Cara menulis Standard Operating Procedure (SOP) yang resmi?

Standard operating procedure (SOP) adalah dokumen langkah demi langkah yang menjelaskan cara melakukan proses rutin secara tepat agar selalu dilakukan dengan benar dan konsisten. Untuk menulisnya, berikan judul dan ID yang jelas, lalu definisikan tujuan, ruang lingkup, peran, material, langkah-langkah bernomor, catatan kepatuhan, referensi, dan riwayat revisi. Gunakan bahasa yang lugas dan berorientasi tindakan, dan tinjau secara berkala agar tetap akurat.

SOP, Anda mungkin pernah mendengar singkatan ini berkali-kali, dan mungkin inilah hal pertama yang terlintas di benak Anda saat berpikir tentang "Kita perlu menstandarkan proses kita."

Ya, menuangkan proses ke dalam SOP jauh lebih penting daripada sekadar tanda centang birokratis. Standard Operating Procedures (SOP) adalah dokumen langkah demi langkah yang menjelaskan cara melakukan proses rutin dalam suatu organisasi. SOP berfungsi sebagai dokumentasi proses resmi yang mengubah cara kerja satu kali menjadi standar yang dapat diulang, memastikan tugas dilakukan dengan benar dan konsisten untuk menghasilkan kualitas yang baik. Dalam pengertian itu, SOP adalah hasil akhir tertulis dari standarisasi proses: tahap pemodelan menentukan bagaimana proses seharusnya berjalan, dan SOP menguncinya.

Namun, apakah SOP hanya diagram atau flowchart yang Anda buat? Ada lebih banyak hal di dalamnya dari yang mungkin Anda bayangkan.

Apakah ada standar atau kerangka formal untuk dokumentasi proses?

Ya dan tidak. Tidak ada satu buku aturan global yang mengatur bagaimana setiap SOP harus terlihat, tetapi ada kerangka yang diterima secara luas dan format berbasis kepatuhan yang dapat Anda ikuti.

• Standar ISO: ISO 9001 (Manajemen Mutu) dan ISO 27001 (Keamanan Informasi) keduanya mengharuskan proses yang terdokumentasi. ISO 10013:2021 bahkan memberikan panduan khusus tentang cara menulis dokumentasi proses.
• Pedoman regulasi: Di industri seperti farmasi, keamanan pangan, atau keuangan, badan regulasi seperti FDA atau EPA memberikan ekspektasi terperinci untuk isi SOP, pengendalian, dan pelacakan perubahan.
• Praktik terbaik industri: Banyak organisasi mengadopsi templat internal berdasarkan standar eksternal tersebut. Struktur yang umum mencakup: Judul, Tujuan, Ruang Lingkup, Tanggung Jawab, Langkah-langkah Prosedur, dan Riwayat Revisi.

Kuncinya adalah konsistensi. Pilih satu standar, atau jika tidak ada yang cocok, gunakan cara dokumentasi Anda sendiri dan sesuaikan dengan bisnis Anda, asalkan memiliki semua komponen utama dan diterapkan secara seragam di semua SOP.

Komponen utama Standard Operating Procedure

SOP yang baik menjawab tiga pertanyaan dengan jelas: Apa yang dilakukan? Siapa yang melakukannya? Dan bagaimana cara melakukannya?

Berikut apa yang perlu disertakan dalam SOP yang terstruktur dengan baik:

Beberapa SOP mungkin juga menyertakan glosarium jika menggunakan istilah atau akronim khusus industri.

Praktik terbaik untuk menulis SOP

Menulis sebuah proses adalah tentang kejelasan, bukan kreativitas. Berikut cara membuat SOP Anda jelas, mudah digunakan, dan efektif:

• Gunakan bahasa yang lugas - Tulis untuk orang yang mengerjakan tugas, bukan untuk auditor. Gunakan kata kerja tindakan. Hindari jargon kecuali sudah didefinisikan.

• Langsung dan spesifik - Katakan "Kirimkan invoice ke tim keuangan melalui email" daripada "Pastikan dokumen dikomunikasikan dengan benar." Hindari istilah ambigu seperti "sering" atau "sesuai kebutuhan"; sebaliknya, tentukan jangka waktu, jumlah, atau kondisi yang tepat.

• Buat langkah yang singkat dan jelas - Gunakan langkah bernomor untuk tugas berurutan dan poin-poin untuk item tidak berurutan. Pertahankan setiap langkah berfokus pada satu tindakan.

• Jaga konsistensi antara visual dan tulisan - Gunakan terminologi yang identik antara diagram proses dan SOP. Jika flowchart menampilkan "Validasi Permintaan Pembayaran," jangan menyebutnya "Tinjau Formulir Pembayaran" dalam prosedur tertulis. Perbarui model visual dan SOP tertulis secara bersamaan saat proses berubah.

• Tinjau dan perbarui secara berkala - Jadwalkan tinjauan. Proses berubah, sehingga dokumentasi pun harus ikut berubah.

• Aksesibilitas - Pastikan SOP mudah diakses oleh semua pengguna yang membutuhkannya, baik dalam format cetak maupun digital. Pertimbangkan kebutuhan penerjemahan untuk tempat kerja multibahasa. Jika memungkinkan, manfaatkan teknologi untuk mengintegrasikan SOP ke dalam alur kerja harian tim Anda.

Anggap SOP Anda sebagai panduan yang hidup, bukan proyek satu kali. SOP yang berdebu di folder yang terlupakan tidak akan membantu siapa pun.

Format SOP mana yang sesuai untuk proses Anda?

Format yang tepat bergantung pada seberapa kompleks proses tersebut dan seberapa banyak pertimbangan yang diperlukan. Sesuaikan format dengan tugasnya, bukan memaksakan setiap prosedur ke dalam bentuk yang sama:

Untuk proses bervolume tinggi atau lintas tim, SOP paling efektif sebagai bagian dari manajemen proses bisnis yang lebih luas, di mana prosedur tertulis, model visual, dan sistem pelacakan semuanya tetap sinkron.

Contoh standard operating procedure

SOP untuk departemen HR: Proses offboarding karyawan

Template SOP Employee Offboarding ini menunjukkan proses enam langkah yang jelas untuk melepas karyawan yang keluar secara aman, memulihkan aset perusahaan, dan memenuhi persyaratan hukum sambil menjaga hubungan baik.

Unduh template SOP Employee Offboarding lengkap di sini.

SOP untuk departemen Keuangan: Proses permintaan pembayaran

Template alur kerja Permintaan Pembayaran ini memastikan vendor menerima pembayaran yang akurat dan tepat waktu sambil menjaga otorisasi yang tepat, kepatuhan anggaran, dan dokumentasi transaksi yang lengkap sepanjang proses.

Unduh template SOP Permintaan Pembayaran lengkap di sini.

Namun pada akhirnya, mengapa Anda perlu menulis SOP?

Anda mungkin bertanya: Mengapa kita harus bersusah payah dan meluangkan waktu untuk hal ini padahal ide prosesnya sudah siap setelah tahap perancangan dan pemodelan?

Jawaban singkat: Karena jika tidak Anda tuliskan, itu tidak ada.

Ketika seseorang baru masuk ke operasional Anda, atau ketika sesuatu rusak, atau ketika audit datang mengetuk pintu, Anda tidak akan mengeluarkan diagram. Anda akan mencari dokumen yang memberi tahu orang persis apa yang harus dilakukan. Itulah SOP Anda.

Jadi ya, terkadang Anda memang perlu bersusah payah, karena jika tidak, orang akan menganggapnya opsional. Dan dengan SOP, anggapan itu bisa berbahaya. Saat Anda melewati dokumentasi, Anda menyerahkan bisnis Anda pada keberuntungan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu standard operating procedure (SOP)? SOP adalah prosedur terdokumentasi dan langkah demi langkah yang menjelaskan cara melakukan tugas atau proses rutin agar dilaksanakan dengan benar dan konsisten di seluruh organisasi. SOP menjawab apa yang dilakukan, siapa yang melakukannya, dan bagaimana cara melakukannya.

Apa saja komponen utama SOP? SOP yang terstruktur dengan baik mencakup judul dan ID, tujuan, ruang lingkup, peran dan tanggung jawab, material atau alat yang diperlukan, prosedur langkah demi langkah bernomor, catatan keselamatan dan kepatuhan, referensi dan lampiran, serta riwayat revisi beserta persetujuan.

Apakah ada format atau kerangka standar untuk menulis SOP? Tidak ada satu buku aturan global, tetapi referensi yang banyak digunakan mencakup ISO 9001 dan ISO 10013:2021 untuk panduan dokumentasi, serta format regulasi dari badan seperti FDA. Kuncinya adalah memilih satu struktur dan menerapkannya secara konsisten di setiap SOP.

Apa perbedaan antara SOP dan dokumentasi proses? Dokumentasi proses adalah kumpulan catatan luas yang menggambarkan cara kerja suatu proses, termasuk diagram dan flowchart. SOP adalah jenis dokumentasi proses yang spesifik dan preskriptif yang memberi tahu orang langkah-langkah persis yang harus diikuti, menjadikannya instruksi yang dapat ditindaklanjuti, bukan sekadar peta.