Una guía de Google para reducir las reuniones innecesarias

Una investigación sobre 19 millones de reuniones y 6.500 profesionales en el Reino Unido, Alemania y Estados Unidos revela un impresionante desperdicio de 457.000 millones de dólares en reuniones. Si bien las reuniones son esenciales para la toma de decisiones, la encuesta de Doodle destaca su ineficiencia:

• El 44% tiene dificultades para completar su trabajo debido al exceso de reuniones.
• El 43% sale de las reuniones sin claridad sobre los puntos clave.
• El 26% afirma que las reuniones mal gestionadas perjudican las relaciones con clientes y proveedores.

Las reuniones interminables se han convertido en un hábito, aunque a menudo desperdician tiempo, agotan la moral y acaban con la motivación.

Una de las empresas más exitosas del mundo, Google, ha establecido sus criterios para determinar si una reunión vale la pena celebrarse. Este enfoque busca eliminar el tiempo perdido e impulsar la motivación de los empleados.

Su empresa puede no ser tan grande ni diversa como Google, pero hay mucho que aprender de cómo gestionan sus reuniones.

No celebre una reunión a menos que sea absolutamente necesario

Antes de programar una reunión, pregúntese: ¿Es realmente necesaria? ¿Vale la pena apartar a sus empleados de su trabajo para sentarse en una sala de conferencias?

En el libro «How Google Works», Eric Schmidt, exCEO y actual presidente ejecutivo de Alphabet Inc., compartió cómo le pidió a su equipo crear directrices de reuniones para todos los empleados de Google.

Una de las reglas clave es celebrar una reunión únicamente si es absolutamente necesario. Se alienta a los empleados a no programar reuniones sin un propósito claro.

Las investigaciones muestran que casi el 67% de las reuniones son innecesarias o podrían simplificarse. Por eso es necesario reconsiderar cómo se las aborda.

Puede aplicar esto a su empresa respondiendo estas preguntas cada vez que se programe una reunión:

• ¿Cuál es el propósito de la reunión?
• ¿Puede lograrse ese propósito a través de una llamada telefónica o un correo electrónico?
• ¿Es urgente el asunto?
• ¿Es importante el asunto?
• ¿Existe otra manera de abordarlo?

En muchas empresas poco eficientes, la primera solución ante cualquier problema parece ser una gran reunión ejecutiva. En cambio, tome ejemplo de Google y piense detenidamente antes de tomar la decisión final de convocar una.

Tenga una agenda clara para cada reunión

Una reunión sin una agenda o estructura clara puede desviarse fácilmente y prolongarse durante horas. Para mejorar la productividad, cree siempre un esquema claro de los temas a tratar. Más importante aún, comparta la agenda con los participantes con al menos 24 horas de anticipación para que puedan prepararse y contribuir de manera efectiva.

No tenemos todo el día para reuniones. Establecer la alineación desde el principio alienta a los participantes a presentar sus puntos de vista de manera concisa, manteniéndose en el tema y alineados con los objetivos para entregar el máximo valor.

En Google, Marissa Mayer (exdirectiva de Google y exCEO de Yahoo) celebraba casi 70 reuniones por semana y era conocida como una de las tomadoras de decisiones más creativas y efectivas. Su regla clave para cualquier reunión era tener una agenda clara y bien preparada. Los empleados debían proporcionar la agenda con anticipación si querían reunirse con ella. Este enfoque le ayudó a ella y a otros ejecutivos de Google a reducir las reuniones innecesarias.

Asigne un responsable final de decisiones en cada reunión

¿Asiste con frecuencia a reuniones donde todos tienen igual voz, lo que lleva a bloqueos y a ninguna salida clara?

Esta situación es demasiado común.

Por eso Google se asegura de que cada reunión tenga un líder claro que sea responsable de tomar la decisión final. Esta persona gestiona la reunión, establece la agenda y decide quién debe asistir. De esta manera, incluso con debates y desacuerdos, siempre se toma una decisión final, manteniendo al equipo en movimiento.

Puede aplicar esta regla a las reuniones en todos los niveles. Incluso en pequeñas sesiones de lluvia de ideas, asegúrese de que haya un líder que mantenga la reunión en curso y funcionando sin problemas.

Todos los asistentes a la reunión deben tener una razón clara para estar ahí

¿Alguna vez se ha sentido decepcionado o excluido porque no fue invitado a una reunión importante o a una discusión entre departamentos?

Si la respuesta es sí, no está solo.

Kristen Gill, Vicepresidenta de Operaciones de Negocio en Google, cree que muchas personas son invitadas a reuniones simplemente como una «insignia de honor» y en realidad no contribuyen. Para cambiar esta mentalidad, Kristen implementó la regla de las 10 personas de Google, que establece que cuantas menos personas haya en una reunión, mejor, y que no debe superar las 10 personas.

Las investigaciones muestran que las reuniones con menos de 10 personas suelen ser más efectivas y persuasivas.

Una forma sencilla de hacerlo es preguntar por qué una persona específica está invitada a la reunión: ¿contribuyó directamente a la reunión esa persona o no?

No fomente que las personas asistan a reuniones solo para sentirse importantes o actuar como espectadores. Cada participante debe tener una razón clara y válida para estar presente.

Clarifique los puntos de acción y asigne responsabilidades con el enfoque «Buck stops here»

Una de las principales razones por las que la mayoría de las reuniones pierden el tiempo es que las personas se reúnen, discuten diferentes ideas, pero no definen claramente los puntos de acción y las responsabilidades individuales.

Cuando las responsabilidades no están claramente asignadas, todos asumen que otro se encargará de la tarea.

Google enfrentó un problema similar pero lo resolvió con el método «Buck stops here». En términos simples, cada punto de acción discutido en una reunión debe tener una fecha límite y una persona directamente responsable de él. Esto es similar al enfoque D.R.I. (Directly Responsible Individual) de Apple.

Esta regla se aplica a todas las reuniones, incluidas las sesiones de lluvia de ideas y generación de ideas. Una vez que se celebra una reunión, no puede terminar sin que se asignen los puntos de acción con responsabilidades claras.

Este sencillo enfoque ayudó a Google a desarrollar y lanzar más de 100 funcionalidades de Google+ en solo 90 días.

Google es sinónimo de innovación y experimentación constante. Los fundadores de Google siguen el principio de «lanzar estrategias temprano y con frecuencia» en todos los aspectos del negocio.

Esto les permite probar rápidamente nuevos productos y funcionalidades en grupos pequeños, medir el rendimiento y hacer cambios según sea necesario.

Gracias a esta cultura, la toma de decisiones en Google se basa completamente en evidencia basada en datos, no en opiniones personales. Este es también uno de los puntos clave en los «9 Principios de Innovación» de Marissa Mayer.

Un enfoque similar debería aplicarse en las reuniones para ayudar a construir y promover una cultura de transparencia dentro de la empresa. No permita que se tome una decisión sin evidencia clara respaldada por datos.

Desconéctese del correo electrónico, los teléfonos inteligentes y otras distracciones innecesarias

Las investigaciones muestran que casi el 87% de las personas considera inapropiado responder llamadas y enviar mensajes durante las reuniones. Sin embargo, la mayoría de las personas aún lo hace.

Usar un teléfono inteligente o portátil en una reunión importante y de ritmo acelerado no solo le distrae a usted, sino que también molesta a los demás. La situación empeora cuando algunas empresas permiten tomar té o bocadillos durante las reuniones.

Romper estos hábitos no es fácil, ya que forman parte de la cultura empresarial. El propio Eric Schmidt admitió que es difícil convencer a los empleados de cerrar sus portátiles durante las reuniones, pero Google sigue intentando hacer este cambio.

Acelere la toma de decisiones con reuniones de pie

Las reuniones de pie suelen verse como parte de la cultura de las startups. Pero más que eso, un estudio de la Universidad de Washington demostró que las personas tienden a ser más enérgicas, comprometidas y productivas cuando participan en reuniones de pie.

En la mayoría de las reuniones de actualización de estado, se requiere que los participantes estén de pie en lugar de sentados. Puede aplicar este enfoque a otros tipos de reuniones también.

Kristen Gill incluso apoya caminar durante las reuniones cuando sea necesario. Su filosofía en Google es simple: si una decisión está esperando tomarse, debe manejarse de inmediato, incluso si eso significa ir a la oficina del responsable de la decisión y tener una reunión de pie.

Mantenga las reuniones en menos de 15 minutos

Según la Ley de Parkinson, las reuniones de empresa no deben durar más de 15 minutos. Evite programar reuniones que duren 1 o 2 horas. Por supuesto, no todas las reuniones pueden terminarse rápidamente, así que sea flexible si hay una razón válida para extender el tiempo.

El marco de 15 minutos también tiene una base científica. Según el curador de TED Chris Anderson, 18 minutos es la duración ideal para captar la atención de las personas. Cualquier tiempo alrededor de este período conduce a una mayor productividad y enfoque. Por eso la mayoría de las charlas TED duran entre 15 y 18 minutos.

Calcule y haga seguimiento del costo de cada reunión para generar conciencia

Cada vez que usted y sus empleados tienen una reunión, hay costos directos e indirectos involucrados. Su salario es el costo más obvio. Las investigaciones muestran que una vez que un empleado deja su escritorio para una reunión, generalmente tarda unos 25 minutos en volver a concentrarse en su trabajo.

La mayoría de las personas no se da cuenta de que las reuniones tienen costos. Si lo supieran, probablemente serían más conscientes de cómo invierten su tiempo de trabajo.

Puede hacer esto fácilmente haciendo seguimiento de los costos de las reuniones y compartiéndolos con los empleados al final del mes. Cuando los números muestren que los empleados han pasado 30 o 35 horas en reuniones, junto con los costos asociados, su equipo probablemente será más consciente en el futuro.

Establezca un temporizador para agilizar el proceso de reunión

Sus reuniones pueden desviarse fácilmente debido a debates acalorados o discusiones sobre productos creativos. Pero como se mencionó anteriormente, las reuniones tienen costos, por lo que debe mantenerlas en curso, al igual que la agenda.

Jake Knapp, socio de diseño en GV (el brazo de capital de riesgo de Google), hace esto con un simple temporizador. Para reuniones de 30 minutos, Jake configura el temporizador y lo coloca donde todos puedan verlo. La regla es simple: una vez que suena el temporizador, la reunión termina.

El temporizador tiene un fuerte efecto psicológico, creando una sensación de urgencia para todos en la reunión. Si a alguien se le dan 5 minutos para hablar y se excede del tiempo, el temporizador deja claro quién es responsable de que la reunión se extienda.

¡No convierta las reuniones en una carga!

En conclusión, las reuniones no tienen por qué ser un asesino de la productividad. La clave está en mantenerlas con propósito, concisas y relevantes: así no solo ahorrará tiempo, sino que también impulsará el compromiso y la moral de los empleados.

Como dijo Peter Drucker alguna vez: «Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice». Al hacer las reuniones más enfocadas y eficientes, se abre espacio para que emerjan las ideas e insights reales.

¿Y usted, cómo van sus reuniones?