Um guia do Google para reduzir reuniões inúteis

Uma pesquisa com 19 milhões de reuniões e 6.500 profissionais no Reino Unido, Alemanha e Estados Unidos revela um desperdício impressionante de US$ 457 bilhões em reuniões. Embora as reuniões sejam essenciais para a tomada de decisão, a pesquisa da Doodle destaca sua ineficiência:

• 44% têm dificuldade em concluir o trabalho devido ao excesso de reuniões.
• 43% saem das reuniões sem entender os principais pontos discutidos.
• 26% afirmam que reuniões mal conduzidas prejudicam os relacionamentos com clientes e fornecedores.

Reuniões intermináveis tornaram-se um hábito, mas frequentemente desperdiçam tempo, drenam a moral e destroem a motivação.

Uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo — o Google — estabeleceu seus próprios critérios para uma reunião que vale a pena realizar. Essa abordagem visa eliminar o tempo desperdiçado e aumentar a motivação dos colaboradores.

Sua empresa pode não ser tão grande ou diversificada quanto o Google, mas há muito que você pode aprender sobre como eles conduzem suas reuniões.

Não realize uma reunião a menos que seja absolutamente necessário

Antes de agendar uma reunião, pergunte-se: é realmente necessário? Vale a pena tirar seus colaboradores do trabalho para sentar em uma sala de conferências?

No livro "How Google Works", Eric Schmidt, ex-CEO e atual Presidente Executivo da Alphabet Inc., compartilhou como pediu à sua equipe que criasse diretrizes de reunião para todos os funcionários do Google.

Uma das regras principais é realizar uma reunião apenas se for absolutamente necessário. Os colaboradores são encorajados a não agendar reuniões sem um propósito claro.

Pesquisas mostram que quase 67% das reuniões são inúteis ou poderiam ser simplificadas. Por isso, você precisa repensar como as aborda.

Você pode aplicar isso ao seu negócio respondendo a estas perguntas toda vez que uma reunião for agendada:

• Qual é o propósito da reunião?
• Esse propósito pode ser alcançado por uma ligação telefônica ou e-mail?
• O assunto é urgente?
• O assunto é importante?
• Existe outra forma de resolvê-lo?

Em muitas empresas ineficientes, a primeira solução para qualquer problema parece ser uma grande reunião com executivos. Em vez disso, aprenda com o Google e pense com cuidado antes de tomar a decisão final de realizá-la.

Tenha uma pauta clara para cada reunião

Uma reunião sem uma pauta ou estrutura clara pode rapidamente sair dos trilhos e se arrastar por horas. Para melhorar a produtividade, sempre crie um esboço claro dos tópicos a serem discutidos. Mais importante ainda, compartilhe a pauta com os participantes com pelo menos 24 horas de antecedência para que possam se preparar e contribuir de forma eficaz.

Não temos o dia todo para reuniões. Estabelecer alinhamento desde o início incentiva os participantes a apresentar suas opiniões de forma concisa, mantendo o foco no tema e nos objetivos para entregar o máximo valor.

No Google, Marissa Mayer (ex-executiva do Google e ex-CEO do Yahoo) realizava quase 70 reuniões por semana e era conhecida como uma das tomadoras de decisão mais criativas e eficazes. Sua regra principal para qualquer reunião era ter uma pauta clara e bem preparada. Os colaboradores precisavam fornecer a pauta com antecedência se quisessem se reunir com ela. Essa abordagem a ajudou, assim como outros executivos do Google, a reduzir reuniões desnecessárias.

Defina um tomador de decisão final para cada reunião

Você frequentemente participa de reuniões em que todos têm voz igual, levando a impasses e sem um caminho claro a seguir?

Essa situação é bastante comum.

É por isso que o Google garante que toda reunião tenha um líder claro, responsável por tomar a decisão final. Essa pessoa conduz a reunião, define a pauta e decide quem deve participar. Dessa forma, mesmo com debates e divergências, uma decisão final sempre é tomada, mantendo a equipe avançando.

Você pode aplicar essa regra a reuniões em todos os níveis. Mesmo em pequenas sessões de brainstorming, certifique-se de ter um líder para manter a reunião no caminho certo e funcionando bem.

Todos que participam da reunião devem ter uma razão clara para estar lá

Você já se sentiu desapontado ou excluído por não ter sido convidado para uma reunião importante ou uma discussão entre departamentos?

Se a resposta for sim, você não está sozinho.

Kristen Gill, Vice President de Business Operations do Google, acredita que muitas pessoas são convidadas para reuniões apenas como uma "insígnia de honra" e não contribuem de fato. Para mudar essa mentalidade, Kristen implementou a regra de 10 pessoas do Google, que estabelece que quanto menos pessoas em uma reunião, melhor — e não deve exceder 10 pessoas.

Pesquisas mostram que reuniões com menos de 10 pessoas costumam ser mais eficazes e persuasivas.

Uma forma simples de fazer isso é perguntar por que uma pessoa específica está sendo convidada para a reunião. Ela contribuiu diretamente para o tema ou não?

Não incentive pessoas a participar de reuniões apenas para se sentirem importantes ou como espectadoras. Cada participante deve ter uma razão clara e válida para estar lá.

Esclareça itens de ação e atribua responsabilidades com a abordagem "Buck stops here"

Um dos principais motivos pelos quais a maioria das reuniões desperdiça tempo é que as pessoas se reúnem, discutem diferentes ideias, mas falham em definir claramente os itens de ação e as responsabilidades individuais.

Quando as responsabilidades não são claramente atribuídas, todos assumem que outra pessoa vai cuidar da tarefa.

O Google enfrentou um problema semelhante, mas o resolveu com o método "Buck stops here". Em termos simples, cada item de ação discutido em uma reunião deve ter um prazo e uma pessoa diretamente responsável por ele. Isso é semelhante à abordagem D.R.I. (Directly Responsible Individual) da Apple.

Essa regra se aplica a todas as reuniões, incluindo sessões de brainstorming e geração de ideias. Uma vez que a reunião é realizada, ela não pode terminar sem que os itens de ação sejam atribuídos com responsabilidades claras.

Essa abordagem simples ajudou o Google a desenvolver e lançar mais de 100 funcionalidades do Google+ em apenas 90 dias.

O Google é sinônimo de inovação e experimentação constante. Os fundadores do Google seguem o princípio de "lançar estratégias cedo e com frequência" em todos os aspectos do negócio.

Isso lhes permite testar rapidamente novos produtos e funcionalidades em pequenos grupos, medir o desempenho e fazer ajustes conforme necessário.

Graças a essa cultura, a tomada de decisão no Google é baseada inteiramente em evidências orientadas por dados, não em opiniões pessoais. Este é também um dos pontos-chave nos "9 Princípios de Inovação" de Marissa Mayer.

Uma abordagem semelhante deve ser aplicada nas reuniões para ajudar a construir e promover uma cultura de transparência dentro da empresa. Não deixe que uma decisão seja tomada sem evidências claras baseadas em dados.

Desconecte-se de e-mails, smartphones e outras distrações desnecessárias

Pesquisas mostram que quase 87% das pessoas acham inapropriado responder ligações e enviar mensagens durante reuniões. No entanto, a maioria das pessoas ainda faz isso.

Usar um smartphone ou laptop em uma reunião rápida e importante não apenas distrai você, mas também incomoda os outros. A situação piora quando algumas empresas permitem chá ou lanches durante as reuniões.

Quebrar esses hábitos não é fácil, pois fazem parte da cultura da empresa. O próprio Eric Schmidt admitiu que é difícil convencer os funcionários a fechar seus laptops durante as reuniões, mas o Google ainda tenta fazer essa mudança.

Acelere a tomada de decisão com reuniões em pé (stand-up meetings)

As stand-up meetings são frequentemente vistas como parte da cultura de startups. Mas mais do que isso, um estudo da Universidade de Washington mostrou que as pessoas tendem a ser mais enérgicas, engajadas e produtivas ao participar de reuniões em pé.

Na maioria das reuniões de atualização de status, os participantes são obrigados a ficar em pé em vez de sentar. Você pode aplicar essa abordagem a outros tipos de reuniões também.

Kristen Gill até apoia caminhar durante as reuniões quando necessário. Sua filosofia no Google é simples: se uma decisão está esperando para ser tomada, ela deve ser resolvida imediatamente, mesmo que isso signifique caminhar até o escritório do tomador de decisão e realizar uma stand-up meeting.

Mantenha as reuniões com menos de 15 minutos

De acordo com a Lei de Parkinson, as reuniões da empresa devem durar no máximo 15 minutos. Evite agendar reuniões de 1 ou 2 horas. É claro que nem todas as reuniões podem ser concluídas rapidamente, então seja flexível se houver uma razão válida para estender o tempo.

O prazo de 15 minutos também tem base científica. De acordo com o curador do TED, Chris Anderson, 18 minutos é o tempo ideal para capturar a atenção das pessoas. Qualquer coisa em torno desse tempo leva a maior produtividade e foco. É por isso que a maioria das palestras TED dura entre 15 e 18 minutos.

Calcule e acompanhe o custo de cada reunião para aumentar a conscientização

Toda vez que você e seus colaboradores realizam uma reunião, há custos diretos e indiretos envolvidos. Seu salário é o custo mais óbvio. Pesquisas mostram que, depois que um colaborador deixa sua mesa para uma reunião, geralmente leva cerca de 25 minutos para ele se reconcentrar no trabalho.

A maioria das pessoas não percebe que as reuniões têm custos. Se soubessem, provavelmente seriam mais conscientes sobre como usam seu tempo de trabalho.

Você pode fazer isso facilmente acompanhando os custos das reuniões e compartilhando-os com os colaboradores no final do mês. Quando os números mostram que os funcionários passaram 30 a 35 horas em reuniões, junto com os custos associados, sua equipe provavelmente será mais consciente no futuro.

Use um cronômetro para agilizar o processo da reunião

Suas reuniões podem facilmente sair dos trilhos devido a debates acalorados ou discussões sobre produtos criativos. Mas, como mencionado anteriormente, reuniões têm custos, então você precisa mantê-las no caminho certo, assim como a pauta.

Jake Knapp, parceiro de design na GV (o braço de venture capital do Google), faz isso com um cronômetro simples. Para reuniões de 30 minutos, Jake configura o cronômetro e o posiciona onde todos possam ver. A regra é simples — quando o cronômetro tocar, a reunião termina.

O cronômetro tem um forte efeito psicológico, criando um senso de urgência para todos na reunião. Se alguém tem 5 minutos para falar e ultrapassa o tempo, o cronômetro deixa claro quem é responsável por fazer a reunião se estender.

Não transforme as reuniões em um fardo!

Em conclusão, as reuniões não precisam ser um sabotador de produtividade. A chave é mantê-las com propósito, concisas e relevantes — e assim você não apenas economiza tempo, mas também aumenta o engajamento e o moral dos colaboradores.

Como Peter Drucker disse certa vez: "A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito." Ao tornar as reuniões mais focadas e eficientes, você abre espaço para que as ideias e insights reais emerjam.

Então, como estão suas reuniões?