana proses tersebut berjalan dalam situasi nyata.

Sama pentingnya, model ini menjadi alat bersama di seluruh organisasi. Sebuah diagram sering kali menyampaikan informasi lebih cepat dan jelas dibandingkan manual prosedur yang panjang. Dengan menggunakan model, Anda menyatukan manajer, tim lini depan, dan tim IT dalam pemahaman bersama tentang cara proses seharusnya berjalan.

Hasilnya adalah peta visual proses Anda, baik dalam format klasik yang sederhana sebagai flowchart maupun format yang lebih standar seperti BPMN, yang siap untuk ditinjau, diotomatiskan, atau digunakan dalam pelatihan. Inilah fondasi yang dapat Anda bangun dengan penuh keyakinan.

Teknik pemodelan proses yang umum digunakan

Flowchart

Ini adalah pilihan utama untuk memvisualisasikan proses yang dapat diulang. Flowchart menggunakan beberapa simbol sederhana seperti persegi panjang, berlian, dan oval, lalu menghubungkannya dengan panah untuk menunjukkan urutan. Flowchart cepat dibuat dan sangat cocok untuk bisnis kecil yang baru memulai, atau sekadar menuangkan versi pertama suatu proses ke atas kertas.

Flowchart sering digabungkan dengan format lain yang disebut jalur proses (swimlane), yaitu saat kita membagi alur menjadi "jalur" horizontal atau vertikal untuk menambahkan struktur pada visualisasi proses. Setiap jalur mewakili satu peran atau tim, membantu semua orang melihat di mana tanggung jawab mereka dimulai dan berakhir. Ini sangat membantu untuk mengidentifikasi hambatan atau serah terima yang berlebihan antar tim.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN adalah standar pemodelan yang paling kuat dan paling banyak diterima di dunia BPM. Standar ini dirancang cukup detail untuk implementasi teknis sekaligus mudah dibaca oleh pengguna bisnis.

BPMN memungkinkan Anda merekam bukan hanya tugas dan keputusan, tetapi juga jalur pengecualian, alur paralel, pesan antar sistem, dan peristiwa berbasis waktu. Meskipun memiliki lebih banyak simbol dan aturan dibandingkan flowchart dasar, ketepatannya menjadikannya ideal untuk alur kerja yang dapat diskalakan dan diotomatiskan.

Metode lain (UML, EPC)

Anda mungkin juga menemukan UML Activity Diagrams atau Event-Driven Process Chains di industri tertentu. Keduanya lebih khusus atau berorientasi perangkat lunak, tetapi dapat berguna dalam konteks spesifik seperti pemodelan sistem atau lingkungan ERP.

Pemodelan proses dasar: Cara menggambar dan membaca flowchart

Simbol dasar

Untuk memastikan semua orang, tanpa memandang bahasa atau lokasi, dapat memahami flowchart secara konsisten, American National Standards Institute (ANSI) memperkenalkan serangkaian standar untuk menggambar flowchart pada tahun 1960-an. International Standardization Organization (ISO) secara resmi memperbarui dan menerbitkan standar ini secara global pada tahun 1970. Mengikuti standar ini sangat penting saat menggambar dan menginterpretasikan flowchart.

Ada puluhan simbol yang mewakili berbagai kondisi proses. Namun, untuk kesederhanaan proses di bisnis kecil dan menengah, Anda terutama perlu fokus pada simbol yang paling umum.

[textcenter]Aturan dan simbol dalam flowchart[/textcenter]

Cara membaca dan menginterpretasikan flowchart: Aturan utama

Saat membaca atau menggambar flowchart, Anda harus mengikuti aturan-aturan ini:

• Gambarkan alur proses dari kiri ke kanan, atas ke bawah.
• Gambar panah balik dari bawah untuk langkah-langkah kembali agar tidak terjadi tumpang tindih garis.
• Pertahankan jarak dan perataan yang konsisten antara langkah-langkah.
• Ikuti simbol standar (misalnya, persegi panjang untuk langkah biasa, berlian untuk titik keputusan, elips untuk titik mulai dan selesai) dan pastikan konsistensi desain (desain seragam, warna, dll.). Warna dapat menyorot komponen penting, tetapi tidak boleh mengurangi keterbacaan atau konsistensi flowchart.

Satu tips terakhir untuk menggambar flowchart adalah membatasinya dalam satu halaman. Kami menyarankan untuk memecah proses yang kompleks menjadi flowchart yang lebih kecil agar lebih mudah dilacak dan dikelola.

Cara menggambar flowchart

Syarat terpenting adalah Anda harus sudah menyiapkan hasil tahap Desain. Artinya, mendefinisikan SIPOC (jika Anda sudah mengenalnya dari artikel sebelumnya), beserta pemilik proses, pemilik tahap, dan pekerja tahap.

Dengan itu di tangan, saatnya mengkategorikan langkah-langkah menggunakan simbol yang sesuai. Ingat standar yang disebutkan sebelumnya agar Anda mematuhi aturan proses.

Setelah semua persiapan selesai, Anda dapat membuat draf pertama flowchart. Ini bisa dilakukan secara manual dengan pena dan kertas, atau Anda dapat menggunakan aplikasi flowchart khusus untuk memudahkan prosesnya.

Beberapa alat untuk membantu Anda menggambar flowchart dengan mudah: Lucidchart, Miro, Whimsical, Canva.

Contoh flowchart

Berikut adalah contoh 2 flowchart proses umum yang ditemukan di sebagian besar bisnis untuk membantu Anda lebih memahami cara mempresentasikannya.

Flowchart proses pembayaran uang muka

Proses pembayaran uang muka karyawan melibatkan pemberian dana kepada karyawan sebelum tanggal gaji resmi mereka. Biasanya dimulai dengan permintaan karyawan, yang ditinjau dan disetujui oleh departemen terkait, seperti HR atau keuangan. Dokumentasi yang tepat, alur persetujuan, dan pelacakan memastikan kepatuhan serta menjaga transparansi keuangan dalam organisasi.

Proses ini diilustrasikan melalui flowchart berikut:

Flowchart proses penanganan keluhan

Proses penanganan keluhan sangat penting bagi departemen layanan pelanggan atau dukungan perusahaan berbasis layanan. Dalam proses ini, bisnis harus memenuhi komitmen SLA-nya dengan merespons pelanggan dalam jangka waktu yang dapat diterima dan memastikan kesalahan penyedia layanan tidak mengganggu operasional pelanggan.

Proses ini diilustrasikan melalui flowchart berikut:

Pemodelan proses tingkat lanjut: BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) adalah metode terstandar untuk menggambar proses bisnis. Tampilannya mirip dengan flowchart tetapi menawarkan struktur dan detail yang lebih banyak, terutama ketika proses Anda melibatkan beberapa tim, sistem, atau perlu menangani berbagai skenario seperti persetujuan, penolakan, atau pengecualian.

Apa perbedaan BPMN dengan flowchart?

Flowchart sudah bisa berbuat banyak. Ketika dikombinasikan dengan jalur proses, flowchart dapat:

• Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah.
• Memvisualisasikan keputusan ya/tidak dengan cabang yang jelas.
• Mengklarifikasi bagaimana pekerjaan mengalir dari awal hingga selesai.

Untuk sebagian besar bisnis kecil, ini sering sudah cukup.

BPMN membangun lebih dari itu dengan presisi dan fleksibilitas yang lebih tinggi:

• BPMN membedakan jenis keputusan (misalnya, persetujuan eksklusif vs. paralel).
• BPMN dapat memodelkan peristiwa seperti batas waktu, pembatalan, atau pesan eksternal.
• BPMN menampilkan interaksi antara departemen atau mitra eksternal menggunakan alur pesan khusus.
• BPMN mengikuti aturan yang ketat, sehingga lebih mudah untuk diskalakan, disimulasikan, atau bahkan diotomatiskan di kemudian hari.

Ambil contoh pemenuhan pesanan pelanggan di perusahaan e-commerce. Ikhtisar prosesnya adalah sebagai berikut:

Mulai, Terima Pesanan Online, Periksa Ketersediaan Stok,

• Jika Tersedia: Lanjut ke Kemas dan Kirim, Beri Tahu Pelanggan, Kirim Invoice, Selesai
• Jika Tidak Tersedia: Beri Tahu Pelanggan, Tunggu Konfirmasi (Batalkan atau Pesan Backorder), Perbarui Pesanan, Lanjutkan atau Selesai

Sekarang tambahkan kompleksitas dunia nyata:

Jenis keputusan yang berbeda (Gateway)

• Exclusive Gateway: Apakah stok tersedia? (Ya atau Tidak, satu jalur dilanjutkan)
• Event-Based Gateway: Tunggu respons pelanggan (Batalkan atau Konfirmasi Backorder)
• Parallel Gateway: Kemas dan kirim invoice secara bersamaan setelah pengiriman

Keputusan-keputusan ini tidak dapat didefinisikan dengan jelas dalam bentuk berlian sederhana. Keputusan tersebut membutuhkan logika eksplisit, yang disediakan oleh BPMN.

Peristiwa (Events)

• Message Start Event: Dipicu saat pelanggan menempatkan pesanan secara online.
• Timer Intermediate Event: Jika tidak ada balasan pelanggan dalam 48 jam, batalkan pesanan secara otomatis.
• Error Event: Jika pembayaran gagal setelah pengiriman, kirim peringatan ke keuangan untuk tindak lanjut manual.

Jenis peristiwa ini (pesan, timer, kesalahan) mendefinisikan bagaimana proses merespons kondisi dan penundaan di dunia nyata, hal yang tidak dapat ditangani oleh flowchart.

Penanganan pengecualian dan penggunaan ulang

Jika pesanan dibatalkan, beri tahu gudang dan tandai inventaris untuk diisi ulang.

Jika pelanggan melakukan pesanan kedua dalam 24 jam, gunakan kembali data pengiriman mereka (subproses yang dapat digunakan ulang).

BPMN mendukung alur pengecualian dan subproses bersarang tanpa mengacaukan diagram utama.

Kapan sebaiknya menggunakan BPMN?

Dengan lebih banyak aturan dan simbol yang tertanam, BPMN lebih fleksibel untuk mengekspresikan sistem proses yang kompleks. BPMN juga diterima secara luas oleh pakar perbaikan proses, analis bisnis, serta industri yang diatur ketat seperti layanan kesehatan, jasa keuangan, atau asuransi.

Namun, kesederhanaan flowchart tetap memiliki keunggulannya. Jika tim Anda masih kecil dan hanya membutuhkan kejelasan, silakan tetap menggunakan flowchart. Jika proses Anda terlalu kompleks untuk masuk dalam satu flowchart, coba pecah menjadi subproses yang lebih kecil yang saling terhubung berdasarkan kondisi tertentu.

Pada akhirnya, salah satu tujuan utama tahap pemodelan ini adalah mengomunikasikan proses dengan jelas kepada tim. Model yang kompleks seperti BPMN justru dapat menyebabkan kebingungan dan inkonsistensi yang lebih besar. Itulah mengapa kita membutuhkan tahap Eksekusi khusus dalam siklus BPM, di mana kita akan membahas bagaimana proses yang telah dimodelkan ini dapat ditegakkan dan dipatuhi. Namun sebelum itu, mari pelajari cara meresmikan proses dengan Dokumentasi Proses.

Bagaimana flowchart masuk dalam siklus manajemen proses yang lebih luas

Flowchart adalah salah satu alat dalam disiplin yang lebih besar. Dalam manajemen proses bisnis, model yang Anda gambar di sini langsung mendukung pekerjaan pengukuran dan perbaikan. Setelah proses dipetakan, tim dapat menambahkan diagram SIPOC untuk memetakan input dan output, menambahkan jalur proses untuk mengklarifikasi siapa yang memiliki setiap langkah, lalu beralih ke BPMN ketika proses mencakup beberapa sistem dan membutuhkan otomatisasi. Intinya ada pada urutan: petakan dulu dalam bentuk paling sederhana yang dapat dibaca tim, lalu tambahkan presisi hanya di mana proses membutuhkannya.

Pelajari lebih lanjut

• Apa Itu Manajemen Proses?
• Pemetaan Proses Bisnis
• Diagram Swimlane
• BPMN Dijelaskan