Bahasa Indonesia

Job Description Best Practices untuk Tim Rekrutmen Modern

Framework praktik terbaik deskripsi pekerjaan untuk tim rekrutmen modern

Turn this article into takeaways for your work.

Summarize with ChatGPT Summarize with Claude

Each assistant summarizes the article only for you and suggests best practices for your work.

Sebagian besar hiring manager sudah menulis puluhan deskripsi pekerjaan. Dan sebagian besar deskripsi tersebut memiliki masalah yang sama: persyaratan yang samar, dinding poin-poin, bahasa korporat yang tidak memberi informasi berguna kepada kandidat, dan rentang gaji yang tidak ada atau terlalu lebar.

Hasilnya bisa ditebak. Anda mendapat volume pelamar yang tinggi tetapi hasil kandidat berkualifikasi yang rendah. Anda menghabiskan berjam-jam untuk menyaring. Waktu pengisian posisi Anda memanjang. Dan orang yang akhirnya mengisi posisi tersebut memiliki kemungkinan 40% untuk keluar dalam tahun pertama karena apa yang mereka direkrut untuk dilakukan ternyata berbeda dari apa yang deskripsi pekerjaan gambarkan.

Menyusun deskripsi pekerjaan dengan benar bukan sekadar latihan menulis. Ini adalah keputusan rekrutmen strategis yang memengaruhi kualitas kandidat, tingkat penerimaan penawaran, dan retensi awal.

Apa yang Sebenarnya Dilakukan Deskripsi Pekerjaan

Sebelum beralih ke struktur, ada baiknya menjelaskan apa yang seharusnya dicapai oleh sebuah deskripsi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan memiliki tiga fungsi. Pertama, menyaring: harus membantu kandidat yang tepat untuk memilih masuk dan kandidat yang salah untuk memilih keluar. Kedua, menjual: untuk kandidat berkualifikasi yang menemukan lowongan Anda, perlu mengajukan argumen yang meyakinkan mengapa mereka menginginkan posisi ini di perusahaan Anda dibandingkan selusin pilihan lainnya. Ketiga, mengikat: menetapkan ekspektasi yang dibawa sepanjang proses wawancara, penawaran, dan 90 hari pertama dalam pekerjaan.

Sebagian besar deskripsi pekerjaan ditulis untuk mencapai hanya fungsi pertama, dan melakukannya dengan buruk (biasanya dengan terlalu banyak menentukan persyaratan). Fungsi kedua dan ketiga hampir selalu diabaikan.

Struktur yang Berhasil

Deskripsi pekerjaan yang baik mengikuti urutan yang jelas. Tidak setiap bagian harus panjang. Namun urutannya penting karena kandidat membaca dalam urutan tertentu: judul dan gaji terlebih dahulu, kemudian apa yang dilakukan posisi tersebut, kemudian apa yang Anda butuhkan, kemudian siapa Anda sebagai perusahaan.

1. Judul Pekerjaan

Gunakan judul yang digunakan industri Anda, bukan judul yang digunakan perusahaan Anda secara internal. "Revenue Growth Specialist" mungkin judul internal Anda, tetapi kandidat mencari "Account Executive" atau "Sales Manager". Jika judul internal Anda tidak biasa, selaraskan dengan judul standar pasar dalam lowongan dan jelaskan judul internal di dalam teks.

Hindari inflasi judul. "Director of Coffee" untuk posisi barista, atau "Ninja", "Guru", dan "Rockstar" sebagai kualifikasi, menandakan budaya rekrutmen yang tidak matang. Kandidat senior yang benar-benar berkualifikasi tidak akan melamar.

2. Kompensasi dan Lokasi

Transparansi kompensasi telah menjadi persyaratan kompetitif, bukan sekadar hal yang menyenangkan. Berbagai wilayah kini secara hukum mewajibkan rentang gaji dalam lowongan pekerjaan. Di luar kepatuhan hukum, lowongan dengan rentang kompensasi yang jelas mendapat jauh lebih banyak pelamar berkualifikasi.

Rentang yang Anda posting harus mencerminkan apa yang akan Anda bayar sebenarnya. Rentang Rp 5-50 juta bukan sebuah rentang yang bermakna. Ini adalah sinyal bahwa Anda tidak tahu berapa nilai posisi tersebut, atau bahwa Anda berencana menawar rendah kepada kandidat kuat yang melamar sebelum menyadari bahwa batasnya lebih dekat ke Rp 5,5 juta.

Bersikap sama jelasnya tentang lokasi: sepenuhnya jarak jauh, hybrid (dengan frekuensi), atau di tempat. Kandidat yang memfilter berdasarkan lokasi akan langsung gugur jika ini tidak jelas, membuang waktu keduanya.

3. Ringkasan Posisi (2-4 Kalimat)

Ini adalah bagian yang paling sulit ditulis dengan baik. Harus menjawab: mengapa posisi ini ada, seperti apa kesuksesan dalam 12 bulan, dan mengapa kandidat kuat menginginkannya?

Contoh buruk: "Kami mencari individu yang termotivasi untuk bergabung dengan tim kami yang berkembang dan berkontribusi pada kesuksesan kami."

Contoh lebih baik: "Kami merekrut Senior Account Executive untuk mengelola siklus penjualan penuh untuk akun pasar menengah di Indonesia dan Asia Tenggara. Anda akan membawa kuota Rp 15 miliar, bekerja dengan ICP yang telah ditentukan, dan mendapat dukungan penuh dari SDR dan pre-sales engineer. Sebagian besar rep mencapai target mereka dalam dua kuartal pertama."

Versi yang lebih baik memberi tahu kandidat apa yang sebenarnya akan mereka lakukan, seperti apa strukturnya, dan memberi sinyal konkret tentang ekspektasi kinerja.

4. Tanggung Jawab (5-8 Poin)

Jaga bagian ini lebih pendek dari yang Anda pikir perlu. Daftar tanggung jawab yang panjang menandakan salah satu dari dua hal: posisi tersebut sebenarnya tiga posisi yang dikemas menjadi satu, atau hiring manager belum berpikir dengan jelas tentang apa yang sebenarnya akan dihabiskan orang ini waktunya.

Setiap poin harus menggambarkan hasil, bukan aktivitas. "Mengelola saluran Slack tim dan memastikan respons tepat waktu" adalah aktivitas. "Bertanggung jawab atas respons eskalasi pelanggan dan mendorong resolusi dalam 48 jam" lebih dekat ke hasil.

Mulai dengan tiga atau empat hal yang akan dihabiskan posisi tersebut 80% waktunya. Tanggung jawab yang sesekali atau insidental diletakkan di bagian bawah.

5. Persyaratan: Wajib vs. Nilai Tambah

Di sinilah sebagian besar deskripsi pekerjaan merugikan diri sendiri. Tahun pengalaman dan persyaratan gelar adalah dua pelanggar terbesar.

Tahun pengalaman adalah proksi yang buruk untuk kemampuan. Apa yang sebenarnya Anda pedulikan adalah apakah seseorang bisa melakukan pekerjaan itu. "5+ tahun pengalaman dalam penjualan SaaS" mungkin mengecualikan rep dengan 3 tahun yang telah menutup lebih banyak kesepakatan enterprise daripada kebanyakan rep dengan 7 tahun.

Persyaratan gelar juga mengecualikan kandidat yang mampu tanpa menambah nilai prediktif di sebagian besar posisi. Jika Anda tidak benar-benar membutuhkan gelar tertentu untuk alasan tertentu, hapuslah.

Praktik yang berguna: pisahkan persyaratan menjadi bagian "Wajib" dan "Nilai Tambah". Daftar wajib harus pendek, biasanya 4-6 item yang benar-benar mendiskualifikasi jika tidak ada. Daftar nilai tambah menunjukkan apa yang akan mempercepat kesuksesan tanpa menjadi gerbang.

Daftar wajib yang panjang dengan 15 atau lebih item memberi tahu kandidat bahwa tim Anda tidak bisa memprioritaskan. Dan penelitian secara konsisten menunjukkan bahwa perempuan melamar posisi hanya ketika mereka memenuhi hampir semua persyaratan, sementara laki-laki melamar ketika mereka memenuhi sekitar 60%. Daftar persyaratan yang membengkak secara tidak proporsional mengurangi keragaman kumpulan pelamar Anda.

6. Konteks Perusahaan dan Tim (Singkat)

Kandidat sudah tahu apa yang dilakukan perusahaan Anda sebelum melamar. Yang tidak mereka ketahui adalah bagaimana sebenarnya budaya tim, bagaimana keputusan dibuat, dan seperti apa jalur kariernya.

Jaga bagian ini jujur dan spesifik. "Kami adalah startup dengan ritme cepat di mana semua orang memakai banyak topi" bukan informasi yang berguna. "Posisi ini melapor kepada VP of Sales, berkolaborasi sehari-hari dengan Marketing dan Customer Success, dan tim saat ini terdiri dari 6 AE dengan rencana untuk menggandakan pada Q4" adalah informasi yang berguna.

7. Instruksi Lamaran

Beritahu kandidat persis apa yang Anda inginkan dari mereka. Jika Anda menginginkan resume plus surat lamaran, katakan itu. Jika Anda menginginkan contoh pekerjaan, tentukan jenisnya. Jika proses lamaran memiliki beberapa tahap, berikan gambaran tingkat tinggi agar kandidat tahu apa yang mereka komitkan.

Lamaran yang samar ("lamar di bawah untuk dipertimbangkan") mendapat volume tinggi dan sinyal rendah. Instruksi yang jelas menyaring kandidat yang membaca dengan cermat dan menindaklanjuti.

Bahasa dan Nada

Tulis untuk Kandidat, Bukan Pengacara

Banyak deskripsi pekerjaan ditulis oleh tim HR untuk meminimalkan paparan hukum, bukan untuk menarik kandidat hebat. Hasilnya adalah bahasa pasif dan berhati-hati yang membuat posisi terdengar birokratis.

Bandingkan: "Kandidat ideal akan bertanggung jawab untuk memfasilitasi kolaborasi lintas fungsi antara pemangku kepentingan yang relevan" versus "Anda akan memimpin sinkronisasi produk-marketing mingguan dan bertanggung jawab atas komunikasi roadmap ke tim penjualan."

Bahasa orang kedua ("Anda akan") membuat deskripsi terasa langsung dan manusiawi. Bahasa perusahaan orang pertama ("kami sedang membangun", "tim kami") menunjukkan budaya.

Hapus Klise

"Dinamis", "bersemangat", "berorientasi hasil", "pemain tim", "lingkungan yang bergerak cepat" frasa-frasa ini muncul di begitu banyak deskripsi pekerjaan sehingga menjadi tidak terlihat. Mereka memakan ruang yang bisa digunakan untuk informasi nyata.

Jika Anda menemukan diri menulis klise, berhenti dan tanya apa yang sebenarnya Anda maksud. "Berorientasi hasil" biasanya berarti Anda menginginkan seseorang yang mencapai target. Katakan itu. "Pemain tim" biasanya berarti posisi memerlukan kolaborasi yang erat. Sebutkan kolaboratornya.

Dasar Bahasa Inklusif

Hindari bahasa yang mengecualikan berdasarkan gender. Gunakan formulasi netral. Perhatikan persyaratan yang tidak perlu mengecualikan atau bahasa "kesesuaian budaya" yang secara tidak sengaja menandakan tempat kerja yang homogen.

Beberapa alat gratis dapat menandai bahasa yang bermasalah. Layak digunakan sebelum memposting.

Optimasi ATS Tanpa Mengoptimalkan Berlebihan

Sebagian besar perusahaan menengah hingga besar mengalihkan lamaran melalui Applicant Tracking System (ATS). Kandidat yang telah meneliti posisi tersebut sering memasukkan kata kunci dari deskripsi pekerjaan Anda ke dalam resume mereka khusus untuk melewati filter ATS awal. Tidak apa-apa. Namun ini berarti deskripsi pekerjaan Anda harus mencakup istilah yang akan digunakan kandidat berkualifikasi.

Gunakan judul pekerjaan yang akan dicari kandidat. Sertakan keterampilan dan alat yang relevan berdasarkan nama (jika seseorang perlu mahir dalam Salesforce, katakan "Salesforce", bukan "alat CRM"). Sesuaikan terminologi yang digunakan industri Anda.

Namun jangan penuhi deskripsi pekerjaan Anda dengan kata kunci untuk memanipulasi ATS dengan mengorbankan keterbacaan. Kandidat terbaik Anda mengevaluasi budaya Anda berdasarkan cara Anda menulis. Deskripsi pekerjaan yang dioptimalkan kata kunci tetapi tidak dapat dibaca adalah sinyal budaya.

Pengungkapan Kompensasi: Gambaran Lengkap

Di luar gaji pokok, kandidat semakin ingin memahami total kompensasi. Jika tunjangan Anda adalah keunggulan kompetitif yang nyata, deskripsikan secara spesifik. "Tunjangan kompetitif" tidak memberi tahu kandidat apa-apa. "BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan makan dan transportasi, THR, dan 12 hari cuti tahunan" memberi tahu kandidat sesuatu yang berguna.

Saham atau opsi saham sangat penting untuk dikomunikasikan dengan jelas untuk posisi di startup. Hibah "2.000 opsi" hampir tidak memberi tahu kandidat apa-apa. "0,1% perusahaan dengan vesting 4 tahun dan cliff 1 tahun, pada valuasi terbaru kami sebesar X" memberi mereka cukup untuk mengevaluasi tawaran tersebut.

Jika Anda tidak dapat berbagi detail saham dalam deskripsi pekerjaan, katakan "detail saham dibagikan pada tahap penawaran" agar kandidat tahu itu adalah bagian dari paket.

Setelah Memposting: Melacak Apa yang Berhasil

Deskripsi pekerjaan adalah hipotesis. Anda mengasumsikan bahwa bahasa tertentu akan menarik kandidat tertentu. Lacak apakah hipotesis tersebut terbukti.

Metrik utama yang perlu diperhatikan: volume pelamar (apakah dalam rentang yang wajar untuk jenis posisi ini?), tingkat pelamar berkualifikasi (berapa persen yang lolos peninjauan resume pertama?), waktu pengisian, dan tingkat penerimaan penawaran.

Jika Anda mendapat volume tinggi tetapi hasil berkualifikasi yang rendah, persyaratan Anda terlalu luas atau ringkasan posisi Anda menarik audiens yang salah. Jika Anda mendapat volume rendah dan hasil berkualifikasi yang tinggi, persyaratan Anda mungkin terlalu ketat atau lowongan Anda tidak cukup terlihat.

Jika penerimaan penawaran rendah, kesenjangan biasanya antara apa yang diharapkan kandidat dari deskripsi pekerjaan dan apa yang mereka temukan selama wawancara. Itu adalah masalah keselarasan yang layak diperbaiki dalam deskripsi.

Kesalahan Umum yang Harus Diperbaiki Sebelum Memposting

Inflasi persyaratan. Hapus persyaratan apa pun yang tidak benar-benar mendiskualifikasi. Jika Anda akan mempertimbangkan kandidat tanpanya, pindahkan ke nilai tambah atau hapus.

Penghilangan gaji. Di sebagian besar pasar, ini sekarang secara aktif merusak kualitas pelamar Anda. Posting rentangnya.

Penggunaan kalimat pasif yang berlebihan. "Tanggung jawab akan mencakup pengelolaan..." menjadi "Anda akan mengelola..."

Deskripsi perusahaan yang generik. Kandidat tidak perlu tahu bahwa Anda "berkomitmen terhadap inovasi". Mereka perlu tahu seperti apa timnya dan seperti apa kesuksesannya.

Kriteria kesuksesan yang hilang. Beri tahu kandidat seperti apa kinerja yang baik dalam 6-12 bulan pertama. Ini adalah perubahan tunggal yang paling meningkatkan keselarasan karyawan baru dan retensi awal.

Keselarasan Internal Sebelum Memposting

Deskripsi pekerjaan harus ditinjau oleh setidaknya tiga orang sebelum diposting: hiring manager (yang mengetahui posisi tersebut), seseorang di tim langsung (yang mengetahui realitas sehari-hari), dan HR atau Rekrutmen (yang mengetahui pasar dan persyaratan hukum).

Ketidakselarasan antara tiga kelompok ini adalah penyebab paling umum masalah deskripsi pekerjaan. Hiring manager menginginkan "player-coach". Tim berpikir posisi tersebut sebagian besar adalah Individual Contributor. HR tahu bahwa band kompensasi tidak akan menarik player-coach yang sesungguhnya di pasar ini. Konflik-konflik ini perlu muncul sebelum deskripsi pekerjaan ditayangkan, bukan di tengah proses.

Gunakan deskripsi pekerjaan Anda terlebih dahulu sebagai dokumen keselarasan internal. Jika tiga pemangku kepentingan tidak bisa sepakat tentang apa posisi tersebut, Anda belum siap untuk mempostingnya.

Sumber Terkait