Die beste Task-Management-Software 2026: 15 Tools von Solo-Listen bis zu Teams mit 200 Personen

Von Camellia · Aktualisiert am 4. September 2026

Die beste Task-Management-Software 2026 hängt weit weniger von der Funktionsliste ab als davon, wer die App morgen früh öffnet. Wenn Sie als Solo-Nutzer nach Getting Things Done arbeiten, setzen Todoist, Things 3 und TickTick weiterhin den Maßstab, und nichts auf der Team-Seite fühlt sich so schnell an. Wenn Sie zu zweit bis zu zehnt eine Handvoll Listen teilen, halten Trello, Superlist und Any.do den Koordinationsaufwand nahe null. Wenn Sie ein Team in der Wachstumsphase von zehn bis fünfzig Personen sind, das Zuständige, Abhängigkeiten und einen Bericht braucht, den tatsächlich jemand liest, sind Asana, ClickUp und monday.com die realistische Shortlist. Und wenn Ihre Aufgaben Kunden, Leads und Freigaben gehören statt einem persönlichen Posteingang, sind Rework und Notion die beiden, die einen ernsthaften Blick verdienen, aus fast gegensätzlichen Gründen.

Diese Zuordnung zählt, weil die meiste Wechselreue daher kommt, die eine Kategorie gewählt zu haben und eine andere zu brauchen: ein persönlicher Task-Manager, der zur Steuerung der Kundenlieferung missbraucht wird, oder eine Projektplattform, die für vier Personen gekauft wurde, die dann sechs Wochen damit verbringen, Status zu benennen.

Wichtige Fakten

• Beschäftigte wechseln fast 1.200 Mal am Tag zwischen Apps und Websites und verbringen knapp vier Stunden pro Woche, rund 9 % ihrer Arbeitszeit, mit der Neuorientierung nach jedem Wechsel, laut einer Studie mit 137 Nutzern in drei Fortune-500-Unternehmen, veröffentlicht in der Harvard Business Review.
• 62 % des Arbeitstages gehen an repetitive, banale Aufgaben verloren, laut Asanas Anatomy of Work Global Index, einer Umfrage unter 9.615 Wissensarbeitern weltweit.
• Dieselbe Asana-Studie ergab, dass Führungskräfte heute 10 Apps pro Tag nutzen und 3,6 Stunden pro Woche durch unnötige Meetings verlieren, also die Koordinationskosten, die ein Task-Manager auffangen soll.
• Büroarbeiter schätzen, dass sie etwa ein Drittel des Tages mit Aufgaben verbringen, die sie für geringwertig und für ihre Tätigkeit nicht bedeutsam halten, laut dem Slack Workforce Index, einer Umfrage unter 10.045 Beschäftigten in sechs Ländern.
• Der Markt für Task-Management-Software soll von $1,44 Mrd. im Jahr 2026 auf $2,66 Mrd. bis 2031 wachsen, eine jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 13,10 %, laut Mordor Intelligence.

Schnellvergleichstabelle

Stage-Fit-Matrix

Größen- und Persona-Tabelle

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1. Todoist: Der schnellste Weg, etwas aus dem Kopf zu bekommen

Todoist ist aus gutem Grund die Standardantwort. Tippen Sie „review the Q4 deck every Friday at 4pm" in das Quick-Add-Feld, und es wertet Datum, Wiederholung und Uhrzeit aus, ohne dass Sie je einen Datumswähler berühren. Die Produktphilosophie lautet: erst erfassen, später organisieren, und Todoist ist bei der Erfassungshälfte besser als alles andere auf dieser Liste.

Sein eigentliches ICP ist eine einzelne Person oder eine kleine Gruppe, die eine Handvoll Projekte teilt. Todoist hat Teamprojekte und Rollen, und sie funktionieren gut, aber sie bleiben hinter dem zurück, was ein Team in der Wachstumsphase braucht: kein Gantt-Diagramm, keine Timeline, keine Workload-Ansicht, keine Abhängigkeitslogik.

Größe und Stage-Fit: ausgezeichnet bei einer Person, gut von zwei bis zehn, und danach beginnt es zu knarren. Das klarste Signal, dass Sie herausgewachsen sind, ist, wenn Sie daneben eine Tabelle pflegen.

Eines ist vor der Festlegung zu prüfen: Todoist hat die Jahrespreise im Dezember 2025 erhöht, ältere Vergleiche mit $4 für Pro sind also überholt. Wenn Sie es gegen seinen engsten Rivalen abwägen, geht die Aufschlüsselung Todoist vs. TickTick Funktion für Funktion vor, und die besten Todoist-Alternativen zeigen die Upgrade-Pfade.

Preise: Beginner (kostenlos) umfasst 5 persönliche Projekte, 3 Filteransichten und 5 MB Uploads. Pro kostet $5 pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung ($60 jährlich abgerechnet) oder $7/Monat bei monatlicher Abrechnung. Business kostet $8 pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung ($96 jährlich abgerechnet) oder $10/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen und kleine Teams, die den kürzestmöglichen Weg zwischen einem Gedanken und einer erfassten Aufgabe wollen. Nicht ideal für: Alle, die Timelines, Abhängigkeiten oder echtes Reporting über mehr als zehn Personen brauchen.

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2. TickTick: Aufgaben und Kalender in derselben Timeline

TickTick ist Todoists engster geistiger Verwandter, mit zwei Unterschieden, die die meisten direkten Vergleiche entscheiden. Erstens legt die Kalenderansicht Aufgaben und Termine auf eine Timeline, sodass Sie eine Aufgabe auf Donnerstagnachmittag ziehen und sofort sehen können, dass der Donnerstagnachmittag schon weg ist. Zweitens gibt es einen integrierten Pomodoro-Timer und einen Habit Tracker, was es zu einem Fokus-Tool statt nur zu einer Liste macht.

TickTick drängt Sie dazu, sich festzulegen, wann, nicht nur was, was zu Menschen passt, die die Woche immer mit vollem Posteingang beenden und nicht wissen, wo die Stunden geblieben sind. Es ist eine starke Wahl für Menschen, die nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren und möchten, dass diese Aufteilung die Begegnung mit einem echten Kalender übersteht.

Die Größe ist die ehrliche Grenze. TickTick hat überhaupt keinen Team- oder Business-Tarif, und der kostenlose Tarif begrenzt geteilte Mitglieder auf zwei pro Liste. Sie können zusammenarbeiten, aber nicht administrieren, berichten oder bereitstellen. Betrachten Sie es als Tool für ein bis drei Personen, und Sie werden zufrieden sein; versuchen Sie, eine Abteilung darin zu führen, und Sie sind in einem Quartal wieder hier. Für den nächsten Schritt siehe die besten TickTick-Alternativen.

Preise: Der kostenlose Tarif umfasst 9 Listen, 99 Aufgaben pro Liste, 2 geteilte Mitglieder pro Liste und 1 Anhang pro Tag (max. 10 MB), nur Listenansicht. Premium kostet laut Liste $49,99/Jahr, und TickTick spielt regelmäßig ein Angebot für $35,99/Jahr aus, was beim rabattierten Jahrespreis etwa $3,00 im Monat entspricht. Im App Store gibt es außerdem eine Option für $3,99/Monat. Premium hebt die Limits auf 299 Listen, 999 Aufgaben pro Liste und 29 geteilte Mitglieder an und schaltet jede Kalenderansicht frei.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen, die im Kalender planen und Aufgaben, Fokus-Timer und Gewohnheiten in einer App wollen. Nicht ideal für: Teams jeder nennenswerten Größe. Für Sie gibt es keinen Tarif.

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3. Asana: Der Standard für funktionsübergreifende Projektarbeit

Asana ist das, was die meisten Unternehmen meinen, wenn sie sagen: „Wir brauchen ein ordentliches Projekt-Tool." Es deckt die Struktur ab, die Task-Manager auslassen: Projekte mit mehreren Ansichten, Abschnitte und Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine, Portfolios und Ziele, die zu etwas aufsummiert werden, das eine Führungskraft liest.

Die Philosophie ist Klarheit der Zuständigkeit. Jede Aufgabe hat bewusst genau eine zuständige Person und ein Fälligkeitsdatum, weshalb funktionsübergreifende Arbeit in Asana tendenziell überlebt, während sie sich in einem geteilten Dokument auflöst. Diese meinungsstarke Haltung ist auch der Grund, warum manche Teams es als starr empfinden.

Hier der Teil, den fast jeder Vergleichsartikel noch falsch darstellt: Asanas kostenloser Personal-Tarif sagt jetzt, dass bis zu 2 Nutzer kostenlos zusammenarbeiten können. Nicht 10, nicht 15. Wenn Sie auf diese Seite kamen, nachdem Sie gelesen haben, Asanas kostenloser Tarif decke ein Team von fünfzehn ab, ist diese Aussage veraltet, und der Unterschied entscheidet, ob Asana von Tag eins an ein kostenloser Pilot oder ein kostenpflichtiger Rollout ist. Prüfen Sie es selbst auf der Preisseite, bevor Sie darauf planen.

Größe und Stage-Fit: 10 bis 500 Personen, am besten ab 20. Unter zehn ist es mehr Struktur, als die meisten Teams pflegen werden. Für den direkten Vergleich mit einer konsolidierten Ops-Plattform siehe Rework vs. Asana.

Preise: Personal ist kostenlos und gibt an, dass bis zu 2 Nutzer kostenlos zusammenarbeiten können. Starter kostet $10,99/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $13,49 bei monatlicher Abrechnung. Advanced kostet $24,99/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $30,49 bei monatlicher Abrechnung. Enterprise und Enterprise+ gibt es auf Anfrage beim Vertrieb.

Am besten geeignet für: Funktionsübergreifende Teams von 10 bis 500, die Abhängigkeiten, Ziele und Reporting brauchen, das einer genauen Prüfung standhält. Nicht ideal für: Kleine Teams, die kostenlos arbeiten wollen. Der kostenlose Tarif ist eine Testphase für zwei Personen, kein Team-Tarif.

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4. ClickUp: Maximale Konfigurierbarkeit fürs Geld

ClickUps Versprechen ist, dass Sie keine fünf Tools brauchen sollten, und es untermauert das mit einem Funktionsumfang, den hier zu diesem Preis nichts erreicht: Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Ziele, Dashboards, Zeiterfassung, Formulare und ein ausufernder Automatisierungs-Builder.

Das ist zugleich der Haken. ClickUp gibt Ihnen eine Werkstatt, kein fertiges Möbelstück. Teams, die eine echte verantwortliche Person für die Konfiguration benennen, erhalten für $7 pro Platz enorm viel Wert. Teams, die es ohne eine solche Person ausrollen, enden mit vierzehn Statusnamen, drei konkurrierenden Hierarchien und einer Gruppe von Menschen, die stillschweigend wieder eine Tabelle nutzt. Das Tool ist in diesem Szenario nicht das Problem, aber das Tool macht es leicht, das Problem zu erzeugen.

Größe und Stage-Fit: 5 bis 200, optimaler Bereich um 15 bis 80. Am überzeugendsten ist es für Agenturen und Ops-Teams mit wirklich vielfältigen Workflows und am wenigsten überzeugend für ein Team, das ein Board und keine Entscheidungen will. Wenn Sie speziell das Konsolidierungsargument vergleichen, zeigt Rework vs. ClickUp, wo eine meinungsstarke Plattform eine konfigurierbare schlägt.

Preise: Free Forever umfasst unbegrenzte Aufgaben, unbegrenzte Mitglieder im kostenlosen Tarif, 60 MB Speicher und 1 Formular. Unlimited kostet $7/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $10/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung. Business kostet $12/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $19/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung. ClickUp Brain ist ein Add-on für $9/Nutzer/Monat, und Everything AI kostet $28/Nutzer/Monat. Enterprise gibt es auf Anfrage beim Vertrieb.

Am besten geeignet für: Ops-orientierte Teams von 15 bis 80 mit vielfältigen Workflows und jemandem, der die Konfiguration übernimmt. Nicht ideal für: Kleine Teams, die ein Tool wollen, bei dem schon alles entschieden ist.

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5. Things 3: Das beste Einzelnutzer-Erlebnis, das je ausgeliefert wurde

Things 3 versucht nicht, mit irgendetwas anderem auf dieser Seite zu konkurrieren. Es ist ein Task-Manager für einen Nutzer, nur für Apple, gebaut von einem kleinen Studio, das mehr als ein Jahrzehnt in Details gesteckt hat, die die meisten Anbieter für fertig halten würden.

Die Philosophie ist geradliniges GTD ohne den Aufpreis. Es gibt keine Zusammenarbeit, keinen Kommentar-Thread, kein Feld für Zuständige, kein Reporting. Das ist kein Versehen, das ist das Produkt. Wenn Sie die Version dieser Software mit anderen Menschen darin wollen, kaufen Sie etwas anderes.

Größe und Stage-Fit: genau eine Person, auf Apple-Hardware. Berater, Designer, Autoren und Führungskräfte, die ihre eigene Woche steuern, lieben es tendenziell. Wer Arbeit an jemand anderen übergeben muss, stößt sofort an die Wand.

Der Preis ist das andere, was es abhebt. Things 3 ist ein Einmalkauf pro Plattform statt eines Abonnements, was es über fünf Jahre mit großem Abstand zum günstigsten Tool hier macht, vorausgesetzt, Sie brauchen nie eine zweite Person darin.

Preise: Separat pro Plattform als Einmalkauf verkauft, $9,99 für das iPhone im US-App-Store. Mac, iPad und Vision werden als separate Käufe verkauft. Eine kostenlose Testversion der Mac-App ist bei culturedcode.com verfügbar.

Am besten geeignet für: Eine Person auf Apple-Hardware, die das ruhigste und schnellste persönliche System will. Nicht ideal für: Buchstäblich jedes Team. Es gibt keinen Mehrspielermodus, zu keinem Preis.

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6. Rework: Aufgaben, die in Ihren tatsächlichen Prozessen leben

Jedes Tool oberhalb dieser Linie behandelt eine Aufgabe als in sich geschlossenes Element: ein Titel, ein Datum, eine zuständige Person. Rework behandelt eine Aufgabe als einen Schritt in einem Prozess, an dem bereits ein Kunde, ein Deal, eine freigebende Person und eine nächste Phase hängen. Das ist der ganze Unterschied, und er entscheidet, ob Rework offensichtlich richtig oder offensichtlich falsch für Sie ist.

Rework ist eine Work-Ops-Plattform statt einer leeren Fläche. Statt Ihnen einen leeren Workspace und einen Builder zu überreichen, liefert es meinungsstarke teamübergreifende Workflows: Intake, Zuweisung, Freigabe, Übergabe und Reporting, mit Aufgaben, die im selben Workspace mit CRM-Datensätzen und Lead-Operations verbunden sind. Wenn ein Deal abgeschlossen wird, startet die Onboarding-Arbeit, ohne dass jemand sie neu erfasst. Wenn eine Anfrage die Freigabe einer Führungskraft braucht, ist die Freigabe Teil der Aufgabe und nicht eine E-Mail daneben. Teams, die danach greifen, zahlen meist die Steuer, die die wahren Kosten des Software-Wildwuchses beschreiben: ein Aufgaben-Tool, ein CRM und eine Behelfslösung aus Formularen und Freigaben, die niemand verantwortet.

Größe und Stage-Fit: grob 10 bis 200 Personen, am stärksten ab 25, und noch einmal am stärksten, wenn mehr als eine Abteilung an derselben Arbeit beteiligt ist. Unter zehn Personen ist die Prozessebene schwerer als das Problem. Rework hat außerdem keinen kostenlosen Tarif, was es für einen Pilotversuch ohne Budget ausschließt.

Preise: Die Process Engine (Workflows, Freigaben, Anfragen und Aufgabenservice) kostet $99/Monat bei jährlicher Abrechnung ($1.188/Jahr) oder $120 Monat für Monat, mit 5 enthaltenen Arbeitsplätzen. Zusätzliche Plätze gibt es in Blöcken von 5 für $13/Monat pro Block bei jährlicher Abrechnung, sodass 25 Plätze $1.812/Jahr und 50 Plätze $2.592/Jahr kosten. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, nur eine 14-tägige kostenlose Testphase (rework.com/pricing).

Am besten geeignet für: Teams von etwa 10 bis 200, in denen Aufgaben Kunden und Prozessen gehören, nicht nur Einzelpersonen. Nicht ideal für: Solo-Nutzer und Teams, die nur ein Kanban-Board wollen. Rework ist eine schwerere Antwort, als diese Frage verdient.

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7. Notion: Bauen Sie genau das System, das Sie wollen, und pflegen Sie es dann

Notion ist die Gegenwette zu Rework. Wo Rework Ihnen entschiedene Prozesse reicht, reicht Notion Ihnen Datenbanken, Relationen, Filter und Ansichten und vertraut darauf, dass Sie das System bauen. In den richtigen Händen entsteht daraus etwas Besseres als jedes Tool von der Stange, weil es zu der Art passt, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet, statt zu der, die ein Anbieter angenommen hat.

Die Philosophie sind Dokumente und Daten an einem Ort. Die Aufgabenebene ist echt: Zuständige, Daten, Status, Rollups und verknüpfte Datenbanken funktionieren alle gut.

Der Preis ist die Pflege. Ein Notion-Workspace ohne verantwortliche Person driftet innerhalb von etwa zwei Quartalen, und die Suche wird schwer vertrauenswürdig, sobald niemand mehr aufräumt. Ihm fehlen auch die Leitplanken, die eine Führungskraft will: keine native Workload-Ansicht, keine Abhängigkeits-Engine, und Berechtigungen, über die man im großen Maßstab nachdenken muss. Größe und Stage-Fit: 3 bis 100, am besten von 10 bis 50, mit jemandem, der ausdrücklich für die Struktur verantwortlich ist. Für den Konsolidierungsvergleich siehe Rework vs. Notion.

Preise: Kostenloser Tarif verfügbar. Plus kostet $10/Mitglied/Monat jährlich (monatlich teurer), und Business kostet $20/Mitglied/Monat jährlich, Enterprise individuell. Notion gibt an, dass Sie bei jährlicher Abrechnung bis zu 20 % sparen. Das Add-on Custom Agents ist kostenlos testbar, danach kostet es $10 pro 1.000 monatliche Notion-Credits.

Am besten geeignet für: Dokumentenorientierte Teams von 10 bis 50 mit einer verantwortlichen Person, die die Struktur pflegt. Nicht ideal für: Teams, die den Prozess vorgegeben haben wollen, oder Führungskräfte, die am ersten Tag Workload-Ansichten brauchen.

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8. Trello: Das schnellste Board, das tatsächlich jemand annimmt

Trello ist das Tool mit dem geringsten Einführungsrisiko auf dieser Liste. Karten, Listen, Drag-and-drop, fertig. Ein Team von sechs kann fünfzehn Minuten nach der Anmeldung wirklich produktiv darin arbeiten, ohne Schulung und ohne Konfigurationsmeeting.

Die Philosophie ist sichtbare Arbeit. Trello ist Kanban so wörtlich wie möglich dargestellt: Arbeit wandert von links nach rechts, und der Stapel in der mittleren Spalte ist das Gespräch, das Sie führen müssen. Power-Ups ergänzen Kalender, Timeline und Automatisierung über Butler, was mehr Terrain abdeckt, als Kritiker erwarten.

Die Grenzen zeigen sich im Maßstab, nicht bei der Geschwindigkeit. Das boardübergreifende Reporting ist dünn, es gibt keine echte Abhängigkeitslogik, und ab etwa dreißig Personen vermehren sich die Boards schneller, als irgendjemand sie pflegt. Kostenlos ist außerdem enger als früher: bis zu 10 Boards und 10 Mitwirkende pro Workspace. Größe und Stage-Fit: 2 bis 30, optimaler Bereich um 5 bis 15.

Preise: Free umfasst bis zu 10 Boards pro Workspace und bis zu 10 Mitwirkende pro Workspace. Standard kostet $5/Nutzer/Monat jährlich oder $6 bei monatlicher Abrechnung. Premium kostet $10/Nutzer/Monat jährlich oder $12,50 bei monatlicher Abrechnung. Enterprise kostet $17,50/Nutzer/Monat jährlich ($210,00 Jahrespreis pro Nutzer).

Am besten geeignet für: Teams von 5 bis 15, die heute sichtbare Arbeit ohne Einrichtungskosten wollen. Nicht ideal für: Alle, die über viele Projekte hinweg berichten oder Kapazität steuern müssen.

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9. monday.com: Dashboards, die Ihre Führungskraft tatsächlich öffnet

monday.com verkauft dieselbe Idee wie ClickUp mit einer anderen Persönlichkeit. Wo ClickUp Ihnen einen Werkzeugkasten gibt, gibt monday.com Ihnen ein helles, meinungsstarkes Board und macht dann das Reporting darauf ungewöhnlich gut. Dashboards sind der Grund, warum die meisten Teams bleiben: ein paar Boards einbinden, Widgets hineinziehen, und eine Abteilungsleitung erhält eine Live-Ansicht, ohne jemanden nach einem Statusupdate zu fragen.

Die Philosophie ist, dass Arbeit sichtbar sein sollte, ohne interpretiert zu werden. Spalten sind typisiert (Status, Personen, Datum, Zahlen, Formel), ein Board ist also eigentlich eine Tabelle mit Leitplanken, und Automatisierungen verschieben Elemente, wenn sich eine Spalte ändert.

Die Reibung ist kommerziell, nicht technisch. Plätze werden in Stufen verkauft, der kostenlose Tarif endet bei zwei Plätzen, und Funktionen, die Sie für Standard hielten, wie Zeiterfassung und Abhängigkeitsspalten, liegen in höheren Tarifen. Planen Sie die Stufe ein, die Sie tatsächlich brauchen, nicht den Einstiegspreis. Größe und Stage-Fit: 10 bis 300, optimaler Bereich 20 bis 100. Wenn die Stufenrechnung nicht mehr aufgeht, zeigen die besten monday-Alternativen, wohin Teams stattdessen gehen.

Preise: Kostenlos umfasst bis zu 2 Plätze. Basic kostet $9/Platz/Monat, Standard $12/Platz/Monat und Pro $19/Platz/Monat, jeweils bei jährlicher Abrechnung. Die monatliche Abrechnung liegt höher als die hier gezeigten Jahrespreise.

Am besten geeignet für: Ops- und Marketing-Teams von 20 bis 100, die Live-Dashboards brauchen, ohne sie in Code zu bauen. Nicht ideal für: Alle, die hoffen, dass der Einstiegstarif die Funktion enthält, die sie in der Demo gesehen haben.

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10. Motion: Lassen Sie einen Algorithmus Ihren Kalender verantworten

Motions Prämisse lautet, dass nicht das Aufschreiben der Aufgabe schwer ist, sondern die Entscheidung, wann man sie erledigt. Also nimmt es Ihre Aufgaben, deren Fristen und Dauer sowie Ihre bestehenden Meetings, plant die Arbeit in echte Kalenderblöcke und ordnet automatisch um, wenn der Tag aus den Fugen gerät. Für Menschen, deren Kalender die eigentliche Beschränkung ist, ist das eine kategorische Verbesserung gegenüber einer Liste.

Der Preis ist die Kontrolle. Sie übergeben die Entscheidung über die Reihenfolge an einen Scheduler, und manche empfinden das als befreiend, während andere zwei Wochen dagegen ankämpfen und aufgeben.

Wissenswert für alle, die sich in dieser Ecke des Marktes umsehen: Clockwise, das bekannteste Tool zur Kalenderoptimierung neben Motion, wurde von Salesforce übernommen und am 27. März 2026 eingestellt, etwa eine Woche nach dem Deal. Nutzerdaten wurden gelöscht und nichts wurde übertragen, das Feld ernsthafter Auto-Scheduling-Optionen ist heute also kleiner, als ältere Vergleichsartikel nahelegen. Die besten Motion-Alternativen zeigen, wer übrig ist.

Größe und Stage-Fit: 1 bis 25, am stärksten für Führungskräfte, Gründer und Berater mit meetinglastigen Kalendern.

Preise: Pro AI kostet $19/Platz/Monat mit 7.500 Credits pro Platz und Monat. Business AI kostet $29/Platz/Monat mit 15.000 Credits und ergänzt Kapazitätsplanung, erweiterte Dashboards, Timeline und Gantt, Zeiterfassung und Berechtigungen. Die jährliche Abrechnung wird mit 33 % Rabatt beworben. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, nur eine kostenlose Testphase.

Am besten geeignet für: Meetinglastige Einzelpersonen und kleine Teams, denen die Planungsentscheidung abgenommen werden soll. Nicht ideal für: Alle, die ihre Arbeitsreihenfolge selbst steuern wollen oder einen kostenlosen Tarif brauchen.

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11. Sunsama: Ein tägliches Planungsritual, kein größerer Backlog

Sunsama ist das einzige Tool hier, das aktiv versucht, Sie vom Hinzufügen abzuhalten. Jeden Morgen führt es Sie durch eine Planungssitzung: Aufgaben aus Ihren anderen Tools heranziehen, schätzen, wie lange jede dauert, und aufhören, wenn der Tag voll ist. Es geht um einen realistischen Tag, nicht um ein vollständiges Inventar von allem, was Sie je zugesagt haben.

Dieses meinungsstarke Ritual ist entweder der Grund, warum Sie es lieben, oder der Grund, warum Sie in Woche eins abspringen. Es integriert sich mit den Tools, in denen Arbeit bereits lebt, darunter Asana, Trello, Notion und E-Mail, und versteht sich als tägliche Ebene obendrauf statt als führendes System.

Die kommerzielle Position ist ungewöhnlich klar. Sunsama sagt auf der eigenen Preisseite, dass es keinen dauerhaft kostenlosen Tarif hat und keinen plant, und beziffert die Kosten auf grob einen Dollar pro Arbeitstag. Diese Ehrlichkeit wirkt in beide Richtungen: Sie können es nicht unbegrenzt kostenlos testen, wissen aber genau, was Sie kaufen. Größe und Stage-Fit: 1 bis 5, praktisch ein Einzelnutzer-Tool mit leichtem Teilen. Die besten Sunsama-Alternativen zeigen die günstigeren und kostenlosen Optionen.

Preise: Pro kostet $17 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $22 pro Monat bei monatlicher Abrechnung. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte, und Enterprise gibt es auf Anfrage. Sunsama hat keinen dauerhaft kostenlosen Tarif und gibt an, keinen hinzufügen zu wollen.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen und Gründer, die sich überbuchen und ein Planungsritual wollen, das Realismus erzwingt. Nicht ideal für: Teams, die geteilte Projekte brauchen, und alle, die in einem kostenlosen Tarif evaluieren müssen.

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12. Superlist: Notizen und Aufgaben ohne Kontextwechsel

Superlist kommt vom Team hinter Wunderlist, und das zeigt sich in den Details: schnelle Erfassung, eine saubere Listenoberfläche und ein echter Versuch, das Problem zu lösen, dass Ihre Notizen und Ihre Aufgaben meist in verschiedenen Apps leben. Ein Listenelement kann eine vollständige Notiz tragen, sodass das Meeting-Protokoll und die Folgeaktion an einem Ort bleiben, statt auseinanderzudriften.

Die KI-Ebene ist heute das, womit es sich abhebt. Voice AI in den kostenpflichtigen Tarifen verwandelt gesprochene Eingaben in strukturierte Elemente, und der Top-Tarif ergänzt KI-Meeting-Notizen, KI-Chat und die Zusammenfassung von E-Mails und Slack, gedacht für den Sammeln-und-Sichten-Teil des Tages statt den Arbeiten-Teil.

Der ehrliche Vorbehalt ist die Reife. Superlist ist ein junges Produkt mit aktivem Release-Takt (Version 1.57.0 erschien am 14. August 2026), und die Integrationsbasis ist neben Asana oder ClickUp dünn. Betrachten Sie es als starkes Tool für Einzelpersonen und kleine Teams, nicht als das System, von dem Ihre Operations abhängen. Größe und Stage-Fit: 1 bis 20, optimaler Bereich 1 bis 8. Wenn Sie zwischen ihm und dem notizorientierten Ende dieses Marktes wählen, wägen Sie ab, wie viel Ihrer Arbeit Erfassung und wie viel Koordination ist.

Preise: Free kostet $0 pro Person/Monat und umfasst bis zu 5 private und geteilte Listen (je bis zu 5 Personen), unbegrenzte Aufgaben und Notizen, 25 MB Uploads und 500 MB Speicher. Basic kostet $5 pro Person/Monat ($59 jährlich) mit unbegrenzten Listen und Teammitgliedern, Voice AI und allen Integrationen. Super kostet $21 pro Person/Monat ($249 jährlich) und ergänzt unbegrenzte KI-Meeting-Notizen, KI-Chat sowie die Zusammenfassung von E-Mails und Slack.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen und kleine Teams, die Notizen und Aufgaben am selben Ort wollen, ohne eine schwere Plattform. Nicht ideal für: Teams, die Integrationen, Reporting oder eine lange Stabilitätsbilanz brauchen.

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13. Microsoft To Do: Kostenlos, kompetent und bereits installiert

Microsoft To Do ist das neu aufgebaute Wunderlist im Microsoft-Ökosystem, und sein Hauptargument ist Arithmetik. Wenn Ihr Unternehmen bereits für Microsoft 365 zahlt, kostet To Do nichts extra und ist für alle bereits bereitgestellt. „Mein Tag" gibt Ihnen eine saubere Tagesliste, markierte Outlook-E-Mails erscheinen automatisch als Aufgaben, und Planner- und Teams-Zuweisungen tauchen neben persönlichen Einträgen auf.

Die Philosophie ist bewusst klein. Das ist eine persönliche Listen-App mit guter Microsoft-Verkabelung, kein Projekt-Tool. Es gibt keine Abhängigkeiten, keine Timelines, keine Dashboards und kein sinnvolles Reporting. Microsofts Antwort für Teamarbeit sind Planner und Project, andere Produkte mit anderen Preisen.

Größe und Stage-Fit: 1 bis 10, und nur dort, wo Microsoft bereits der Standard ist. Außerhalb dieses Ökosystems gibt es keinen Grund, es Todoist oder TickTick vorzuziehen. Das stärkste Einzelargument dafür: eine Organisation, die will, dass alle irgendetwas nutzen statt nichts, ohne zusätzliche Kosten.

Preise: Kostenlos mit einem Microsoft-Konto. Es ist außerdem in Microsoft 365 enthalten, wo Business Basic $7,00/Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung kostet und höhere Stufen mehr.

Am besten geeignet für: Microsoft-365-Organisationen, die eine kompetente persönliche Aufgabenliste ohne Zusatzkosten wollen. Nicht ideal für: Alle außerhalb des Microsoft-Ökosystems und jedes Team, das Projektstruktur braucht.

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14. Any.do: Der Tagesplaner für Menschen, die vergessen zu planen

Any.dos Alleinstellungsmerkmal ist ein Ritual statt einer Funktion: eine tägliche Planungsaufforderung, die Sie durch die heutige Liste führt und Sie entscheiden lässt, was tatsächlich passiert. Für Menschen, die eine Aufgaben-App haben und sie dann nie öffnen, ist dieser Anstoß das ganze Wertversprechen, und es ist der Grund, warum Any.do Nutzer hält, die an leistungsfähigeren Tools abgeprallt sind.

Darüber hinaus ist es eine kompetente Listen-App mit Kalenderansichten, Erinnerungen und Geräte-Synchronisierung, plus zwei Tarifformen, die die meisten Wettbewerber auslassen: einen Family-Tarif für vier Mitglieder und einen Teams-Tarif mit geteilten Boards und Workflows.

Lesen Sie den kostenlosen Tarif sorgfältig, bevor Sie sich festlegen. Personal ist dauerhaft kostenlos, aber wiederkehrende Aufgaben, KI-Funktionen und ortsbezogene Erinnerungen liegen hinter Premium, und wiederkehrende Aufgaben sind die Funktion, von der die meisten annehmen, sie sei kostenlos. Größe und Stage-Fit: 1 bis 10, optimaler Bereich 1 bis 4.

Preise: Personal ist dauerhaft kostenlos. Premium kostet $4,99/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $7,99/Monat bei monatlicher Abrechnung. Family kostet $8,33/Monat für 4 Mitglieder bei jährlicher Abrechnung oder $9,99/Monat bei monatlicher Abrechnung. Teams kostet $4,99/Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $7,99/Mitglied/Monat bei monatlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen und Familien, die eine tägliche Aufforderung brauchen, um den Tag tatsächlich zu planen. Nicht ideal für: Teams ab etwa zehn Personen und alle, die wiederkehrende Aufgaben ohne Bezahlung brauchen.

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15. Google Tasks: Die minimal brauchbare Liste, dort wo Sie schon sind

Google Tasks existiert aus einem einzigen Grund: Es steckt bereits in der Seitenleiste von Gmail und Google Kalender, und Aufgaben mit Datum erscheinen direkt im Kalenderraster. Wenn Ihr Arbeitstag aus E-Mail und Kalender besteht, schlägt diese Platzierung eine bessere App, an deren Öffnen Sie sich erinnern müssen.

Alles andere ist ein Kompromiss. Es gibt keine Prioritäten, keine Tags, keine Filter, keine Auswertung natürlicher Sprache, keine Anhänge und keine Zusammenarbeit. Sie erhalten Listen, Einträge, Unteraufgaben, Daten und eine Wiederholungsoption.

Das ist für eine bestimmte Person trotzdem die richtige Antwort: einen Google-Workspace-Nutzer, der einen Ort für sechs Dinge will und sie sonst in einen E-Mail-Entwurf an sich selbst schreiben würde. Größe und Stage-Fit: 1 bis 5, und streng persönlich. Für alles darüber hinaus beginnen Sie eine Zeile höher im Entscheidungsrahmen unten.

Preise: Kostenlos mit einem Google-Konto.

Am besten geeignet für: Google-Workspace-Nutzer, die das geringstmögliche Tool wollen, an dem Ort, an dem sie ohnehin arbeiten. Nicht ideal für: Alle, die mehr als eine Handvoll Einträge verwalten, oder alle, die mit anderen Menschen arbeiten.

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Was sich 2026 im Task Management geändert hat

Vier der Annahmen, die Menschen in diese Kategorie mitbringen, sind heute falsch. Wenn Sie zuletzt vor achtzehn Monaten gesucht haben, prüfen Sie diese, bevor Sie ein Budget aufstellen.

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Die drei Fragen, die das wirklich entscheiden

Funktionslisten werden es nicht klären, weil die meisten dieser Tools die Grundlagen gleich gut beherrschen. Drei Fragen tun es.

Wie viele Personen, und übergeben sie einander Arbeit? Eine Person kann alles auf dieser Liste wählen und wird zurechtkommen. Sobald Arbeit zwischen Menschen wandert, scheidet die Hälfte der Liste aus. Things 3 hat keinerlei Zusammenarbeit. TickTick und Sunsama haben keinen Team-Tarif, der den Namen verdient. Google Tasks und Microsoft To Do enden bei persönlichen Listen. Damit bleiben Todoist und Trello für kleine Teams und Asana, ClickUp, monday.com, Notion und Rework, sobald Sie Zuweisung plus Reporting brauchen.

Verwalten Sie Aufgaben oder verwalten Sie Arbeit? Task Management ist eine Liste mit Verantwortlichen und Daten. Work Management ergänzt Abhängigkeiten, Workload und die Frage, ob der Plan überhaupt machbar ist. Wenn Ihre Projekte eine Reihenfolge haben, die zählt, brauchen Sie die zweite Kategorie, und die Übersicht zur Projektmanagement-Software 2026 ist die bessere Einkaufsliste.

Gehören Ihre Aufgaben zu etwas anderem? Das ist die Frage, die die meisten Käufer überspringen und die meisten bereuen. Wenn eine Aufgabe in Wahrheit ein Schritt beim Onboarding eines Kunden, bei der Freigabe einer Anfrage oder bei der Bearbeitung eines Leads ist, braucht ein eigenständiger Task-Manager immer ein zweites System daneben, plus eine Person, die beide synchron hält. Diese Lücke schließt Rework, und es ist der einzige ehrliche Grund, von einem Task-Manager pro Platz auf eine gebündelte Plattform umzusteigen.

Die nächsten Schritte

Wählen Sie zwei Tools für die Shortlist, nicht fünf, und nehmen Sie sie aus verschiedenen Zeilen des Entscheidungsrahmens statt zwei Variationen derselben Idee. Todoist gegen TickTick zu vergleichen sagt Ihnen sehr wenig. Todoist gegen Asana zu vergleichen sagt Ihnen, in welcher Kategorie Sie tatsächlich sind.

Betreiben Sie dann beide zwei Wochen lang mit echter Arbeit. Kein Testprojekt, keine Migration von allem, was Sie besitzen. Nehmen Sie ein lebendes Stück Arbeit, führen Sie es in jedem Tool von Anfang bis Ende durch und beobachten Sie, welches Sie an Tag zehn noch öffnen, ohne sich daran erinnern zu müssen. Das ist das einzige Signal, das die Akzeptanz vorhersagt.

Wenn Sie ein Team von zehn oder mehr sind und Ihre Aufgaben ständig auf Kunden, Deals oder Freigaben verweisen, die anderswo leben, beginnen Sie stattdessen mit Rework. Der Zwei-Wochen-Test ist dort ein anderer: Prüfen Sie, ob die Zahl der Systeme sinkt, die Ihr Team an einem Tag anfasst. Wenn ja, leistet der Paketpreis etwas, das Ihnen kein Task-Manager pro Platz abnehmen kann.