Panduan dari Google untuk membantu Anda mengurangi pertemuan yang tidak perlu

Penelitian terhadap 19 juta pertemuan dan 6.500 profesional di Inggris, Jerman, dan AS mengungkapkan $457 miliar yang terbuang sia-sia untuk pertemuan. Meskipun pertemuan penting untuk pengambilan keputusan, survei Doodle menyoroti ketidakefisienannya:

• 44% kesulitan menyelesaikan pekerjaan karena terlalu banyak pertemuan.
• 43% meninggalkan pertemuan tanpa kejelasan tentang poin-poin utama.
• 26% mengatakan pertemuan yang buruk merusak hubungan dengan klien dan pemasok. Pertemuan tanpa henti telah menjadi kebiasaan, namun sering kali hanya membuang waktu, menguras semangat, dan mematikan motivasi.

Salah satu perusahaan paling sukses di dunia — Google — telah menetapkan kriteria untuk pertemuan yang layak diadakan. Pendekatan ini bertujuan untuk menghilangkan pemborosan waktu dan meningkatkan motivasi karyawan.

Bisnis Anda mungkin tidak sebesar atau selengkap Google, tetapi ada banyak hal yang dapat Anda pelajari dari cara mereka menjalankan pertemuan.

Jangan adakan pertemuan kecuali benar-benar diperlukan

Sebelum menjadwalkan pertemuan, tanyakan pada diri sendiri: Apakah ini benar-benar diperlukan? Apakah sepadan untuk menarik karyawan Anda dari pekerjaan mereka untuk duduk di ruang konferensi?

Dalam buku "How Google Works," Eric Schmidt, mantan CEO dan saat ini Executive Chairman of Alphabet Inc., berbagi bagaimana ia meminta timnya membuat panduan pertemuan untuk semua karyawan Google.

Salah satu aturan kunci adalah hanya mengadakan pertemuan jika benar-benar diperlukan. Karyawan didorong untuk tidak menjadwalkan pertemuan tanpa tujuan yang jelas.

Penelitian menunjukkan bahwa hampir 67% pertemuan bersifat sia-sia atau dapat disederhanakan. Inilah mengapa Anda perlu mempertimbangkan kembali cara Anda mendekatinya.

Anda dapat menerapkan ini pada bisnis Anda dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini setiap kali pertemuan dijadwalkan:

• Apa tujuan pertemuan ini?
• Bisakah tujuan itu dicapai melalui panggilan telepon atau email?
• Apakah masalahnya mendesak?
• Apakah masalahnya penting?
• Apakah ada cara lain untuk mengatasinya?

Bagi banyak perusahaan yang tidak efisien, solusi pertama untuk masalah apa pun tampaknya adalah pertemuan eksekutif besar. Sebagai gantinya, ambil pelajaran dari Google dan pertimbangkan dengan cermat sebelum membuat keputusan akhir untuk mengadakannya.

Miliki agenda yang jelas untuk setiap pertemuan

Pertemuan tanpa agenda atau struktur yang jelas dapat dengan cepat keluar jalur dan berlangsung berjam-jam. Untuk meningkatkan produktivitas, selalu buat garis besar topik yang akan dibahas. Lebih penting lagi, bagikan agenda kepada peserta setidaknya 24 jam sebelumnya sehingga mereka dapat mempersiapkan diri dan berkontribusi secara efektif.

Kita tidak memiliki seharian penuh untuk pertemuan. Menetapkan keselarasan sejak awal mendorong peserta untuk menyampaikan pandangan mereka secara ringkas, tetap pada topik dan selaras dengan tujuan untuk memberikan nilai terbesar.

Di Google, Marissa Mayer (mantan eksekutif Google dan CEO Yahoo) mengadakan hampir 70 pertemuan seminggu dan dikenal sebagai salah satu pengambil keputusan yang paling kreatif dan efektif. Aturan utamanya untuk setiap pertemuan adalah memiliki agenda yang jelas dan siap. Karyawan harus menyediakan agenda terlebih dahulu jika ingin bertemu dengannya. Pendekatan ini membantunya dan eksekutif Google lainnya mengurangi pertemuan yang tidak perlu.

Tetapkan pengambil keputusan akhir untuk setiap pertemuan

Apakah Anda sering menghadiri pertemuan di mana semua orang memiliki suara yang sama, menyebabkan kebuntuan dan tidak ada jalan maju yang jelas?

Situasi ini sangat umum terjadi.

Itulah mengapa Google memastikan bahwa setiap pertemuan memiliki pemimpin yang jelas yang bertanggung jawab atas keputusan akhir. Orang ini mengelola pertemuan, menetapkan agenda, dan memutuskan siapa yang harus hadir. Dengan cara ini, bahkan dengan perdebatan dan ketidaksetujuan, keputusan akhir selalu dibuat, menjaga tim terus bergerak maju.

Anda dapat menerapkan aturan ini pada pertemuan di semua tingkatan. Bahkan dalam sesi brainstorming kecil, pastikan ada pemimpin untuk menjaga pertemuan tetap pada jalur dan berjalan lancar.

Setiap peserta pertemuan harus memiliki alasan yang jelas untuk hadir

Pernahkah Anda merasa kecewa atau tidak dilibatkan karena tidak diundang ke pertemuan penting atau diskusi lintas departemen?

Jika jawabannya ya, Anda tidak sendirian.

Kristen Gill, Vice President of Business Operations di Google, percaya bahwa banyak orang diundang ke pertemuan hanya sebagai "penghargaan" dan sebenarnya tidak berkontribusi. Untuk mengubah pola pikir ini, Kristen menerapkan aturan 10 orang Google, yang menyatakan bahwa semakin sedikit orang dalam pertemuan, semakin baik, dan tidak boleh melebihi 10 orang.

Penelitian menunjukkan bahwa pertemuan dengan kurang dari 10 orang sering kali lebih efektif dan persuasif.

Cara sederhana untuk melakukan ini adalah dengan menanyakan mengapa seseorang tertentu diundang ke pertemuan. Apakah orang tersebut berkontribusi langsung pada pertemuan atau tidak?

Jangan mendorong orang untuk menghadiri pertemuan hanya agar merasa penting atau sebagai penonton. Setiap peserta harus memiliki alasan yang jelas dan valid untuk hadir.

Klarifikasi action items dan tetapkan tanggung jawab menggunakan pendekatan "Buck stops here"

Salah satu alasan utama sebagian besar pertemuan membuang waktu adalah orang-orang berkumpul, mendiskusikan berbagai ide, tetapi gagal mendefinisikan dengan jelas action items dan tanggung jawab individual.

Ketika tanggung jawab tidak ditetapkan dengan jelas, semua orang mengasumsikan orang lain akan menangani tugasnya.

Google menghadapi masalah serupa tetapi mengatasinya dengan metode "Buck stops here." Singkatnya, setiap action item yang dibahas dalam pertemuan harus memiliki tenggat waktu dan orang yang bertanggung jawab langsung atasnya. Ini mirip dengan pendekatan D.R.I. (Directly Responsible Individual) dari Apple.

Aturan ini berlaku untuk semua pertemuan, termasuk sesi brainstorming dan pembuatan ide. Setelah pertemuan diadakan, pertemuan tidak dapat berakhir tanpa action items yang ditetapkan dengan tanggung jawab yang jelas.

Pendekatan sederhana ini membantu Google mengembangkan dan merilis lebih dari 100 fitur Google+ hanya dalam 90 hari.

Google identik dengan inovasi dan eksperimentasi yang konstan. Para pendiri Google mengikuti prinsip "meluncurkan strategi lebih awal dan sering" dalam setiap aspek bisnis.

Ini memungkinkan mereka untuk dengan cepat menguji produk dan fitur baru dalam kelompok kecil, mengukur kinerja, dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan.

Berkat budaya ini, pengambilan keputusan di Google sepenuhnya berdasarkan bukti berbasis data, bukan pendapat pribadi. Ini juga merupakan salah satu poin kunci dalam "9 Principles of Innovation" Marissa Mayer.

Pendekatan serupa harus diterapkan dalam pertemuan untuk membantu membangun dan mempromosikan budaya transparansi dalam perusahaan. Jangan biarkan keputusan dibuat tanpa bukti yang didukung data yang jelas.

Putuskan koneksi dari email, smartphone, dan gangguan tidak perlu lainnya

Penelitian menunjukkan bahwa hampir 87% orang menganggap menjawab telepon dan mengirim pesan saat pertemuan adalah hal yang tidak pantas. Namun, kebanyakan orang masih melakukannya.

Menggunakan smartphone atau laptop dalam pertemuan yang cepat dan penting tidak hanya mengalihkan perhatian Anda, tetapi juga mengganggu orang lain. Ini menjadi lebih buruk ketika beberapa perusahaan mengizinkan teh atau camilan selama pertemuan.

Menghilangkan kebiasaan-kebiasaan ini tidak mudah karena sudah menjadi bagian dari budaya perusahaan. Eric Schmidt sendiri mengakui bahwa sulit untuk meyakinkan karyawan menutup laptop mereka selama pertemuan, tetapi Google tetap berusaha membuat perubahan ini.

Percepat pengambilan keputusan dengan stand-up meetings

Stand-up meetings sering dianggap sebagai bagian dari budaya startup. Namun lebih dari itu, sebuah penelitian di University of Washington menunjukkan bahwa orang cenderung lebih energik, terlibat, dan produktif saat berpartisipasi dalam stand-up meetings.

Dalam sebagian besar pertemuan pembaruan status, peserta diminta untuk berdiri alih-alih duduk. Anda dapat menerapkan pendekatan ini pada jenis pertemuan lainnya juga.

Kristen Gill bahkan mendukung berjalan selama pertemuan jika diperlukan. Filosofinya di Google sangat sederhana: Jika sebuah keputusan menunggu untuk dibuat, itu harus ditangani segera, meski berarti berjalan ke kantor pengambil keputusan dan mengadakan stand-up meeting.

Jaga pertemuan di bawah 15 menit

Menurut Hukum Parkinson, pertemuan perusahaan seharusnya berlangsung tidak lebih dari 15 menit. Hindari menjadwalkan pertemuan yang berlangsung 1 atau 2 jam. Tentu saja, tidak semua pertemuan dapat diselesaikan dengan cepat, jadi bersikaplah fleksibel jika ada alasan yang valid untuk memperpanjang waktu.

Kerangka waktu 15 menit juga memiliki dasar ilmiah. Menurut kurator TED Chris Anderson, 18 menit adalah durasi ideal untuk menarik perhatian orang. Waktu sekitar ini menghasilkan produktivitas dan fokus yang lebih tinggi. Itulah mengapa sebagian besar ceramah TED berlangsung antara 15-18 menit.

Hitung dan lacak biaya setiap pertemuan untuk meningkatkan kesadaran

Setiap kali Anda dan karyawan Anda mengadakan pertemuan, ada biaya langsung maupun tidak langsung yang terlibat. Gaji Anda adalah biaya yang paling jelas. Penelitian menunjukkan bahwa setelah seorang karyawan meninggalkan mejanya untuk pertemuan, biasanya membutuhkan waktu sekitar 25 menit bagi mereka untuk fokus kembali pada pekerjaan mereka.

Kebanyakan orang tidak menyadari bahwa pertemuan memiliki biaya. Jika mereka tahu, mereka kemungkinan akan lebih sadar tentang bagaimana menghabiskan waktu kerja mereka.

Anda dapat melakukan ini dengan mudah dengan melacak biaya pertemuan dan membagikannya dengan karyawan di akhir bulan. Ketika angka-angka menunjukkan bahwa karyawan telah menghabiskan 30-35 jam dalam pertemuan, beserta biaya yang terkait, tim Anda kemungkinan akan lebih sadar di masa mendatang.

Tetapkan timer untuk mempercepat proses pertemuan

Pertemuan Anda dapat dengan mudah keluar jalur karena perdebatan sengit atau diskusi tentang produk kreatif. Namun seperti yang disebutkan sebelumnya, pertemuan memiliki biaya, jadi Anda perlu menjaganya tetap pada jalur, seperti agenda.

Jake Knapp, design partner di GV (lengan venture Google), melakukan ini dengan timer sederhana. Untuk pertemuan 30 menit, Jake mengatur timer dan menempatkannya di tempat yang dapat dilihat semua orang. Aturannya sederhana — begitu timer berbunyi, pertemuan berakhir.

Timer memiliki efek psikologis yang kuat, menciptakan rasa urgensi bagi semua orang dalam pertemuan. Jika seseorang diberi 5 menit untuk berbicara dan melampaui waktu, timer memperjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas perpanjangan waktu pertemuan.

Jangan jadikan pertemuan sebagai beban!

Kesimpulannya, pertemuan tidak harus menjadi pembunuh produktivitas. Kuncinya adalah menjaganya agar memiliki tujuan, ringkas, dan relevan — dan Anda tidak hanya akan menghemat waktu tetapi juga meningkatkan keterlibatan dan semangat karyawan.

Seperti yang pernah dikatakan Peter Drucker, "Hal terpenting dalam komunikasi adalah mendengar apa yang tidak dikatakan." Dengan membuat pertemuan lebih terfokus dan efisien, Anda memberi ruang bagi ide dan wawasan nyata untuk muncul.

Jadi, bagaimana pertemuan Anda berjalan?