Panduan daripada Google untuk membantu anda mengurangkan mesyuarat yang tidak berguna

Penyelidikan ke atas 19 juta mesyuarat dan 6,500 profesional merentasi UK, Jerman, dan AS mendedahkan pembaziran $457 bilion dalam mesyuarat. Walaupun mesyuarat penting untuk pengambilan keputusan, tinjauan Doodle menyerlahkan ketidakcekapannya:

• 44% bergelut untuk menyelesaikan kerja akibat mesyuarat yang berlebihan.
• 43% meninggalkan mesyuarat tanpa kejelasan tentang perkara utama.
• 26% berkata mesyuarat yang tidak baik menjejaskan hubungan pelanggan dan pembekal. Mesyuarat tanpa henti telah menjadi tabiat, namun ia sering membuang masa, menguras semangat, dan membunuh motivasi.

Salah satu syarikat paling berjaya di dunia – Google, telah menetapkan kriterianya untuk mesyuarat yang patut diadakan. Pendekatan ini bertujuan untuk menghapuskan pembaziran masa dan meningkatkan motivasi pekerja.

Perniagaan anda mungkin tidak sebesar atau sepelbagai Google, tetapi terdapat banyak yang boleh anda pelajari daripada cara mereka menjalankan mesyuarat.

Jangan adakan mesyuarat kecuali ia benar-benar perlu

Sebelum menjadualkan mesyuarat, tanya diri anda: Adakah ia benar-benar perlu? Adakah ia berbaloi untuk menarik pekerja anda dari kerja mereka untuk duduk di bilik persidangan?

Dalam buku "How Google Works", Eric Schmidt, bekas CEO dan Pengerusi Eksekutif Alphabet Inc. yang terkini, berkongsi bagaimana beliau meminta pasukannya untuk mewujudkan garis panduan mesyuarat bagi semua pekerja Google.

Salah satu peraturan utama adalah hanya mengadakan mesyuarat jika ia benar-benar perlu. Pekerja digalakkan untuk tidak menjadualkan mesyuarat tanpa tujuan yang jelas.

Penyelidikan menunjukkan bahawa hampir 67% mesyuarat adalah tidak berguna atau boleh diperkemas. Inilah sebabnya anda perlu mempertimbangkan semula cara anda mendekatinya.

Anda boleh menggunakannya dalam perniagaan anda dengan menjawab soalan-soalan ini setiap kali mesyuarat dijadualkan:

• Apakah tujuan mesyuarat tersebut?
• Bolehkah tujuan itu dicapai melalui panggilan telefon atau e-mel sebaliknya?
• Adakah isu itu mendesak?
• Adakah isu itu penting?
• Adakah ada cara lain untuk menanganinya?

Bagi banyak syarikat yang tidak cekap, penyelesaian pertama kepada sebarang isu nampaknya adalah mesyuarat eksekutif yang besar. Sebaliknya, ambil pengajaran daripada Google dan fikir dengan teliti sebelum membuat keputusan akhir untuk mengadakan satu.

Sediakan agenda yang jelas untuk setiap mesyuarat

Mesyuarat tanpa agenda atau struktur yang jelas boleh dengan cepat tersasar dan berlarutan selama berjam-jam. Untuk meningkatkan produktiviti, sentiasa buat garis besar yang jelas tentang topik yang akan dibincangkan. Yang lebih penting lagi, kongsikan agenda dengan peserta sekurang-kurangnya 24 jam lebih awal supaya mereka boleh bersedia dan menyumbang dengan berkesan.

Kita tidak mempunyai sepanjang hari untuk mesyuarat. Mewujudkan penjajaran dari awal menggalakkan peserta untuk mempersembahkan pandangan mereka secara ringkas, kekal fokus dan selaras dengan objektif untuk memberikan nilai yang paling besar.

Di Google, Marissa Mayer (bekas eksekutif Google dan CEO Yahoo) menghadiri hampir 70 mesyuarat seminggu dan dikenali sebagai salah seorang pembuat keputusan yang paling kreatif dan berkesan. Peraturan utamanya untuk sebarang mesyuarat adalah mempunyai agenda yang jelas dan disediakan dengan baik. Pekerja perlu menyediakan agenda terlebih dahulu jika mereka ingin berjumpa dengannya. Pendekatan ini membantu beliau dan eksekutif Google lain mengurangkan mesyuarat yang tidak perlu.

Tentukan pembuat keputusan akhir untuk setiap mesyuarat

Adakah anda sering menghadiri mesyuarat di mana semua orang mempunyai suara yang sama, membawa kepada kebuntuan dan tiada cara yang jelas untuk bergerak ke hadapan?

Situasi ini terlalu biasa.

Itulah sebabnya Google memastikan setiap mesyuarat mempunyai pemimpin yang jelas yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan akhir. Orang ini mengurus mesyuarat, menetapkan agenda, dan memutuskan siapa yang perlu hadir. Dengan cara ini, walaupun dengan perbahasan dan percanggahan pendapat, keputusan akhir sentiasa dibuat, memastikan pasukan terus bergerak ke hadapan.

Anda boleh menggunakan peraturan ini untuk mesyuarat di semua peringkat. Walaupun dalam sesi sumbangsaran yang kecil, pastikan ada pemimpin untuk memastikan mesyuarat berada di landasan dan berjalan dengan lancar.

Semua yang hadir dalam mesyuarat mesti mempunyai sebab yang jelas untuk berada di sana

Pernahkah anda berasa kecewa atau ketinggalan kerana anda tidak dijemput ke mesyuarat penting atau perbincangan antara jabatan?

Jika jawapannya ya, anda tidak bersendirian.

Kristen Gill, Naib Presiden Operasi Perniagaan di Google, percaya ramai orang dijemput ke mesyuarat hanya sebagai "lencana kehormatan" dan tidak benar-benar menyumbang. Untuk mengubah pemikiran ini, Kristen melaksanakan peraturan 10 orang Google, yang menyatakan bahawa semakin sedikit orang dalam mesyuarat, semakin baik, dan ia tidak sepatutnya melebihi 10 orang.

Penyelidikan menunjukkan bahawa mesyuarat dengan kurang daripada 10 orang sering lebih berkesan dan meyakinkan.

Cara mudah untuk melakukan ini adalah dengan bertanya mengapa seseorang tertentu dijemput ke mesyuarat. Sama ada orang itu menyumbang secara langsung kepada mesyuarat atau tidak?

Jangan galakkan orang untuk menghadiri mesyuarat hanya untuk berasa penting atau bertindak sebagai penonton. Setiap peserta hendaklah mempunyai sebab yang jelas dan sah untuk berada di sana.

Jelaskan item tindakan dan tugaskan tanggungjawab menggunakan pendekatan "Buck stops here"

Salah satu sebab utama kebanyakan mesyuarat membuang masa adalah kerana orang berkumpul, membincangkan pelbagai idea, tetapi gagal menentukan dengan jelas item tindakan dan tanggungjawab individu.

Apabila tanggungjawab tidak ditugaskan dengan jelas, semua orang menganggap orang lain akan menguruskan tugasan tersebut.

Google menghadapi masalah yang serupa tetapi menanganinya dengan kaedah "Buck stops here." Ringkasnya, setiap item tindakan yang dibincangkan dalam mesyuarat mesti mempunyai tarikh akhir dan orang yang bertanggungjawab secara langsung terhadapnya. Ini serupa dengan pendekatan D.R.I. (Directly Responsible Individual) Apple.

Peraturan ini terpakai untuk semua mesyuarat, termasuk sesi sumbangsaran dan penjanaan idea. Setelah mesyuarat diadakan, ia tidak boleh tamat tanpa item tindakan yang ditugaskan dengan tanggungjawab yang jelas.

Pendekatan mudah ini membantu Google membangunkan dan melancarkan lebih 100 ciri Google+ dalam masa hanya 90 hari.

Google sinonim dengan inovasi dan eksperimentasi berterusan. Pengasas Google mengikuti prinsip "melancarkan strategi lebih awal dan kerap" dalam setiap aspek perniagaan.

Ini membolehkan mereka menguji produk dan ciri baharu dengan cepat dalam kumpulan kecil, mengukur prestasi, dan membuat perubahan mengikut keperluan.

Berkat budaya ini, pengambilan keputusan di Google sepenuhnya berdasarkan bukti data, bukan pendapat peribadi. Ini juga merupakan salah satu poin utama dalam "9 Prinsip Inovasi" Marissa Mayer.

Pendekatan yang serupa hendaklah diterapkan dalam mesyuarat untuk membantu membina dan mempromosikan budaya ketelusan dalam syarikat. Jangan biarkan keputusan dibuat tanpa bukti yang jelas berasaskan data.

Putuskan hubungan daripada e-mel, telefon pintar, dan gangguan tidak perlu yang lain

Penyelidikan menunjukkan bahawa hampir 87% orang fikir menjawab telefon dan menghantar mesej semasa mesyuarat adalah tidak sesuai. Namun, kebanyakan orang masih melakukannya.

Menggunakan telefon pintar atau komputer riba dalam mesyuarat yang pantas dan penting bukan sahaja mengganggu anda tetapi juga mengganggu orang lain. Ia menjadi lebih teruk apabila sesetengah syarikat membenarkan teh atau snek semasa mesyuarat.

Memecahkan tabiat ini tidak mudah kerana ia adalah sebahagian daripada budaya syarikat. Eric Schmidt sendiri mengakui bahawa sukar untuk meyakinkan pekerja untuk menutup komputer riba mereka semasa mesyuarat, tetapi Google tetap cuba membuat perubahan ini.

Percepatkan pengambilan keputusan dengan mesyuarat berdiri

Mesyuarat berdiri sering dilihat sebagai sebahagian daripada budaya syarikat permulaan. Tetapi lebih daripada itu, kajian di Universiti Washington menunjukkan bahawa orang cenderung lebih bertenaga, terlibat, dan produktif apabila menyertai mesyuarat berdiri.

Dalam kebanyakan mesyuarat kemas kini status, peserta dikehendaki berdiri dan bukannya duduk. Anda boleh menggunakan pendekatan ini untuk jenis mesyuarat lain juga.

Kristen Gill bahkan menyokong berjalan semasa mesyuarat apabila diperlukan. Falsafahnya di Google adalah mudah: Jika keputusan sedang menunggu untuk dibuat, ia hendaklah diuruskan segera, walaupun itu bermakna berjalan ke pejabat pembuat keputusan dan mengadakan mesyuarat berdiri.

Pastikan mesyuarat di bawah 15 minit

Menurut Hukum Parkinson, mesyuarat syarikat tidak sepatutnya berlangsung lebih daripada 15 minit. Elakkan menjadualkan mesyuarat yang berlangsung 1 atau 2 jam. Sudah tentu, tidak semua mesyuarat boleh diselesaikan dengan cepat, jadi bersedia untuk fleksibel jika ada sebab yang sah untuk melanjutkan masa.

Tempoh masa 15 minit juga mempunyai asas saintifik. Menurut kurator TED Chris Anderson, 18 minit adalah panjang yang ideal untuk menangkap perhatian orang. Apa sahaja sekitar masa ini membawa kepada produktiviti dan fokus yang lebih tinggi. Itulah sebabnya kebanyakan ceramah TED berlangsung antara 15-18 minit.

Kira dan jejaki kos setiap mesyuarat untuk meningkatkan kesedaran

Setiap kali anda dan pekerja anda mengadakan mesyuarat, terdapat kos langsung dan tidak langsung yang terlibat. Gaji anda adalah kos yang paling ketara. Penyelidikan menunjukkan bahawa setelah pekerja meninggalkan meja mereka untuk mesyuarat, biasanya mengambil masa kira-kira 25 minit untuk mereka memfokuskan semula kerja mereka.

Kebanyakan orang tidak menyedari bahawa mesyuarat datang dengan kos. Jika mereka sedar, mereka kemungkinan besar akan lebih berhati-hati tentang cara mereka menghabiskan masa kerja mereka.

Anda boleh melakukan ini dengan mudah dengan menjejaki kos mesyuarat dan berkongsinya dengan pekerja pada penghujung bulan. Apabila angka-angka menunjukkan bahawa pekerja telah menghabiskan 30-35 jam dalam mesyuarat, berserta kos yang berkaitan, pasukan anda kemungkinan besar akan lebih berhati-hati pada masa hadapan.

Tetapkan pemasa untuk mempercepatkan proses mesyuarat

Mesyuarat anda boleh dengan mudah tersasar akibat perbahasan hangat atau perbincangan tentang produk kreatif. Tetapi seperti yang disebutkan sebelum ini, mesyuarat datang dengan kos, jadi anda perlu memastikannya berada di landasan, sama seperti agenda.

Jake Knapp, rakan kongsi reka bentuk di GV (cabang usaha niaga Google), melakukan ini dengan pemasa yang mudah. Untuk mesyuarat 30 minit, Jake menetapkan pemasa dan meletakkannya di tempat yang semua orang boleh melihatnya. Peraturannya mudah – apabila pemasa berbunyi, mesyuarat tamat.

Pemasa mempunyai kesan psikologi yang kuat, mewujudkan rasa kemendesakan untuk semua orang dalam mesyuarat. Jika seseorang diberikan 5 minit untuk bercakap dan melebihi masa, pemasa menjelas siapa yang bertanggungjawab menyebabkan mesyuarat berjalan lama.

Jangan jadikan mesyuarat sebagai beban!

Kesimpulannya, mesyuarat tidak perlu menjadi pembunuh produktiviti. Kuncinya adalah untuk menjadikannya bertujuan, ringkas, dan relevan, dan anda bukan sahaja akan menjimatkan masa tetapi juga meningkatkan penglibatan dan semangat pekerja.

Seperti yang pernah dikatakan oleh Peter Drucker, "Perkara paling penting dalam komunikasi adalah mendengar apa yang tidak dikatakan." Dengan menjadikan mesyuarat lebih berfokus dan cekap, anda memberi ruang kepada idea dan pandangan sebenar untuk muncul.

Jadi, bagaimana mesyuarat anda berjalan?