Bahasa Melayu

Job Description Best Practices untuk Pasukan Pengambilan Kakitangan Moden

Rangka kerja amalan terbaik deskripsi kerja untuk pasukan pengambilan kakitangan moden

Turn this article into takeaways for your work.

Summarize with ChatGPT Summarize with Claude

Each assistant summarizes the article only for you and suggests best practices for your work.

Kebanyakan pengurus pengambilan kakitangan telah menulis berpuluh-puluh deskripsi kerja. Dan kebanyakan deskripsi itu berkongsi masalah yang sama: keperluan yang kabur, tembok poin-poin, bahasa korporat yang tidak memberi apa-apa maklumat berguna kepada calon, dan julat gaji yang sama ada hilang atau terlalu luas secara menggelikan.

Hasilnya boleh dijangka. Anda mendapat jumlah pemohon yang tinggi tetapi hasil calon berkelayakan yang rendah. Anda menghabiskan berjam-jam dalam proses tapisan. Masa pengisian jawatan anda memanjang. Dan orang yang akhirnya mengisi jawatan itu mempunyai kemungkinan 40% untuk meninggalkan dalam tahun pertama kerana apa yang mereka diambil bekerja untuk itu ternyata berbeza daripada apa yang deskripsi kerja gambarkan.

Mendapatkan deskripsi kerja yang betul bukanlah satu latihan penulisan. Ia adalah keputusan pengambilan kakitangan yang strategik yang mempengaruhi kualiti calon, kadar penerimaan tawaran, dan pengekalan awal.

Apa yang Sebenarnya Dilakukan oleh Deskripsi Kerja

Sebelum beralih kepada struktur, ada baiknya untuk menjelaskan apa yang sepatutnya dicapai oleh deskripsi kerja.

Deskripsi kerja mempunyai tiga fungsi. Pertama, ia menapis: ia sepatutnya membantu calon yang betul memilih diri mereka sendiri untuk masuk dan calon yang salah untuk keluar. Kedua, ia menjual: untuk calon berkelayakan yang menemui iklan anda, ia perlu membuat kes yang meyakinkan mengapa mereka mahu jawatan ini di syarikat anda berbanding selusin pilihan lain. Ketiga, ia mengikat: ia menetapkan jangkaan yang dibawa sepanjang proses temuduga, tawaran, dan 90 hari pertama dalam kerja.

Kebanyakan deskripsi kerja ditulis untuk mencapai hanya fungsi pertama, dan ia melakukannya dengan buruk (biasanya dengan menentukan keperluan secara berlebihan). Fungsi kedua dan ketiga hampir selalu diabaikan.

Struktur yang Berkesan

Deskripsi kerja yang baik mengikut urutan yang jelas. Tidak setiap bahagian perlu panjang. Tetapi urutan adalah penting kerana calon membaca dalam tertib tertentu: tajuk dan gaji dahulu, kemudian apa yang jawatan itu lakukan, kemudian apa yang anda perlukan, kemudian siapa anda sebagai syarikat.

1. Tajuk Jawatan

Gunakan tajuk yang digunakan oleh industri anda, bukan tajuk yang digunakan syarikat anda secara dalaman. "Revenue Growth Specialist" mungkin tajuk dalaman anda, tetapi calon mencari "Account Executive" atau "Sales Manager". Jika tajuk dalaman anda tidak biasa, padankan dengan tajuk piawai pasaran dalam iklan dan jelaskan tajuk dalaman dalam badan iklan.

Elakkan inflasi tajuk. "Director of Coffee" untuk jawatan barista, atau "Ninja", "Guru" dan "Rockstar" sebagai kelayakan, menunjukkan budaya pengambilan kakitangan yang tidak matang. Calon kanan yang benar-benar berkelayakan akan berlalu pergi.

2. Pampasan dan Lokasi

Ketelusan pampasan telah menjadi keperluan kompetitif, bukan sekadar nilai tambah. Pelbagai wilayah kini secara sah memerlukan julat gaji dalam iklan jawatan. Di luar pematuhan undang-undang, iklan dengan julat pampasan yang jelas mendapat lebih banyak pemohon berkelayakan.

Julat yang anda siarkan hendaklah mencerminkan apa yang anda sebenarnya akan bayar. Julat RM 3,000 hingga RM 20,000 bukanlah julat yang bermakna. Ia adalah isyarat bahawa anda tidak tahu nilai jawatan itu, atau bahawa anda merancang untuk membuat tawaran rendah kepada calon kuat yang memohon sebelum mereka sedar bahawa siling lebih hampir kepada RM 3,500.

Bersikap sama jelas tentang lokasi: sepenuhnya jauh, hibrid (dengan kekerapan), atau di tempat. Calon yang menapis mengikut lokasi akan gugur serta merta jika ini tidak jelas, membuang masa kedua-dua pihak.

3. Ringkasan Jawatan (2-4 Ayat)

Ini adalah bahagian yang paling sukar untuk ditulis dengan baik. Ia harus menjawab: mengapa jawatan ini wujud, bagaimana kejayaan kelihatan dalam 12 bulan, dan mengapa calon yang kuat mahukan jawatan ini?

Contoh lemah: "Kami mencari individu yang bermotivasi untuk menyertai pasukan kami yang berkembang dan menyumbang kepada kejayaan kami."

Contoh lebih baik: "Kami mengambil seorang Senior Account Executive untuk menguruskan kitaran jualan penuh bagi akaun pasaran pertengahan di Malaysia dan Asia Tenggara. Anda akan membawa kuota sebanyak RM 5 juta, bekerja dengan ICP yang telah ditentukan, dan mendapat sokongan penuh daripada SDR dan jurutera pre-sales. Kebanyakan wakil mencapai sasaran mereka dalam dua suku pertama."

Versi yang lebih baik memberitahu calon apa yang mereka sebenarnya akan lakukan, bagaimana strukturnya kelihatan, dan memberikan isyarat konkrit tentang jangkaan prestasi.

4. Tanggungjawab (5-8 Poin)

Pastikan bahagian ini lebih pendek daripada yang anda fikir perlu. Senarai tanggungjawab yang panjang menunjukkan salah satu daripada dua perkara: jawatan itu sebenarnya tiga jawatan dalam satu, atau pengurus pengambilan kakitangan belum berfikir dengan jelas tentang apa yang orang ini sebenarnya akan habiskan masanya.

Setiap poin hendaklah menggambarkan hasil, bukan aktiviti. "Mengurus saluran Slack pasukan dan memastikan tindak balas tepat masa" adalah aktiviti. "Bertanggungjawab ke atas tindak balas eskalasi pelanggan dan memacu penyelesaian dalam 48 jam" lebih hampir kepada hasil.

Mulakan dengan tiga atau empat perkara yang akan jawatan itu habiskan 80% masanya. Tanggungjawab yang jarang atau tidak tetap diletakkan di bawah.

5. Keperluan: Mesti Ada vs. Nilai Tambah

Di sinilah kebanyakan deskripsi kerja menjejaskan diri mereka sendiri. Tahun pengalaman dan keperluan ijazah adalah dua masalah terbesar.

Tahun pengalaman adalah proksi yang lemah untuk kebolehan. Apa yang anda benar-benar peduli adalah sama ada seseorang boleh melakukan kerja itu. "5+ tahun pengalaman dalam jualan SaaS" mungkin mengecualikan wakil 3 tahun yang telah menutup lebih banyak perjanjian enterprise daripada kebanyakan wakil 7 tahun.

Keperluan ijazah juga mengecualikan calon yang mampu tanpa menambah nilai ramalan dalam kebanyakan jawatan. Jika anda tidak benar-benar memerlukan ijazah tertentu untuk sebab tertentu, buangkan.

Amalan yang berguna: pisahkan keperluan kepada bahagian "Mesti Ada" dan "Nilai Tambah". Senarai mesti ada hendaklah pendek, biasanya 4-6 item yang benar-benar menghalang jika tiada. Senarai nilai tambah menunjukkan apa yang akan mempercepatkan kejayaan tanpa menjadi halangan.

Senarai mesti ada yang panjang dengan 15 atau lebih item memberitahu calon bahawa pasukan anda tidak boleh mengutamakan. Dan penyelidikan menunjukkan secara konsisten bahawa wanita memohon jawatan hanya apabila mereka memenuhi hampir semua keperluan, manakala lelaki memohon apabila mereka memenuhi kira-kira 60%. Senarai keperluan yang melambung secara tidak seimbang mengurangkan kepelbagaian kumpulan pemohon anda.

6. Konteks Syarikat dan Pasukan (Ringkas)

Calon sudah tahu apa yang syarikat anda lakukan sebelum mereka memohon. Apa yang mereka tidak tahu ialah bagaimana sebenarnya budaya pasukan, bagaimana keputusan dibuat, dan bagaimana laluan kerjaya kelihatan.

Pastikan bahagian ini jujur dan khusus. "Kami adalah syarikat permulaan yang pantas di mana semua orang memakai banyak topi" bukan maklumat berguna. "Jawatan ini melaporkan kepada VP of Sales, bekerjasama setiap hari dengan Marketing dan Customer Success, dan pasukan kini mempunyai 6 AE dengan rancangan untuk menggandakan pada Q4" adalah maklumat berguna.

7. Arahan Permohonan

Beritahu calon dengan tepat apa yang anda mahukan daripada mereka. Jika anda mahukan resume dan surat iringan, katakan demikian. Jika anda mahukan contoh kerja, tentukan jenis apa. Jika proses permohonan mempunyai pelbagai peringkat, berikan gambaran keseluruhan peringkat tinggi supaya calon tahu kepada apa mereka berkomitmen.

Permohonan yang tidak jelas ("mohon di bawah untuk dipertimbangkan") mendapat jumlah yang tinggi dan isyarat yang rendah. Arahan yang jelas menapis calon yang membaca dengan teliti dan mengikut arahan.

Bahasa dan Nada

Tulis untuk Calon, Bukan Peguam

Banyak deskripsi kerja ditulis oleh pasukan HR untuk meminimumkan pendedahan undang-undang, bukan untuk menarik calon yang hebat. Hasilnya adalah bahasa yang pasif dan berhati-hati yang menjadikan jawatan itu terasa birokratik.

Bandingkan: "Calon yang ideal akan bertanggungjawab untuk memudahkan kerjasama merentas fungsi antara pihak berkepentingan yang relevan" berbanding "Anda akan menjalankan penyegerakan produk-pemasaran mingguan dan bertanggungjawab ke atas komunikasi peta jalan kepada pasukan jualan."

Bahasa orang kedua ("anda akan", "anda akan") menjadikan deskripsi itu terasa langsung dan manusia. Bahasa syarikat orang pertama ("kami sedang membina", "pasukan kami") menunjukkan budaya.

Potong Klise

"Dinamik", "bersemangat", "berorientasikan keputusan", "pemain pasukan", "persekitaran yang pantas" frasa-frasa ini muncul dalam begitu banyak deskripsi kerja sehingga menjadi tidak kelihatan. Ia mengambil ruang yang boleh digunakan untuk maklumat sebenar.

Jika anda mendapati diri anda menulis klise, berhenti dan tanya apa yang anda sebenarnya maksudkan. "Berorientasikan keputusan" biasanya bermaksud anda mahukan seseorang yang mencapai sasaran. Katakan demikian. "Pemain pasukan" biasanya bermaksud jawatan memerlukan kerjasama yang rapat. Namakan kolaborator-kolaborator itu.

Asas Bahasa Inklusif

Elakkan bahasa yang mengecualikan berdasarkan jantina. Gunakan formulasi neutral. Perhatikan keperluan yang tidak perlu mengecualikan atau bahasa "kesesuaian budaya" yang secara tidak sengaja menunjukkan tempat kerja yang homogen.

Beberapa alat percuma boleh mengesan bahasa yang bermasalah. Ia berbaloi digunakan sebelum menyiarkan.

Pengoptimuman ATS Tanpa Mengoptimumkan Secara Berlebihan

Kebanyakan syarikat sederhana hingga besar mengalihkan permohonan melalui Applicant Tracking System (ATS). Calon yang telah menyelidik jawatan sering memasukkan kata kunci daripada deskripsi kerja anda dalam resume mereka khusus untuk melepasi penapis ATS awal. Itu tidak mengapa. Tetapi ini bermaksud deskripsi kerja anda perlu mengandungi istilah yang akan digunakan oleh calon berkelayakan.

Gunakan tajuk jawatan yang akan dicari oleh calon. Sertakan kemahiran dan alat yang relevan mengikut nama (jika seseorang perlu mahir dalam Salesforce, katakan "Salesforce", bukan "alat CRM"). Padankan terminologi yang digunakan oleh industri anda.

Tetapi jangan penuhi deskripsi kerja anda dengan kata kunci untuk memanipulasi ATS dengan mengorbankan kebolehbacaan. Calon terbaik anda menilai budaya anda berdasarkan cara anda menulis. Deskripsi kerja yang dioptimumkan kata kunci tetapi tidak boleh dibaca adalah isyarat budaya.

Pendedahan Pampasan: Gambaran Lengkap

Di luar gaji asas, calon semakin mahu memahami jumlah pampasan. Jika faedah anda adalah kelebihan kompetitif yang tulen, huraikan secara khusus. "Faedah kompetitif" tidak memberitahu calon apa-apa. "Perubatan penuh, pergigian, dan penglihatan untuk anda dan tanggungan, caruman KWSP, dan 24 hari cuti tahunan" memberitahu calon sesuatu yang berguna.

Ekuiti adalah penting untuk dikomunikasikan dengan jelas untuk jawatan di syarikat permulaan. Geran "2,000 opsyen" memberitahu calon hampir tiada apa. "0.1% syarikat dengan vesting 4 tahun dan cliff 1 tahun, pada penilaian terkini kami sebanyak RM X" memberi mereka cukup untuk menilai tawaran itu.

Jika anda tidak boleh berkongsi butiran ekuiti dalam deskripsi kerja, katakan "butiran ekuiti dikongsi semasa peringkat tawaran" supaya calon tahu ia adalah sebahagian daripada pakej.

Selepas Menyiarkan: Menjejak Apa yang Berfungsi

Deskripsi kerja adalah hipotesis. Anda mengandaikan bahawa bahasa tertentu akan menarik calon tertentu. Jejak sama ada hipotesis itu terbukti.

Metrik utama untuk diperhati: jumlah pemohon (adakah ia dalam julat yang munasabah untuk jenis jawatan ini?), kadar pemohon berkelayakan (berapa peratus melepasi tapisan resume pertama?), masa pengisian, dan kadar penerimaan tawaran.

Jika anda mendapat jumlah yang tinggi tetapi hasil berkelayakan yang rendah, keperluan anda terlalu luas atau ringkasan jawatan anda menarik khalayak yang salah. Jika anda mendapat jumlah yang rendah dan hasil berkelayakan yang tinggi, keperluan anda mungkin terlalu terhad atau iklan anda tidak cukup kelihatan.

Jika penerimaan tawaran rendah, jurang itu biasanya antara apa yang calon jangkakan daripada deskripsi kerja dan apa yang mereka temui semasa temuduga. Itu adalah masalah penyelarasan yang berbaloi diperbaiki dalam deskripsi.

Kesilapan Biasa untuk Diperbaiki Sebelum Menyiarkan

Inflasi keperluan. Potong mana-mana keperluan yang tidak benar-benar menghalang. Jika anda akan mempertimbangkan calon tanpanya, alihkan ke nilai tambah atau buang.

Peninggalan gaji. Di kebanyakan pasaran, ini kini secara aktif menjejaskan kualiti pemohon anda. Siarkan julat itu.

Penggunaan suara pasif yang berlebihan. "Tanggungjawab akan merangkumi pengurusan..." menjadi "Anda akan mengurus..."

Deskripsi syarikat generik. Calon tidak perlu tahu bahawa anda "komited kepada inovasi". Mereka perlu tahu bagaimana pasukan itu dan bagaimana kejayaan kelihatan.

Kriteria kejayaan yang hilang. Beritahu calon bagaimana prestasi yang baik kelihatan dalam 6-12 bulan pertama. Ini adalah perubahan tunggal yang paling meningkatkan penyelarasan pekerja baru dan pengekalan awal.

Penyelarasan Dalaman Sebelum Menyiarkan

Deskripsi kerja hendaklah disemak oleh sekurang-kurangnya tiga orang sebelum disiarkan: pengurus pengambilan kakitangan (yang mengetahui jawatan itu), seseorang dalam pasukan terdekat (yang mengetahui realiti harian), dan HR atau Pengambilan Kakitangan (yang mengetahui pasaran dan keperluan undang-undang).

Ketidakselarasan antara tiga kumpulan ini adalah punca paling biasa masalah deskripsi kerja. Pengurus pengambilan kakitangan mahukan "player-coach". Pasukan menganggap jawatan itu kebanyakannya seorang Individual Contributor. HR tahu bahawa julat pampasan tidak akan menarik player-coach tulen dalam pasaran ini. Konflik-konflik ini perlu muncul sebelum deskripsi kerja disiarkan secara langsung, bukan di pertengahan proses.

Gunakan deskripsi kerja anda sebagai dokumen penyelarasan dalaman terlebih dahulu. Jika tiga pihak berkepentingan tidak boleh bersetuju tentang apakah jawatan itu, anda belum bersedia untuk menyiarkannya.

Sumber Berkaitan