Implantamos nosso software para mais de 9000 clientes e criamos este framework de "sucesso"

Como CEO, a eficiência empresarial está sempre no topo da sua lista. Você sabe que uma operação bem ajustada significa mais lucro, clientes mais satisfeitos e uma equipe menos estressada.

Com isso em mente, soluções de software que prometem simplificar operações, aumentar a produtividade e impulsionar o crescimento soam tentadoras. Imagine um fluxo de trabalho bem organizado, menos tempo em tarefas repetitivas e mais foco no que realmente importa. Não é esse o seu sonho?

No entanto, toda vez que você considera investir em software, um medo persistente te trava.

E se o software não resolver seus problemas?

E se sua equipe tiver dificuldades com ele e ele acabar desacelerando todo mundo?

E se os custos continuarem subindo com taxas ocultas e cobranças extras?

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Vivemos uma história parecida recentemente. Um dos nossos representantes de vendas teve uma reunião com uma CEO que comanda uma empresa pequena, mas ambiciosa. Ela assinou um software de contabilidade jurídica, convencida de que isso transformaria a forma como a equipe trabalhava.

Seis meses depois, porém, o software quase não era usado. Era tão complicado que ninguém na empresa sabia operá-lo direito.

Não é preciso descrever o quanto ela ficou frustrada. O que deveria ser um divisor de águas virou uma grande decepção, deixando-a em dúvida sobre cada decisão de tecnologia. Dessa vez, ela nos procurou com cautela, com medo de "jogar dinheiro fora" de novo, nas palavras dela mesma.

Pare de desperdiçar dinheiro na compra de software: a Fórmula SPET

É compreensível que essa CEO, e talvez você também, se sinta tão hesitante. Investir em um novo software é uma decisão difícil, e o medo de que ele não corresponda às expectativas é comum e totalmente válido.

Segundo dados de pesquisa publicados pela PRNewswire pela Zylo, as empresas desperdiçaram, em média, US$ 18 milhões em licenças de SaaS não utilizadas em 2023, usando apenas cerca de metade do que compraram.

Esse problema, conhecido como "desperdício de software", é ainda mais alarmante no Sudeste Asiático devido à menor maturidade digital.

**Você pode verificar se também está enfrentando o desperdício de software fazendo esta Lista de Verificação de Avaliação de Desperdício de Software. **

Se você sente o risco de perder dinheiro, talvez ainda não seja tarde para corrigir isso. Neste artigo, vamos explorar esse framework de sucesso para a implementação de software na sua organização. E sabemos que não há espaço para teoria ou modelos complicados: é uma fórmula testada na prática, derivada da nossa experiência com mais de 9.000 clientes.

Precisamos deixar este aviso claro desde já: mesmo com essa fórmula em mãos, não podemos garantir 100% que o seu software não será desperdiçado. O motivo é simples: o sucesso não depende apenas das nossas tentativas. Pode soar contraintuitivo, mas a implementação de software, especialmente do tipo que se integra profundamente às operações do dia a dia, é, no fim das contas, uma questão de gestão de mudanças, e isso exige muito mais do que apenas conhecimento técnico.

O framework que queremos apresentar, que chamamos resumidamente de fórmula "SPET", exige a interconexão de quatro fatores:

S - "Escopo" envolve identificar o objetivo e o caso de uso do software em relação ao contexto do negócio.

P - "Pessoas" foca em ter as competências e atitudes necessárias para implementar e usar o software com eficácia.

E - "Execução" garante um processo de implantação fluido, com coordenação entre as equipes internas e o fornecedor do software.

T - "Tecnologia" envolve selecionar o software que melhor atende às necessidades do negócio.

Por mais essenciais que sejam, esses fatores do SPET costumam ser negligenciados. Veja a seguir como melhorá-los para garantir um investimento em software realmente lucrativo.

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Resumo executivo: perguntas-chave que CEOs devem fazer ao implementar um novo software

Escopo: alinhando o software ao contexto do negócio

1. Quais objetivos específicos eu quero alcançar com este software?
2. Quais processos de negócio vão se beneficiar mais com este software? Eu sei como esses processos estão indo hoje?
3. Como vou otimizar o software para atender à nossa estratégia de longo prazo e à nossa vantagem competitiva?

Pessoas: construindo as competências certas

1. Minha equipe tem as habilidades técnicas necessárias para operar o software com eficácia?
2. Os stakeholders-chave e os gestores intermediários estão preparados para liderar a implementação do software?
3. Como posso cultivar uma cultura que abrace a mudança e o aprendizado contínuo?

Execução: garantindo uma implantação tranquila

1. Desenvolvi um plano de onboarding robusto, com etapas, objetivos e entregáveis claros?
2. Qual metodologia de gestão de projetos posso aplicar para simplificar o processo de implementação?
3. As necessidades imediatas do negócio, os níveis de competência e a disponibilidade de recursos estão alinhados com o plano de implementação?

Tecnologia: escolhendo o software certo

1. O software atende às nossas necessidades e processos específicos?
2. O software é flexível o suficiente para se adaptar às mudanças nas necessidades do nosso negócio?
3. Como o fornecedor do software vai apoiar o meu processo de implementação?
4. Estou ciente do custo total de propriedade do software?

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1. Escopo: tudo começa com alinhamento

Na nossa opinião, este é o fator mais importante dos quatro.

Um Escopo bem definido garante que o software não seja apenas uma ferramenta isolada, mas uma peça-chave do negócio, reforçando sua vantagem competitiva e sua eficiência.

É comum ver organizações se apressando para comprar software com base em tendências ou promessas de fornecedores, sem antes entender os próprios requisitos. Como resultado, elas frequentemente não conseguem perceber nenhum benefício real do software, e os colaboradores tendem a resistir mais às mudanças.

Por isso, é essencial focar no que você quer alcançar com o software. Não é necessário criar toda uma estratégia complexa, você pode começar com algo simples, como: "Em dois meses, digitalizar cinco processos-chave e reunir dados de taxa de conversão suficientes para otimizá-los." Esse objetivo pode servir como um marco para a implementação, algo que vamos abordar mais adiante.

Em segundo lugar, defina em quais processos o software será aplicado. O ideal é padronizar seus processos primeiro, mas estar preparado para ajustá-los conforme se adapta ao sistema digital.

Modelos de Software as a Service (SaaS) podem não se encaixar perfeitamente nos seus processos atuais, já que esses sistemas são projetados para atender a uma ampla gama de empresas e costumam vir com funcionalidades padrão. Já vimos colaboradores com dificuldade para se adaptar a novas ferramentas que não combinam com suas rotinas estabelecidas, gerando frustração e queda de produtividade, por mais promissor que o software pareça. Para evitar esse cenário, um fornecedor de software profissional deve oferecer uma demonstração de prova de conceito e sugerir ajustes necessários para ajudá-lo a tomar decisões melhores com base na sua forma atual de trabalhar.

Também é importante revisar e atualizar o escopo regularmente para refletir mudanças no mercado. Já enfrentamos um caso em que um cliente, que havia implementado o software com sucesso no início, deixou de utilizá-lo ativamente depois de um ano. Descobrimos que ele nunca revisou ou atualizou a configuração do software, mesmo com seus processos mudando ao longo do tempo. Avalie se o software continua relevante conforme as necessidades do seu negócio evoluem e faça ajustes quando necessário.

2. Pessoas: construindo as competências certas

O segundo fator da fórmula SPET é Pessoas, que envolve ter a combinação certa de competências técnicas e comportamentais dentro da sua equipe.

Competências técnicas são as habilidades práticas e o conhecimento necessários para operar o software. Elas costumam ser escassas no Sudeste Asiático, onde o nível médio de alfabetização digital ainda não é tão alto. Melhore isso com programas de treinamento e faça parceria com o fornecedor do software para sessões detalhadas de capacitação. Realize testes e colete feedback com regularidade para identificar as lacunas de habilidades que precisam ser trabalhadas. E não se esqueça de criar um sistema de apoio para que os colaboradores possam aprender uns com os outros e desenvolver boas práticas dentro da própria empresa.

Competências comportamentais, por outro lado, envolvem as soft skills essenciais para garantir que os esforços de implementação do software sejam bem direcionados estrategicamente e bem coordenados. Essas competências precisam estar presentes, no mínimo, entre os principais stakeholders diretamente envolvidos no projeto de implantação, o que chamamos de Equipe Pioneira.

Essa equipe normalmente inclui gestores intermediários responsáveis por analisar a solução de software e gerenciar os projetos de implementação, com a capacidade e a autoridade necessárias para liderar mudanças na organização.

Depois de analisar milhares de casos, concluímos que as quatro características mais essenciais da Equipe Pioneira são: domínio de tecnologia, visão de negócio, abertura à mudança e orientação para a ação.

Vimos de perto como subestimar os requisitos da Equipe Pioneira pode levar o projeto ao fracasso. Trabalhamos com uma empresa de 30 anos de mercado em que isso aconteceu. Enquanto o presidente do conselho tinha alto domínio técnico e chegamos a um acordo sobre o escopo do software, a Equipe Pioneira demorava demais para absorver as instruções do software e parecia desconfortável com o processo. Nosso software acabou sendo implementado em um ritmo lento, e não conseguimos atender às expectativas definidas no início.

Às vezes, as empresas não conseguem identificar e resolver as lacunas de habilidades dentro das suas equipes, o que leva a uma preparação inadequada para a adoção do software. Com as pessoas certas, você pode fazer toda a diferença ao transformar um novo investimento em software em um ativo valioso, em vez de uma despesa desperdiçada.

3. Execução: adote uma mentalidade de gestão de projetos

O terceiro fator da fórmula SPET é a Execução. Isso envolve garantir um processo de implementação de software tranquilo, com planejamento cuidadoso e coordenação para não interromper as operações em andamento.

Neste ponto, um plano de onboarding robusto é essencial. O plano deve descrever as etapas do projeto, as tarefas a serem concluídas em cada etapa, as pessoas envolvidas e o cronograma.

As etapas mais comuns incluem preparação, configuração, testes, treinamento e implantação. Cada etapa deve ter objetivos e entregáveis claros, e deve contribuir para a estratégia definida no início.

Normalmente, a equipe da Rework se junta a você para desenhar o plano mais adequado ao contexto do seu negócio.

Como o processo de implementação de software se assemelha bastante a uma mentalidade de gestão de projetos, sua equipe pode se apoiar em princípios de gestão de projetos para uma execução melhor.

Por exemplo, considere a metodologia Agile-scrum se o seu sistema operacional for complexo. Divida o projeto em fases pequenas e gerenciáveis e realize reuniões de revisão regulares para avaliar o progresso e fazer ajustes. Adote o princípio de "falhar rápido, aprender rápido". Esteja aberto a mudanças e melhorias conforme o projeto avança. Foi essa abordagem que ajudou nossa cliente, a Thai Vietjet, a implantar nosso software para 1.000 colaboradores em apenas um mês.

Você também deve levar em conta as necessidades imediatas do negócio junto com os recursos disponíveis ao preparar o plano. Por exemplo, se você não tem recursos humanos suficientes com as competências necessárias para implantar o software, talvez precise estender o cronograma.

Conclusão

Em resumo, a fórmula SPET, composta por Escopo, Pessoas, Execução e Tecnologia, oferece uma abordagem completa para uma implementação de software bem-sucedida. Cada fator está interligado: um escopo claro orienta a escolha da tecnologia, e pessoas capacitadas garantem uma operação bem executada, permitindo que o software se integre perfeitamente ao negócio.

Ter um fornecedor de software experiente como parceiro é fundamental ao longo de todo esse processo. Um fornecedor confiável deve oferecer suporte contínuo, desde alinhar o software com a sua estratégia de negócio e sugerir um plano de implementação até oferecer sessões de treinamento úteis para desenvolver competências técnicas. Não é um relacionamento pontual: ele deve garantir que o software continue atendendo às necessidades do negócio conforme elas evoluem.

Dessa forma, o software pode realmente entregar todo o seu potencial, e sua empresa pode contar com os benefícios que ele traz para a operação e o crescimento do negócio.