9,000社以上への導入実績から見えた、ソフトウェア「成功」フレームワーク

CEOにとって、ビジネス効率は常にリストの最上位にあります。スムーズな運営が、より高い利益、満足度の高い顧客、そしてストレスの少ないチームにつながることをご存じでしょう。

そう考えると、業務を効率化し、生産性を高め、成長を後押しすると謳うソフトウェアソリューションは魅力的に映るはずです。整理されたワークフロー、単調な作業に費やす時間の削減、本当に重要なことへの集中。まさに理想的な姿ではないでしょうか。

しかし、ソフトウェアへの投資を検討するたびに、拭いきれない不安が頭をよぎります。

もしそのソフトウェアが問題を解決してくれなかったら？

チームがうまく使いこなせず、かえって業務が遅くなってしまったら？

隠れた手数料や追加料金でコストがどんどん膨らんでいったら？

……

私たちも最近、似たような話を耳にしました。あるセールス担当者が、小規模ながら野心的な企業を経営するCEOと商談する機会がありました。彼女はある法務会計ソフトウェアを導入し、それが働き方を一変させると確信していました。

しかし、6か月が経っても、そのソフトウェアはほとんど使われていませんでした。あまりに複雑で、社内の誰も正しい使い方を理解できなかったのです。

彼女がどれほど落胆したかは、想像に難くありません。転機になるはずだったものが失望に変わり、あらゆるIT投資の判断に疑問を抱くようになりました。彼女いわく「また『お金をドブに捨てる』のが怖くて」、今回は慎重に私たちに相談してきたのです。

ソフトウェア投資の無駄をなくす: SPETフォーミュラ

このCEOが、そしておそらく皆さんも、ここまで慎重になるのは無理もありません。新しいソフトウェアへの投資は難しい決断であり、期待外れに終わることへの不安はごく一般的で、正当な懸念です。

Zyloの調査結果としてPRNewswireで公開されたデータによると、企業は2023年に未使用のSaaSライセンスに平均1,800万ドルを無駄にしており、購入したライセンスのうち実際に使われたのは半分程度に留まっています。

この「ソフトウェアの無駄」という問題は、デジタルリテラシーが相対的に低い東南アジアでは、さらに深刻です。

ソフトウェア無駄チェックリストを使えば、自社が同じ問題を抱えていないか確認できます。

損失のリスクを感じているなら、まだ手遅れではないかもしれません。この記事では、組織にソフトウェアを導入するための成功フレームワークを紹介します。難解な理論や複雑なモデルは不要です。これは9,000社以上のクライアントとの経験から導き出された、実戦で鍛え上げられたフォーミュラです。

先にお断りしておくと、このフォーミュラがあっても、ソフトウェアが無駄にならないと100%保証することはできません。理由はシンプルです。成功は私たちの努力だけで決まるものではないからです。意外に思われるかもしれませんが、特に日々の業務に深く組み込まれるタイプのソフトウェアの導入は、突き詰めればチェンジマネジメントの問題であり、技術的な専門知識だけでは不十分なのです。

ここで紹介したいフレームワークは、略して「SPET」フォーミュラと呼んでいます。4つの要素が互いに連動することが求められます。

S - 「Scope（スコープ) は、ビジネスの文脈においてソフトウェアの目的とユースケースを明確にすることを指します。

P - 「People（人材) は、ソフトウェアを効果的に導入・活用するために必要な能力と姿勢を備えていることを指します。

E - 「Execution（実行) は、社内チームとソフトウェアベンダーの連携によって、スムーズな展開プロセスを確保することを指します。

T - 「Technology（テクノロジー) は、ビジネスニーズに最も合致するソフトウェアを選定することを指します。

これらの要素はどれも欠かせないものですが、見落とされがちです。ここでは、収益性の高いソフトウェア投資を実現するための改善方法を紹介します。

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エグゼクティブサマリー: 新しいソフトウェアを導入する際にCEOが自問すべき重要な質問

Scope: ソフトウェアとビジネス文脈の整合性

1. このソフトウェアで具体的に何を達成したいのか？
2. どの業務プロセスがこのソフトウェアの恩恵を最も受けるのか？それらのプロセスの現状を把握しているか？
3. 長期的なビジネス戦略と競争優位性に合わせて、このソフトウェアをどう最適化していくか？

People: 適切な能力の構築

1. チームメンバーは、このソフトウェアを効果的に操作するために必要な技術スキルを備えているか？
2. 主要なステークホルダーやミドルマネージャーは、ソフトウェア導入を主導できる体制にあるか？
3. 変化と継続的な学習を受け入れる文化をどう育んでいくか？

Execution: スムーズな展開の実現

1. 明確な段階、目標、成果物を備えた確実なオンボーディング計画を策定しているか？
2. 導入プロセスを効率化するために、どのプロジェクトマネジメント手法を適用できるか？
3. ビジネスの当面のニーズ、能力レベル、リソースの可用性は、導入計画と整合しているか？

Technology: 適切なソフトウェアの選定

1. このソフトウェアは自社特有のビジネスニーズとプロセスに合致しているか？
2. 変化するビジネス要件に適応できるだけの柔軟性を備えているか？
3. ソフトウェアベンダーは導入プロセスをどのように支援してくれるのか？
4. このソフトウェアの総所有コスト(TCO)を把握しているか？

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1. Scope: すべては整合性から始まる

私たちの見解では、これは4つの要素の中で最も重要なものです。

明確に定義されたScopeがあれば、ソフトウェアは単なる独立したツールではなく、競争優位性と効率性を支えるビジネスの重要な一部となります。

トレンドやベンダーの謳い文句だけを頼りに、自社の要件を精査しないままソフトウェア購入に踏み切る組織は少なくありません。しかし、そうした企業の多くは、ソフトウェア導入による具体的なメリットを実感できず、従業員の変化への抵抗も強くなりがちです。

だからこそ、**そのソフトウェアで何を達成したいのかに焦点を当てることが不可欠です。**壮大な戦略を練る必要はありません。「2か月以内に主要な5つのプロセスをデジタル化し、それらを最適化するのに十分なコンバージョン率データを集める」といったシンプルな目標から始めれば十分です。この目標は、後述する導入プロセスのマイルストーンとして活用できます。

次に、ソフトウェアを適用するプロセスを定義します。まずは自社のプロセスを標準化することをお勧めしますが、デジタルシステムに適応する過程でプロセス自体を変える柔軟性も持っておきましょう。

Software-as-a-Service(SaaS)モデルは幅広い企業に対応できるよう設計されており、既定の機能を備えているため、現状のプロセスにそのまま合致するとは限りません。既存のやり方に合わない新しいツールへの適応に苦労し、ソフトウェアがどれほど優れていても、不満や生産性の低下を招いてしまう従業員を私たちは数多く見てきました。こうした事態を避けるためには、信頼できるソフトウェアベンダーが概念実証(POC)によるデモンストレーションを提供し、現在の業務のやり方をふまえた必要な調整を提案してくれるかどうかが重要です。

また、**市場の変化を反映するため、定期的にスコープを見直し、更新することも大切です。**あるお客様は、当初はソフトウェアの導入に成功したものの、1年後には活用が続いていませんでした。プロセスが時間とともに変化していたにもかかわらず、ソフトウェアの設定を見直したり更新したりしていなかったことが原因でした。ビジネスニーズが進化する中で、ソフトウェアが引き続き有効かどうかを評価し、必要に応じて調整を行いましょう。

2. People: 適切な能力を築く

SPETフォーミュラの2つ目の要素は**People(人材)**です。これは、チーム内に技術的能力と行動的能力の適切な組み合わせを備えることを意味します。

技術的能力とは、ソフトウェアを操作するために必要なハードスキルと知識です。デジタルリテラシーの平均水準がそれほど高くない東南アジアでは、この能力が不足しているケースが少なくありません。研修プログラムで底上げを図り、詳細なトレーニングセッションについてはソフトウェアベンダーと連携しましょう。テストを実施し、タイムリーなフィードバックを収集することで、改善が必要なスキルギャップを特定できます。また、従業員同士が学び合い、自社ならではのベストプラクティスを育てられるようなサポート体制の構築も忘れてはいけません。

一方、行動的能力とは、ソフトウェア導入の取り組みを戦略的かつ整合性のある形で進めるために欠かせないソフトスキルです。こうした能力は、ソフトウェア展開プロジェクトに直接関わる主要なステークホルダー、いわゆる「Pioneering Team(推進チーム)」に少なくとも備わっている必要があります。

このチームには通常、ソフトウェアソリューションの分析や導入プロジェクトの管理を担うミドルマネージャーが含まれ、組織内の変革を主導するための能力と権限を持っています。

数千件の事例を分析した結果、Pioneering Teamに最も不可欠な4つの資質は、テクノロジーへの適応力、ビジネス感覚、変化を受け入れる姿勢、そして行動力であると私たちは結論づけました。

Pioneering Teamに求められる要件を過小評価したことでプロジェクトが失敗に終わるケースを、私たちは何度も目にしてきました。かつて協業していたある創業30年の企業では、会長は高い技術的な理解力を持っており、ソフトウェアのスコープについても合意に至っていました。しかし、Pioneering Teamがソフトウェアの操作手順を習得するのに時間がかかり、戸惑う様子が見られました。その結果、導入は遅々として進まず、当初期待していた成果を達成することはできませんでした。

チーム内のスキルギャップを特定し対処できないために、ソフトウェア導入への準備が不十分なまま進んでしまう企業もあります。適切な人材が揃っていれば、新しいソフトウェア投資を無駄なコストではなく、価値ある資産に変えることができます。

3. Execution: プロジェクトマネジメントの発想を取り入れる

SPETフォーミュラの3つ目の要素はExecution(実行)です。これは、綿密な計画と調整によって現行業務への支障を最小限に抑えながら、スムーズなソフトウェア導入プロセスを確保することを意味します。

この段階では、確実なオンボーディング計画が欠かせません。計画には、プロジェクトの各段階、その段階で完了すべきタスク、関係者、そしてタイムラインを明記する必要があります。

一般的な段階としては、準備、設定、テスト、トレーニング、展開が挙げられます。各段階には明確な目標と成果物を設定し、当初定めた戦略の実現に向けて積み上げていくことが重要です。

通常は、Reworkのチームが皆さんとともに、それぞれのビジネス文脈に最も適した計画を策定します。

ソフトウェア導入プロセスはプロジェクトマネジメントの発想と非常に近いため、チームはプロジェクトマネジメントの原則を参考にすることで、より良い実行を実現できます。

例えば、業務システムが複雑な場合は、アジャイル・スクラム手法の活用を検討してみてください。プロジェクトを小さく管理しやすいフェーズに分割し、定期的なレビューミーティングを開いて進捗を評価し、必要に応じて調整を加えます。「早く失敗し、早く学ぶ」という原則を大切にし、プロジェクトが進む中での変更や改善にオープンな姿勢を保ちましょう。このアプローチにより、お客様であるThai Vietjetは、わずか1か月で1,000人の従業員に私たちのソフトウェアを展開することができました。

計画を立てる際には、利用可能なリソースとビジネスの当面のニーズも併せて考慮する必要があります。例えば、ソフトウェアを展開するのに十分な能力を持つ人的リソースが不足している場合は、タイムラインを延長する必要があるかもしれません。

結論

まとめると、Scope、People、Execution、Technologyの4要素からなるSPETフォーミュラは、ソフトウェア導入を成功させるための包括的なアプローチを提供します。それぞれの要素は互いに連動しています。明確なスコープがテクノロジー選定の指針となり、能力の高い人材がしっかりとした運用を担うことで、ソフトウェアはビジネスにシームレスに統合されていきます。

このプロセス全体を通じて、経験豊富なソフトウェアベンダーとの連携が重要な鍵を握ります。信頼できるベンダーであれば、ソフトウェアを自社のビジネス戦略に合わせて調整し、導入計画を提案することから、技術的能力を育むための有益なトレーニングセッションの提供まで、継続的なサポートを提供してくれるはずです。これは一度きりの関係ではありません。ベンダーは、進化し続けるビジネスニーズにソフトウェアが応え続けられるよう、伴走してくれる存在であるべきです。

そうすることで、ソフトウェアは本来のポテンシャルを最大限に発揮し、皆さんのビジネスは、それがもたらす業務効率化と成長の恩恵を実感できるようになるでしょう。