無駄なミーティングを削減するGoogleのガイド

英国、ドイツ、米国の約1,900万件のミーティングと6,500人のビジネスパーソンを対象にした調査では、ミーティングによる損失が驚くべき4,570億ドルに上ることが明らかになりました。Doodleの調査は、ミーティングが意思決定に不可欠である一方、非効率であることを浮き彫りにしています。

• 44%がミーティングが多すぎて仕事が完了できないと感じている。
• 43%がミーティング後に重要なポイントを理解できていない。
• 26%がミーティングの質の低さが顧客やサプライヤーとの関係に悪影響を与えていると回答。 延々と続くミーティングは習慣になりましたが、多くの場合、時間を無駄にし、士気を下げ、意欲を削いでいます。

世界で最も成功した企業の一つであるGoogleは、開催する価値のあるミーティングの基準を確立しています。このアプローチは、無駄な時間をなくし、社員のモチベーションを高めることを目的としています。

あなたのビジネスはGoogleほど大きくも多様でもないかもしれませんが、彼らのミーティングの進め方から学べることはたくさんあります。

絶対に必要な場合以外はミーティングを開かない

ミーティングをスケジュールする前に、自問してみましょう。本当に必要か？社員を仕事から引き離して会議室に集める価値があるか？

著書『How Google Works』の中で、Alphabet Inc.の元CEOで現Executive Chairmanのエリック・シュミットは、全Google社員向けのミーティングガイドラインの策定を自分のチームに依頼したエピソードを紹介しています。

重要なルールの一つは、絶対に必要な場合のみミーティングを開くことです。社員は明確な目的なしにミーティングをスケジュールしないよう奨励されています。

調査によれば、ミーティングの約67%は無駄か、効率化できるものです。だからこそ、ミーティングへのアプローチを見直す必要があります。

ミーティングがスケジュールされるたびにこれらの問いに答えることでビジネスに適用できます。

• ミーティングの目的は何か？
• その目的は電話やメールで達成できるか？
• その課題は緊急か？
• その課題は重要か？
• 別の対処方法はあるか？

多くの非効率な企業では、どんな問題でも最初の解決策が大きな幹部会議になりがちです。代わりに、Googleから教訓を得て、最終的にミーティングを開く決断をする前に慎重に考えましょう。

すべてのミーティングに明確なアジェンダを用意する

明確なアジェンダや構造のないミーティングは、すぐに脱線して何時間も続いてしまいます。生産性を向上させるために、常に議題の明確なアウトラインを作成しましょう。さらに重要なのは、参加者が準備して効果的に貢献できるよう、少なくとも24時間前にアジェンダを共有することです。

ミーティングに丸一日を使えるわけではありません。最初から整合性を確立することで、参加者は簡潔に意見を述べ、議題に沿って進め、最大の価値を提供することができます。

Googleでは、マリッサ・メイヤー（元Google幹部、Yahoo元CEO）が週に約70件のミーティングをこなし、最も創造的で効果的な意思決定者の一人として知られていました。彼女のミーティングに対する重要なルールは、明確でよく準備されたアジェンダを持つことでした。社員は彼女に会いたければ事前にアジェンダを提供しなければなりませんでした。このアプローチが彼女や他のGoogle幹部が不要なミーティングを削減するのに役立ちました。

すべてのミーティングに最終意思決定者を任命する

全員が対等な発言権を持ち、行き詰まりが生じて明確な進め方が見えないミーティングに参加したことはありますか？

この状況はよくあることです。

だからこそGoogleは、すべてのミーティングに最終決定に責任を持つ明確なリーダーを置いています。この人物がミーティングを管理し、アジェンダを設定し、参加者を決定します。こうすることで、議論や意見の相違があっても最終決定が必ず下され、チームが前進し続けられます。

このルールはすべてのレベルのミーティングに適用できます。小さなブレインストーミングセッションでも、ミーティングを軌道に乗せてスムーズに進める責任者を置くようにしましょう。

ミーティングに参加するすべての人は明確な参加理由を持つべきだ

重要なミーティングや部門横断的な議論に招待されなかったことで、がっかりしたり疎外感を感じたことはありますか？

そう感じているのはあなただけではありません。

GoogleのBusiness Operations担当Vice Presidentであるクリスティン・ギルはI、多くの人が「名誉のバッジ」としてミーティングに招待されているだけで、実際には貢献していないと考えています。この意識を変えるため、クリスティンはGoogleの10人ルールを導入しました。ミーティングの参加人数は少なければ少ないほど良く、10人を超えるべきではないというものです。

研究によれば、10人未満のミーティングはより効果的で説得力があることが多いとされています。

シンプルな方法は、特定の人がなぜミーティングに招待されているかを問うことです。その人がミーティングに直接貢献したかどうか？

重要に見せたり傍観者として参加するためにミーティングへの出席を促すのはやめましょう。すべての参加者には明確で正当な参加理由が必要です。

「Buck stops here」アプローチでアクションアイテムを明確にし、責任を割り当てる

ほとんどのミーティングが時間を無駄にする主な理由の一つは、人々が集まって様々なアイデアを議論するものの、アクションアイテムと個人の責任を明確に定義できないことです。

責任が明確に割り当てられていないと、全員が他の誰かがタスクを引き受けると思ってしまいます。

Googleも同様の問題に直面しましたが、「Buck stops here（責任はここで止まる）」メソッドで解決しました。簡単に言えば、ミーティングで議論されたすべてのアクションアイテムには、締め切りと直接責任者を設けなければならないということです。これはAppleのD.R.I.（Directly Responsible Individual）アプローチに似ています。

このルールはブレインストーミングやアイデア創出セッションを含む全ミーティングに適用されます。ミーティングが開催されたら、明確な責任が割り当てられたアクションアイテムなしに終わることはできません。

このシンプルなアプローチにより、Googleはわずか90日間でGoogle+の100以上の機能を開発・リリースすることができました。

Googleはイノベーションと絶え間ない実験の代名詞です。Googleの創業者は、ビジネスのあらゆる側面で「早期かつ頻繁に戦略を展開する」という原則に従っています。

これにより、小グループで新しい製品や機能を迅速にテストし、パフォーマンスを測定し、必要に応じて変更を加えることができます。

この文化のおかげで、Googleの意思決定は個人的な意見ではなく、データに基づいた証拠に完全に基づいています。これはマリッサ・メイヤーの「イノベーションの9原則」の重要なポイントの一つでもあります。

同様のアプローチをミーティングに適用し、社内の透明性文化の構築と促進を助けましょう。明確なデータに基づいた証拠なしに決定が下されることがないようにしましょう。

メール、スマートフォン、その他の不要な気が散る要素から離れる

調査によれば、約87%の人がミーティング中に電話に出たりテキストを送ることは不適切だと考えています。しかし、ほとんどの人がそれでも行っています。

重要な会議中にスマートフォンやノートパソコンを使うことは、自分の集中を乱すだけでなく他の人の邪魔にもなります。一部の企業がミーティング中にお茶や軽食を認めているとなると、さらに悪化します。

これらの習慣を変えることは、企業文化の一部であるため容易ではありません。エリック・シュミット自身、社員にミーティング中にノートパソコンを閉じるよう説得するのは難しいと認めていますが、Googleはこの変化を取り入れようとしています。

スタンドアップミーティングで意思決定を加速する

スタンドアップミーティングはスタートアップ文化の一部として見られることが多いです。しかしそれ以上に、ワシントン大学の研究では、スタンドアップミーティングに参加するとよりエネルギッシュで、積極的で、生産的になる傾向があることが示されています。

ほとんどの状況確認ミーティングでは、参加者は座らずに立つことが求められます。このアプローチを他の種類のミーティングにも適用できます。

クリスティン・ギルは必要に応じてウォーキングミーティングも支持しています。Googleにおける彼女の哲学はシンプルです。決定を待っているのであれば、意思決定者のオフィスに歩いていってスタンドアップミーティングをするとしても、すぐに対処すべきということです。

ミーティングを15分以内に収める

パーキンソンの法則によれば、社内ミーティングは15分以内に収めるべきです。1〜2時間続くミーティングのスケジュールは避けましょう。もちろん、すべてのミーティングが短時間で終わるわけではないので、正当な理由があれば柔軟に対応しましょう。

15分という時間枠には科学的な根拠もあります。TEDのキュレーター、クリス・アンダーソンによれば、18分が人々の注意を引きつける理想的な長さです。この時間前後は生産性と集中力が高まります。だからこそ、ほとんどのTEDトークは15〜18分続くのです。

各ミーティングのコストを計算・追跡して意識を高める

あなたや社員がミーティングを持つたびに、直接的・間接的なコストが発生します。給与が最も明らかなコストです。研究によれば、社員がミーティングのために席を離れると、仕事に再集中するまでに約25分かかることが多いとされています。

ほとんどの人はミーティングにコストがかかることを認識していません。もし認識していれば、仕事時間の使い方についてより意識的になるでしょう。

ミーティングのコストを追跡し、月末に社員と共有することで簡単にできます。社員が30〜35時間のミーティングに費やし、関連するコストが示されると、チームは今後より意識的になるでしょう。

タイマーを設定してミーティングのプロセスを加速する

ミーティングは熱い議論や創造的な製品に関するディスカッションによって簡単に脱線することがあります。しかし前述のとおり、ミーティングにはコストがかかるため、アジェンダと同様に軌道に乗せ続ける必要があります。

GV（Googleのベンチャー部門）のデザインパートナー、ジェイク・ナップはシンプルなタイマーでこれを実践しています。30分のミーティングでは、ジェイクはタイマーをセットして全員が見える場所に置きます。ルールはシンプルです──タイマーが鳴ったらミーティング終了。

タイマーは強力な心理的効果を持ち、ミーティング全員に緊張感を生み出します。誰かが5分間発言する時間を与えられてオーバーしたとき、タイマーはミーティングを延長させた責任者を明確にします。

ミーティングを苦痛にしないこと！

結論として、ミーティングは必ずしも生産性のキラーである必要はありません。重要なのは、目的があり、簡潔で、関連性があることです。それを守れば、時間を節約するだけでなく、社員のエンゲージメントとモラールも高められます。

ピーター・ドラッカーがかつて言いました。「コミュニケーションで最も重要なことは、言われていないことを聞くことだ。」ミーティングをより集中的で効率的にすることで、真のアイデアとインサイトが生まれる余地が生まれます。

あなたのミーティングはいかがですか？