Wir haben unsere Software für 9000+ Kunden implementiert und dieses "Erfolgs"-Framework entwickelt

Als CEO steht Geschäftseffizienz immer ganz oben auf Ihrer Liste. Sie wissen, dass ein reibungsloser Betrieb bessere Gewinne, zufriedenere Kunden und ein weniger gestresstes Team bedeutet.

Vor diesem Hintergrund müssen Softwarelösungen, die versprechen, Abläufe zu optimieren, Produktivität zu steigern und Wachstum voranzutreiben, verlockend klingen. Stellen Sie sich einen gut organisierten Workflow vor, weniger Zeit für alltägliche Aufgaben und mehr Fokus auf das, was wirklich zählt. Ist das nicht das, wovon Sie immer träumen?

Doch jedes Mal, wenn Sie eine Investition in Software in Betracht ziehen, hält Sie eine nagende Angst zurück.

Was ist, wenn die Software Ihre Probleme nicht löst?

Was ist, wenn Ihr Team damit kämpft und es alle stattdessen verlangsamt?

Was ist, wenn die Kosten mit versteckten Gebühren und Zusatzkosten weiter steigen?

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Wir sind kürzlich auf eine ähnliche Geschichte gestoßen. Einer unserer Vertriebsmitarbeiter hatte ein Meeting mit einem CEO, der ein kleines, aber ambitioniertes Unternehmen führt. Sie abonnierte eine Rechtsabrechnungssoftware, überzeugt davon, dass sie ihre Arbeitsweise transformieren würde.

Sechs Monate später wurde die Software jedoch kaum genutzt. Sie war so kompliziert, dass niemand im Unternehmen wusste, wie man sie richtig bedient.

Es ist nicht nötig zu beschreiben, wie frustriert sie sich fühlte. Was ein Game-Changer sein sollte, wurde zu einer solchen Enttäuschung und ließ sie jede Tech-Entscheidung hinterfragen. Dieses Mal näherte sie sich uns vorsichtig, aus Angst, erneut "Geld zu verbrennen", um ihre Worte zu zitieren.

Hören Sie auf, Geld für Ihren Softwarekauf zu verschwenden: Die SPET-Formel

Es ist verständlich, warum dieser CEO, und vielleicht auch Sie, so zögerlich sind. Eine Investition in neue Software ist eine schwierige Entscheidung, und die Angst, dass sie den Erwartungen nicht gerecht wird, ist allzu häufig und zu 100% berechtigt.

Laut Forschungsergebnissen, die von Zylo in PRNewswire veröffentlicht wurden, verschwendeten Unternehmen 2023 durchschnittlich 18 Millionen Dollar für ungenutzte SaaS-Lizenzen und nutzten nur etwa die Hälfte dessen, was sie gekauft hatten.

Dieses Problem, bekannt als "Software-Verschwendung", ist in Südostasien aufgrund geringeren digitalen Bewusstseins noch alarmierender.

Sie können überprüfen, ob Sie ebenfalls von Software-Verschwendung betroffen sind, indem Sie diese Software Waste Assessment Checklist durchführen.

Wenn Sie das Risiko eines Geldverlusts wittern, ist es möglicherweise noch nicht zu spät, es zu beheben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen dieses Erfolgs-Framework für die Softwareimplementierung in Ihrer Organisation vor. Und wir wissen: Hier ist kein Platz für Theorie oder komplizierte Modelle, sondern eine kampferprobte Formel, abgeleitet aus unserer Erfahrung mit 9000+ Kunden.

Diesen Hinweis müssen wir vorab geben: Auch mit dieser Formel in der Hand können wir nicht zu 100% garantieren, dass Ihre Software nicht ungenutzt bleibt. Der Grund ist einfach: Erfolg kommt nicht allein aus unseren Bemühungen. Das mag kontraintuitiv klingen, aber Softwareimplementierung, besonders bei Software, die sich tief in Ihre täglichen Abläufe integriert, ist letztlich eine Frage des Change Managements und erfordert weit mehr als nur technisches Fachwissen.

Das Framework, das wir Ihnen vorstellen möchten und das wir kurz die "SPET"-Formel nennen, erfordert das Zusammenspiel von vier Faktoren:

S - "Scope" beinhaltet die Identifizierung des Ziels und des Anwendungsfalls der Software im jeweiligen Geschäftskontext.

P - "People" konzentriert sich darauf, die notwendigen Kompetenzen und Einstellungen zu haben, um die Software effektiv zu implementieren und zu nutzen.

E - "Execution" stellt einen reibungslosen Bereitstellungsprozess sicher, der die Koordination zwischen internen Teams und dem Softwareanbieter umfasst.

T - "Technology" beinhaltet die Auswahl der Software, die den Geschäftsanforderungen am besten entspricht.

So wichtig diese Faktoren sind, werden sie oft übersehen. Hier erfahren Sie, wie Sie sie für eine profitable Softwareinvestition verbessern können.

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Executive Summary: Schlüsselfragen, die CEOs bei der Implementierung neuer Software stellen sollten

Scope: Software am Geschäftskontext ausrichten

1. Welche konkreten Ziele möchte ich mit dieser Software erreichen?
2. Welche Geschäftsprozesse profitieren am meisten von dieser Software? Weiß ich, wie diese Prozesse derzeit ablaufen?
3. Wie werde ich die Software so optimieren, dass sie unsere langfristige Geschäftsstrategie und unseren Wettbewerbsvorteil unterstützt?

People: Die richtigen Kompetenzen aufbauen

1. Verfügen meine Teammitglieder über die notwendigen technischen Fähigkeiten, um die Software effektiv zu bedienen?
2. Sind wichtige Stakeholder und mittlere Manager in der Lage, die Softwareimplementierung zu leiten?
3. Wie kann ich eine Kultur fördern, die Veränderung und kontinuierliches Lernen annimmt?

Execution: Reibungslose Bereitstellung sicherstellen

1. Habe ich einen robusten Onboarding-Plan mit klaren Phasen, Zielen und Deliverables entwickelt?
2. Welche Projektmanagement-Methodik kann ich anwenden, um den Implementierungsprozess zu optimieren?
3. Sind die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens, das Kompetenzniveau und die verfügbaren Ressourcen mit dem Implementierungsplan abgestimmt?

Technology: Die richtige Software auswählen

1. Erfüllt die Software unsere spezifischen Geschäftsanforderungen und Prozesse?
2. Ist die Software flexibel genug, um sich an unsere sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen?
3. Wie wird der Softwareanbieter meinen Implementierungsprozess unterstützen?
4. Kenne ich die Total Cost of Ownership der Software?

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1. Scope: Es geht um Ausrichtung

Unserer Meinung nach ist dies der wichtigste der vier Faktoren.

Ein gut definierter Scope stellt sicher, dass die Software nicht nur ein eigenständiges Tool ist, sondern ein zentraler Baustein des Unternehmens, der auf dessen Wettbewerbsvorteil und Effizienz einzahlt.

Es kommt häufig vor, dass Organisationen sich in den Softwarekauf stürzen, getrieben von Trends oder Anbieterversprechen, ohne ihre eigenen Anforderungen zu klären. Dadurch verfehlen sie oft die eigentlichen Vorteile der Software, und ihre Mitarbeiter leisten eher Widerstand gegen die Veränderung.

Deshalb ist es essenziell, sich darauf zu konzentrieren, was Sie mit der Software erreichen wollen. Das muss keine ausgefeilte Gesamtstrategie sein, Sie können mit etwas Einfachem starten, etwa: "Innerhalb von zwei Monaten fünf Kernprozesse digitalisieren und genügend Conversion-Rate-Daten sammeln, um sie zu optimieren." Dieses Ziel kann als Meilenstein für die Implementierung dienen, über die wir später sprechen.

Zweitens: Definieren Sie, auf welche Prozesse die Software angewendet werden soll. Es empfiehlt sich, Ihre Prozesse zunächst zu standardisieren, aber bereit zu sein, den Prozess bei der Anpassung an das digitale System zu ändern.

Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle unterstützen Ihre aktuellen Prozesse möglicherweise nicht, da diese Systeme so konzipiert sind, dass sie zu einer breiten Palette von Unternehmen passen, und oft nur Standardfunktionen bieten. Wir haben erlebt, wie Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich an neue Tools anzupassen, die nicht zu ihren gewohnten Abläufen passen, was zu Frustration und geringerer Produktivität führt, egal wie vielversprechend die Software ist. Um einen solchen Fall zu vermeiden, sollte ein professioneller Softwareanbieter eine Proof-of-Concept-Demonstration anbieten und notwendige Anpassungen vorschlagen, damit Sie fundierte Entscheidungen auf Basis Ihrer aktuellen Arbeitsweise treffen können.

Ebenso wichtig ist es, den Scope regelmäßig zu überprüfen und an Marktveränderungen anzupassen. Wir sind auf ein Problem gestoßen, als ein Kunde, der die Software anfangs erfolgreich implementiert hatte, nach einem Jahr nicht mehr aktiv war. Es stellte sich heraus, dass er das Software-Setup nicht überprüft oder aktualisiert hatte, obwohl sich seine Prozesse im Laufe der Zeit verändert hatten. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Software relevant bleibt, während sich Ihre Geschäftsanforderungen weiterentwickeln, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

2. People: Die richtigen Kompetenzen aufbauen

Der zweite Faktor in der SPET-Formel ist People: die richtige Mischung aus technischen und verhaltensbezogenen Kompetenzen in Ihrem Team.

Technische Kompetenzen sind die Hard Skills und das Wissen, die für den Betrieb der Software erforderlich sind. Diese fehlen in Südostasien häufig, da das durchschnittliche Niveau der digitalen Kompetenz dort nicht so hoch ist. Verbessern Sie es mit Trainingsprogrammen und arbeiten Sie mit dem Softwareanbieter für detaillierte Schulungen zusammen. Führen Sie Tests durch und sammeln Sie zeitnah Feedback, um Kompetenzlücken zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Und vergessen Sie nicht, ein Support-System aufzubauen, damit Mitarbeiter voneinander lernen und Best Practices innerhalb Ihres eigenen Unternehmens entwickeln können.

Verhaltenskompetenzen hingegen umfassen die Soft Skills, die entscheidend dafür sind, dass die Softwareimplementierung strategisch gesteuert und gut koordiniert abläuft. Diese Kompetenzen sollten zumindest bei den zentralen Stakeholdern vorhanden sein, die direkt am Softwareeinführungsprojekt beteiligt sind, dem sogenannten Pioneering Team.

Dieses Team besteht typischerweise aus mittleren Managern, die für die Analyse der Softwarelösung und das Management der Implementierungsprojekte verantwortlich sind und über die nötige Fähigkeit und Autorität verfügen, Veränderungen in der Organisation voranzutreiben.

Nach der Analyse Tausender Fälle sind wir zu dem Schluss gekommen, dass die vier wichtigsten Eigenschaften des Pioneering Teams sind: Tech-Affinität, Business Acumen, Offenheit für Veränderung und Handlungsorientierung.

Wir haben aus erster Hand erlebt, wie oft eine Unterschätzung der Anforderungen an das Pioneering Team zum Scheitern eines Projekts führen kann. Da war dieses 30 Jahre alte Unternehmen, mit dem wir früher zusammengearbeitet haben. Während der Vorstandsvorsitzende über hohe technische Kompetenz verfügte und wir uns über den Software-Scope einig wurden, war das Pioneering Team zu langsam darin, die Softwareanweisungen zu erfassen, und wirkte unsicher. Unsere Software wurde daher nur langsam implementiert, und wir konnten die anfangs gesetzten Erwartungen nicht erfüllen.

Manchmal versäumen es Unternehmen, Kompetenzlücken in ihren Teams zu erkennen und zu schließen, was zu einer unzureichenden Vorbereitung auf die Softwareeinführung führt. Mit den richtigen Mitarbeitenden können Sie den entscheidenden Unterschied machen, damit eine neue Softwareinvestition zu einem wertvollen Asset wird, statt zu einer verschwendeten Ausgabe.

3. Execution: Mit Projektmanagement-Mindset herangehen

Der dritte Faktor in der SPET-Formel ist Execution. Dabei geht es darum, durch sorgfältige Planung und Koordination einen reibungslosen Softwareimplementierungsprozess sicherzustellen und Störungen des laufenden Betriebs zu vermeiden.

An dieser Stelle ist ein robuster Onboarding-Plan unerlässlich. Der Plan sollte die Phasen des Projekts, die in jeder Phase zu erledigenden Aufgaben, die beteiligten Personen und den Zeitplan skizzieren.

Zu den üblichen Phasen gehören Vorbereitung, Konfiguration, Testing, Training und Deployment. Jede Phase sollte klare Ziele und Deliverables haben und auf der zu Beginn festgelegten Strategie aufbauen.

Normalerweise arbeitet das Rework-Team gemeinsam mit Ihnen an einem Plan, der am besten zu Ihrem Geschäftskontext passt.

Da der Softwareimplementierungsprozess einem Projektmanagement-Mindset stark ähnelt, kann sich Ihr Team an Projektmanagement-Prinzipien orientieren, um die Ausführung zu verbessern.

Erwägen Sie beispielsweise die Agile-Scrum-Methodik, wenn Ihr Betriebssystem komplex ist. Teilen Sie das Projekt in kleine, handhabbare Phasen auf und halten Sie regelmäßige Review-Meetings ab, um den Fortschritt zu bewerten und Anpassungen vorzunehmen. Machen Sie sich das Prinzip "fail fast, learn fast" zu eigen. Bleiben Sie offen für Veränderungen und Verbesserungen im Projektverlauf. Dieser Ansatz half unserem Kunden Thai Vietjet, unsere Software innerhalb nur eines Monats bei 1000 Mitarbeitenden einzuführen.

Bei der Planerstellung sollten Sie außerdem die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens mit den verfügbaren Ressourcen abgleichen. Wenn Sie beispielsweise nicht über ausreichend Personal mit den erforderlichen Kompetenzen verfügen, um die Software einzuführen, müssen Sie Ihren Zeitplan möglicherweise verlängern.

Fazit

Zusammenfassend bietet die SPET-Formel, bestehend aus Scope, People, Execution und Technology, einen umfassenden Ansatz für eine erfolgreiche Softwareimplementierung. Jeder Faktor ist mit den anderen verknüpft: Ein klarer Scope leitet die Wahl der Technologie, und qualifizierte Mitarbeitende sorgen für einen gut ausgeführten Betrieb, sodass die Software nahtlos in das Unternehmen integriert wird.

Die Partnerschaft mit einem erfahrenen Softwareanbieter ist während dieses gesamten Prozesses entscheidend. Ein zuverlässiger Anbieter sollte durchgehend Unterstützung bieten: von der Ausrichtung der Software auf Ihre Geschäftsstrategie über die Vorschläge für einen Implementierungsplan bis hin zu hilfreichen Schulungen für den Aufbau technischer Kompetenzen. Es handelt sich nicht um eine einmalige Beziehung: Der Anbieter sollte sicherstellen, dass die Software auch künftig den sich wandelnden Geschäftsanforderungen entspricht.

So kann Software ihr volles Potenzial entfalten, und Ihr Unternehmen kann die Vorteile genießen, die sie für Ihren Betrieb und Ihr Wachstum mit sich bringt.