Pengurusan Pentadbiran: 14 Prinsip Fayol

Henri Fayol mengubah cara orang berfikir tentang pengurusan organisasi. Menulis pada awal tahun 1900-an, beliau berpendapat bahawa pengurusan itu sendiri adalah satu disiplin yang boleh dipelajari, diajar, dan diperbaiki, dan beliau menyokong dakwaan itu dengan 14 prinsip khusus yang boleh digunakan oleh mana-mana pengurus tanpa mengira industri.

Kerangka kerjanya dikenali sebagai teori pengurusan pentadbiran, dan ia kekal sebagai salah satu idea paling berpengaruh dalam sejarah pemikiran pengurusan.

Apakah teori pengurusan pentadbiran?

Teori pengurusan pentadbiran adalah kerangka kerja awal 1900-an Henri Fayol yang menerangkan cara menguruskan keseluruhan organisasi melalui satu set prinsip universal dan fungsi pengurusan yang ditakrifkan. Daripada memberi tumpuan kepada pekerja atau tugas individu, ia melihat organisasi secara keseluruhan: bagaimana autoriti mengalir, bagaimana kerja dibahagikan, dan bagaimana jabatan menyelaraskan kerja.

Istilah utama yang perlu diketahui:

• Pengurusan pentadbiran merujuk kepada penyelarasan struktur, autoriti, dan proses sesebuah organisasi dari atas ke bawah.
• Prinsip universal bermaksud Fayol percaya peraturan-peraturan ini terpakai merentas industri, saiz syarikat, dan negara.
• Fungsi pengurusan adalah aktiviti berbeza yang dilaksanakan oleh setiap pengurus: merancang, mengorganisasi, mengarah, menyelaras, dan mengawal.

Ini berbeza secara langsung dengan pengurusan saintifik Frederick Taylor, yang memberi tumpuan kepada pekerja individu dan cara mengoptimumkan tugas tertentu untuk kecekapan. Fayol melihat gambaran besar. Beliau bertanya: apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang yang menjalankan keseluruhan organisasi, dan peraturan apa yang harus membimbing mereka?

Fakta Utama

• Sumber: Idea Fayol muncul dalam "Administration Industrielle et Generale," diterbitkan dalam bahasa Perancis pada tahun 1916 dan diterjemahkan ke dalam bahasa Inggeris pada tahun 1949. (Sumber: Fayol, H., 1916)
• Lima fungsi: Fayol mengenal pasti lima fungsi pengurusan teras: Merancang, Mengorganisasi, Mengarah, Menyelaras, dan Mengawal, satu struktur yang masih bergema dalam kurikulum sekolah perniagaan hari ini.
• Latar belakang: Fayol membangunkan teorinya semasa berkhidmat sebagai pengarah urusan syarikat perlombongan Perancis Commentry-Fourchambault, yang beliau bantu pulihkan daripada hampir muflis. (Sumber: Wren, D.A., "The History of Management Thought," 2005)

5 fungsi pengurusan Fayol

Sebelum menyenaraikan 14 prinsip, adalah berguna untuk memahami apa yang Fayol fikir pengurus sebenarnya lakukan. Beliau menerangkan lima fungsi teras:

Fungsi-fungsi ini membentuk tulang belakang perbincangan kepimpinan vs pengurusan hingga hari ini. Fayol menerangkan apa yang pengurus lakukan secara operasi, bukan apa yang mengilhamkan pengikut.

14 prinsip pengurusan Fayol

Inilah 14 prinsip yang Fayol gariskan dalam bukunya tahun 1916. Ia dimaksudkan sebagai panduan fleksibel, bukan undang-undang yang tegar. Beliau menyatakan bahawa pengurus harus menggunakan pertimbangan ketika menggunakannya.

Beberapa prinsip ini mewujudkan ketegangan yang berguna. Pemusatan, sebagai contoh, memerlukan pertimbangan: terlalu banyak dan organisasi menjadi perlahan; terlalu sedikit dan ia kehilangan arah yang koheren. Fayol mengetahui perkara ini, itulah sebabnya beliau merangka prinsip-prinsip tersebut sebagai panduan berbanding perintah.

Pengurusan pentadbiran vs pengurusan saintifik

Kedua-dua teori ini sering dikelirukan kerana kedua-duanya muncul pada masa yang lebih kurang sama dan kedua-duanya bertujuan meningkatkan prestasi organisasi. Tetapi ia beroperasi pada tahap yang sama sekali berbeza.

Kedua-dua teori ini lebih bersifat saling melengkapi berbanding bersaing. Sebuah kilang yang diuruskan dengan baik pada tahun 1920 mungkin telah menggunakan kajian masa-dan-gerak Taylor pada barisan pengeluaran sementara eksekutifnya menggunakan rantaian skalar dan kesatuan arahan Fayol di bilik lembaga. Gabungan itu (kecekapan tugas di bawah, kejelasan struktur di atas) menggambarkan banyak organisasi perniagaan abad ke-20.

Untuk pandangan yang lebih mendalam tentang bagaimana pendekatan Taylor berbeza, lihat artikel pengurusan saintifik. Untuk cara kedua-duanya sesuai dalam teori kepimpinan yang lebih luas, apa-itu-teori-kepimpinan memetakan garis masa intelektual penuh.

Cara menggunakan prinsip Fayol hari ini

Fayol menulis untuk perusahaan perindustrian awal, tetapi prinsip-prinsipnya diterjemahkan dengan baik yang mengejutkan kepada kerja pengetahuan moden, perniagaan perkhidmatan, dan juga pasukan jauh. Berikut cara menggunakannya secara praktikal.

Langkah 1: Audit garisan pelaporan anda

Mulakan dengan kesatuan arahan. Lukis carta organisasi (atau semak bahawa yang sedia ada adalah tepat) dan kenal pasti sesiapa yang melapor kepada lebih daripada seorang pengurus. Pelaporan berganda mewujudkan kekaburan tentang keutamaan, kesalahan, dan kredit. Ia tidak selalu dapat dielakkan, tetapi ia harus menjadi pilihan sedar dengan protokol yang jelas, bukan suatu kebetulan.

Langkah 2: Padankan autoriti dengan akauntabiliti

Prinsip autoriti-dan-tanggungjawab Fayol dilanggar secara berterusan dalam organisasi besar. Pengurus yang bertanggungjawab untuk mencapai sasaran pendapatan tetapi tidak boleh mengambil, memecat, atau menetapkan keutamaan pasukan akan gagal. Bukan kerana mereka tidak cekap, tetapi kerana reka bentuknya rosak. Apabila anda menetapkan akauntabiliti, semak sama ada orang tersebut benar-benar mengawal input yang diperlukan untuk menghasilkan keputusan.

Langkah 3: Cari tahap pemusatan yang betul untuk konteks anda

Ini adalah yang paling bergantung kepada situasi daripada 14 prinsip. Syarikat peringkat awal sering memerlukan keputusan yang dipusatkan untuk bergerak cepat dan kekal koheren. Syarikat matang dengan berbilang wilayah atau lini produk biasanya perlu menolak keputusan ke bawah ke tempat maklumat berada. Secara berkala tanya: keputusan mana yang sedang dinaikkan yang tidak seharusnya, dan yang mana pula sedang dibuat secara tempatan tanpa konteks yang mencukupi?

Langkah 4: Bayar dengan adil dan komunikasikan rasionalnya

Imbuhan, bagi Fayol, bermaksud lebih daripada sekadar gaji. Ia bermaksud pekerja memahami mengapa mereka dibayar apa yang mereka bayar dan percaya ia adil. Struktur gaji yang tidak telus mengikis kepercayaan walaupun apabila angka asasnya munasabah. Menerbitkan julat gaji dan kriteria kenaikan pangkat (walaupun secara dalaman) menangani perkara ini secara langsung.

Langkah 5: Melabur dalam kestabilan dan inisiatif pada masa yang sama

Kedua-dua prinsip ini kelihatan bertentangan. Kestabilan jawatan mencadangkan mengekalkan orang; inisiatif mencadangkan menggalakkan mereka mencabar status quo. Tetapi dalam praktik, orang mengambil lebih banyak inisiatif apabila mereka berasa selamat. Keselamatan psikologi dan pusing ganti pekerja yang rendah saling mengukuhkan. Organisasi yang sentiasa menukar kakitangan tidak mendapat keduanya. Untuk maklumat lanjut tentang bagaimana dinamik ini berkembang, lihat teori kepimpinan tingkah laku dan kemahiran pengurusan.

Kritikan dan had

Kerangka kerja Fayol mempunyai kelemahan yang nyata, dan ada baiknya kita bersikap jelas tentangnya.

Ketegaran dalam organisasi rata atau agile. Prinsip rantaian skalar dan kesatuan arahan mengandaikan hierarki yang jelas. Model itu sesuai dengan perusahaan tradisional tetapi tidak selesa dalam struktur rata, pasukan rentas fungsi, atau organisasi di mana autoriti keputusan sengaja diedarkan. Memaksakan rantaian arahan yang tegar ke atas pasukan yang direka bentuk untuk bergerak cepat akan melambatkan mereka.

Perhatian terhad kepada motivasi. Fayol melayan pekerja sebagian besarnya sebagai orang yang perlu diarahkan dengan adil. Beliau tidak membangunkan teori motivasi intrinsik, pertumbuhan, atau tujuan yang kaya. Jurang itu kemudiannya diisi oleh teori dua faktor Herzberg dan hierarki keperluan Maslow, yang kedua-duanya menangani apa yang sebenarnya mendorong orang melebihi pampasan yang mencukupi.

Andaian era perindustrian. Fayol membina teorinya dalam konteks kilang fizikal, output yang jelas, dan persekitaran yang stabil. Kerja pengetahuan, industri kreatif, dan pasaran yang tidak menentu memerlukan lebih fleksibiliti daripada yang disediakan secara eksplisit oleh kerangka kerjanya. Kepimpinan birokrasi, yang berkongsi sebahagian penekanan struktur Fayol, menghadapi kritikan yang serupa.

Berat sebelah Barat dan pengurusan. Teori ini dibina dari perspektif eksekutif Eropah. Penyelidikan lintas budaya telah menunjukkan bahawa keutamaan untuk pemusatan, hierarki, dan inisiatif individu berbeza dengan ketara merentas budaya kebangsaan, yang bermaksud prinsip-prinsip ini memerlukan penyesuaian berbanding penerapan universal.

Tidak satu pun daripada perkara ini menjadikan Fayol tidak relevan. Tetapi ia bermakna menggunakan kerangka kerjanya dengan bijak, menggabungkannya dengan alatan lain berbanding melayaninya sebagai teori pengurusan yang lengkap.

Soalan lazim

Siapakah Henri Fayol?

Henri Fayol (1841-1925) adalah jurutera perlombongan Perancis yang menjadi pengarah urusan Commentry-Fourchambault, sebuah syarikat perindustrian besar yang beliau pimpin selama tiga dekad. Beliau membangunkan teori pengurusannya melalui amalan langsung, bukan penyelidikan akademik, yang merupakan salah satu sebab ia mempunyai sifat praktikal berbanding teoritikal. Buku beliau tahun 1916 "Administration Industrielle et Generale" adalah wahana utama untuk idea-ideanya.

Apakah perbezaan antara Fayol dan Taylor?

Fayol mengkaji cara menguruskan organisasi dari atas. Taylor mengkaji cara menjadikan pekerja individu lebih produktif. 14 prinsip Fayol menangani struktur, autoriti, dan penyelarasan merentas keseluruhan perusahaan. Pengurusan saintifik Taylor memberi tumpuan pada analisis tugas, kajian masa-dan-gerak, dan gaji insentif di peringkat pekerja. Kedua-duanya menyumbang kepada pemikiran pengurusan moden, dan kedua-duanya patut difahami atas terma mereka sendiri.

Adakah 14 prinsip Fayol masih relevan hari ini?

Ya, dengan peringatan penting. Prinsip-prinsip seperti kesatuan arahan, pemadanan autoriti dengan tanggungjawab, imbuhan yang adil, dan membina semangat pasukan kekal relevan untuk mana-mana organisasi. Rantaian skalar dan pemusatan yang berat sesuai untuk beberapa konteks dengan lebih baik, terutamanya pasukan agile atau organisasi rata. Pendekatan bijak adalah melayan 14 prinsip sebagai senarai semak soalan kesihatan organisasi berbukan resipi yang tegar.

Apakah lima fungsi pengurusan Fayol?

Fayol menerangkan pengurusan sebagai terdiri daripada lima fungsi: merancang (menetapkan objektif), mengorganisasi (mengatur sumber), mengarah (mengarahkan kerja), menyelaras (menyelaraskan jabatan), dan mengawal (memantau prestasi). Fungsi-fungsi ini masih diajar secara meluas, walaupun beberapa kerangka kerja moden menggabungkan mengarah dan menyelaras, atau menggantikan mengarah dengan "memimpin."

Apakah prinsip rantaian skalar?

Rantaian skalar adalah garis autoriti yang tidak putus dari eksekutif tertinggi hingga ke pekerja tahap paling bawah. Ia mentakrifkan siapa yang melapor kepada siapa dan bagaimana komunikasi formal mengalir. Fayol membenarkan "gang plank" (komunikasi langsung antara rakan sejawat pada tahap yang sama) apabila naik dan turun rantaian akan menyebabkan kelewatan yang berbahaya. Dalam praktik, kebanyakan organisasi secara tidak formal menggunakan pengecualian ini secara berterusan.

---

Teori pengurusan pentadbiran memberikan profesion pengurusan perbendaharaan kata yang pertama dan koheren. Konsep seperti kesatuan arahan, rantaian skalar, dan ekuiti tidak dicipta oleh Fayol. Ia wujud dalam praktik jauh sebelum beliau menulis, tetapi beliau menamainya, mengorganisasikannya, dan berpendapat bahawa ia boleh diajar. Sumbangan itu membentuk cara kita bercakap tentang kepimpinan dan pengurusan proses hingga hari ini.

14 prinsip berfungsi paling baik apabila diperlakukan sebagai alat diagnostik. Jalankan melaluinya berbanding organisasi semasa anda dan tanya di mana jurangnya. Kebanyakan pasukan akan menemui sekurang-kurangnya dua atau tiga prinsip yang dilanggar dengan cara yang tidak mereka sedari secara sedar.