Die besten Motion-Alternativen 2026: 13 Tools für KI-Planung, Tagesplanung und Teamarbeit

Von Camellia · Aktualisiert am 4. September 2026

Die beste Motion-Alternative hängt davon ab, welcher Teil von Motion für Sie nicht mehr funktioniert. Wenn der Preis das Problem ist, hat Reclaim.ai einen kostenlosen Tarif und beginnt bei $10 pro Platz. Wenn die Auto-Planung das Problem ist, geben Ihnen Sunsama und Akiflow einen Tagesplan, den Sie in zehn Minuten selbst aufstellen. Wenn Sie eigentlich Projektmanagement für das Team brauchten und keinen klügeren Kalender, sind Rework, ClickUp und Asana die ehrlichen Antworten. Die 13 Tools unten sind danach geordnet, wie nah sie das Problem eines Motion-Nutzers lösen, mit Preisen direkt von der jeweiligen Preisseite des Anbieters.

Motions Versprechen ist wirklich clever. Sie werfen Aufgaben mit Dauer und Deadline hinein, und die KI legt sie in freie Slots Ihres Kalenders und sortiert automatisch um, wenn ein Meeting über Ihren Nachmittag fällt. Für Menschen, die chronisch unterschätzen, wie lange Arbeit dauert, ist es ein nützlicher Schock, die Woche in Echtzeit volllaufen zu sehen. Motion berechnet $19 pro Platz und Monat für Pro AI und $29 pro Platz und Monat für Business AI, mit jährlicher Abrechnung zu 33% Rabatt beworben und ganz ohne kostenlosen Tarif.

Dieses Modell erzeugt vier vorhersehbare Ausstiege. Manche gehen wegen der Kosten, denn zwei oder drei Motion-Plätze kaufen anderswo einen ganzen Team-Tarif. Manche gehen, weil der Auto-Planer zu bestimmend ist: Er verschiebt ständig Blöcke, und am Ende verwalten Sie den Planer, statt zu arbeiten. Manche wollen das Gegenteil von Automatisierung, ein kurzes tägliches Ritual, in dem ein Mensch entscheidet, wie der heutige Tag aussieht. Und manche merken nach drei Wochen, dass ihr eigentliches Problem nie ein voller Kalender war. Es war Arbeit, die zwischen Personen übergeben wird, ohne einen gemeinsamen Ort, um sie zu verfolgen. Dieser Leitfaden führt Sie je nachdem, welcher dieser vier Fälle auf Sie zutrifft.

Wichtige Fakten

• Beschäftigte, die Microsoft 365 nutzen, werden alle 2 Minuten durch ein Meeting, eine E-Mail oder eine Benachrichtigung unterbrochen, etwa 275-mal am Tag, laut Microsofts Sonderbericht zum Work Trend Index 2025 mit 31.000 Wissensarbeitern in 31 Märkten. (Microsoft WorkLab)
• 48% der Beschäftigten und 52% der Führungskräfte sagen, ihre Arbeit fühle sich chaotisch und fragmentiert an, aus demselben Microsoft-Bericht. (Microsoft WorkLab)
• Wissensarbeiter haben im Schnitt 2,9 Deep-Work-Sessions pro Woche, sagen aber, sie brauchten 4,2, ein Defizit von 31,3%, laut Reclaim.ais Deep Work Trends Report 2026. (Reclaim.ai)
• 75% der Wissensarbeiter nutzen bereits KI bei der Arbeit, eine Zahl, die sich in sechs Monaten fast verdoppelt hat, laut dem Work Trend Index 2024 von Microsoft und LinkedIn. (Microsoft WorkLab)
• 62% des Arbeitstags gehen für repetitive, banale Aufgaben drauf, laut Asanas Anatomy of Work Global Index 2023 auf Basis von 9.615 Wissensarbeitern weltweit. (Asana)

Warum Menschen Motion verlassen: die vier Ausstiege

Bevor Sie Funktionsraster vergleichen, klären Sie, welchen Ausstieg Sie nehmen. Ein Tool zu wählen, das ein anderes Problem löst als Ihres, ist der Grund, warum Menschen innerhalb eines Jahres zweimal wechseln.

Die meisten Leser landen in zwei davon gleichzeitig. Das häufigste Paar ist Kosten plus Team-Bedarf, genau der Punkt, an dem ein persönliches Tool pro Platz keinen Sinn mehr ergibt und eine Plattform beginnt. Wenn Sie vor der Shortlist den weiteren Blick auf diese Kategorie wollen, deckt der Überblick zu Aufgabenmanagement-Software 2026 das Feld ohne den Motion-Blickwinkel ab.

Schnellvergleichstabelle

Stage-Fit-Matrix

Größen- und Persona-Tabelle

Ein Hinweis zu Clockwise, das es nicht mehr gibt

Wenn Sie 2026 nach Motion-Alternativen suchen, finden Sie weiterhin Artikel, die Clockwise empfehlen. Ignorieren Sie sie. Clockwise war der bekannteste KI-Kalenderassistent der Kategorie und der, der am häufigsten direkt mit Motion verglichen wurde. Salesforce stellte das Team dahinter für seine Agentforce-Arbeit ein, und das Produkt wurde am 27. März 2026 eingestellt, etwa eine Woche nach Bekanntwerden der Nachricht. Salesforce sagte klar, dass es weder Clockwise noch dessen Technologie übernehme. Nutzerdaten wurden gelöscht statt übertragen, und zahlende Kunden bekamen nicht genutzte Zeit erstattet. (The Register)

Das ist aus zwei Gründen wichtig. Der offensichtliche: Clockwise ist keine Option, jede Vergleichstabelle, die es aufführt, ist also veraltet. Der weniger offensichtliche: Was es über diese Kategorie aussagt. Ein finanziertes, beliebtes Planungsprodukt mit Enterprise-Logos war für einen Käufer als Personalgewinnung mehr wert denn als Geschäft. Wenn Sie sich für einen KI-Planer mit nur einem Zweck entscheiden, wägen Sie ab, wie viel Ihres täglichen Workflows Sie neu aufbauen wollen, falls das Produkt mit einer Woche Vorlauf verschwindet. Tools, die auf Ihrem bestehenden Kalender aufsetzen, wie Reclaim.ai und Morgen, lassen sich leichter verlassen als Tools, die zum einzigen Ort Ihrer Aufgaben werden.

1. Reclaim.ai: Auto-Planung, die um Ihren Kalender herum arbeitet, statt ihn zu besitzen

Reclaim.ai ist der engste Eins-zu-eins-Ersatz für Motion und die erste Anlaufstelle für alle, die wegen des Preises gehen. Es verbindet sich mit Google Calendar und Outlook und plant dann wiederkehrende Gewohnheiten, Aufgaben und Einzelgespräche in die Lücken, verteidigt Fokusblöcke und verschiebt sie, wenn etwas Dringendes hereinkommt. Der philosophische Unterschied zu Motion ist real: Motion will Ihren Tag besitzen und den Plan erzeugen, während Reclaim Ihren Kalender als Quelle der Wahrheit behandelt und darum herum verhandelt.

Das macht es im Alltag spürbar weniger starr. Gewohnheiten wie „zwei Stunden Deep Work vor dem Mittag, vier Tage pro Woche" werden geschützt, bleiben aber flexibel. Smart Meetings finden einen Slot, der für beide passt, ohne Abstimmungsthread. Wenn Sie Motions ständiges Umsortieren zermürbt hat, ist Reclaims leichtere Hand meist die Lösung.

Die Eigentümerschaft sollten Sie kennen. Dropbox übernahm Reclaim.ai im August 2024, und das Produkt läuft weiter, ohne dass ein Ende angekündigt wäre, was nach der Clockwise-Einstellung vor einer Teamentscheidung zu prüfen sinnvoll ist. Reclaim ist außerdem das einzige Tool dieser Gruppe mit einem wirklich brauchbaren kostenlosen Tarif, sodass sich leicht testen lässt, bevor Sie etwas ausgeben.

Preise: Lite ist kostenlos, mit einem Planungshorizont von 1 Woche, 2 verbundenen Kalendern und 1 Terminlink. Starter kostet $10 pro Platz und Monat für bis zu 10 Plätze. Business kostet $15 pro Platz und Monat für bis zu 100 Plätze. Enterprise erfordert ein Minimum von 100 Plätzen und jährliche Abrechnung. Reclaim bewirbt 29% Rabatt bei jährlicher Bindung.

Am besten geeignet für: Alle, denen die Idee von Motion gefiel, die aber einen kostenlosen Testlauf, einen niedrigeren Preis pro Platz und einen Planer wollen, der sich dem Kalender fügt, den sie ohnehin führen. Nicht ideal für: Teams, die Projekte verfolgen müssen, nicht nur Zeit schützen. Reclaim hat keine Meinung dazu, wer welche Arbeit besitzt.

2. Sunsama: Das Tagesplanungsritual in zehn Minuten

Sunsama ist das Anti-Motion. Kein Algorithmus bestimmt Ihren Tag. Stattdessen führt es Sie jeden Morgen durch ein kurzes geführtes Ritual: Aufgaben aus Ihren anderen Tools holen, die Dauer jeder Aufgabe schätzen, sie in den Kalender ziehen und sich auf einen realistischen Tag festlegen. Wenn Sie mehr geplant haben, als der Tag hergibt, sagt Sunsama es Ihnen und fragt dann, was Sie streichen wollen. Dieser eine Reibungspunkt ist das ganze Produkt.

Menschen, die an Auto-Planung abprallen, lieben das meist. Der Plan gehört Ihnen, also vertrauen Sie ihm, und Sie hören auf, gegen einen Planer zu kämpfen, der Ihren Nachmittag ständig umräumt. Es holt Aufgaben aus Todoist, Asana, Trello, Jira, Gmail und Slack und funktioniert so als Planungsschicht über den Tools, die Sie bereits nutzen. Es gibt auch einen Wochenrückblick, genau den Teil, den die meisten persönlichen Systeme auslassen und dann leise scheitern. Wenn Sie je versucht haben, Getting Things Done richtig zu betreiben, ist Sunsama das Nächstliegende auf dem Markt, ein Produkt rund um den Wochenrückblick.

Der Preis dafür sind Kosten und Disziplin. Sunsama kostet mehr als die meisten persönlichen Aufgabenmanager und funktioniert nur, wenn Sie zum Ritual erscheinen. Wer drei Morgen auslässt, hat eine teure Liste.

Preise: Pro kostet $17 pro Monat bei jährlicher Zahlung oder $22 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte, und Enterprise ist auf Anfrage. Sunsama sagt auf seiner eigenen Preisseite, dass es keinen dauerhaft kostenlosen Tarif hat und keinen plant. Das Unternehmen beziffert die Kosten mit etwa einem Dollar pro Arbeitstag.

Am besten geeignet für: Gründer, Berater und erfahrene Individual Contributors, die ihren Tag selbst bestimmen wollen und die zehnminütige Planungssitzung wirklich durchziehen. Nicht ideal für: Alle, die hoffen, das Tool plane für sie, und alle, die einen kostenlosen Tarif für die interne Zustimmung brauchen. Einen genaueren Blick auf die direkten Wettbewerber bietet der Leitfaden zu Sunsama-Alternativen.

3. Akiflow: Ein Posteingang für jede Ihrer Aufgaben, dann per Time Blocking eingeplant

Akiflows Ausgangspunkt ist, dass Ihre Aufgaben auf acht Orte verteilt sind und das das eigentliche Problem ist, nicht die Planung. Es zieht aus Slack, Gmail, Notion, Asana, Todoist, Jira, ClickUp und Dutzenden weiteren Quellen in eine einzige universelle Inbox und lässt Sie dann jeden Eintrag einem Tag und einem Zeitblock zuordnen. Die Befehlsleiste ist so schnell, dass Tastatur-first-Nutzer die morgendliche Triage in ein paar Minuten schaffen.

Im Vergleich zu Motion ist Akiflow bewusst manuell. Es entscheidet nicht, wann Ihre Arbeit stattfindet. Es sorgt nur dafür, dass sich nichts in einem Slack-Thread versteckt und dass alles, was Sie zugesagt haben, einen Slot hat. Für Menschen, deren Kritik an Motion lautete „Ich konnte nicht nachvollziehen, warum es Dinge so geplant hat", ist diese Transparenz das Verkaufsargument.

Der Haken ist die Preisform. Akiflows Monatspreis ist die mit Abstand höchste Zahl pro Person dieser Liste, und es gibt keinen kostenlosen Tarif, der den Test abfedert. Der Jahrespreis ist für einen ernsthaften täglichen Begleiter vernünftig, aber eine echte Verpflichtung für ein Tool, das von der Gewohnheit lebt oder stirbt.

Preise: Pro Yearly kostet $16 pro Monat bei jährlicher Zahlung. Pro Monthly kostet $34 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Testphase dauert 7 Tage.

Am besten geeignet für: Power-User, die in Benachrichtigungen aus vielen Tools versinken, eine Triage-Oberfläche wollen und dafür jährlich zahlen. Nicht ideal für: Alle, die nur beiläufig testen. Bei $34 im Monatstarif kostet ein halb genutzter Monat mehr als ein Jahr Todoist Pro.

4. Morgen: Kalender zuerst, mit sauber angesetzter Planung

Morgen geht vom Kalender statt von der Aufgabenliste aus, weshalb es bei Menschen gewinnt, die gleichzeitig in drei oder vier Kalendern leben. Es verarbeitet Google, Outlook, iCloud, Fastmail und CalDAV in einer Ansicht, auf Mac, Windows, Linux, iOS und Android. Diese Plattformabdeckung klingt banal, bis Sie versucht haben, einen privaten Gmail-Kalender, einen Outlook-Arbeitskalender und einen gemeinsamen Kundenkalender durch ein Tool zu schleusen, das nur zwei davon unterstützt.

Über dem Kalender liegt eine Aufgabenschicht, die mit Todoist, Ticktick, Google Tasks, Notion und anderen synchronisiert, plus ein KI-Planer, der auf Wunsch einen Plan vorschlägt. Der Unterschied zu Motion ist die Zustimmung: Der Vorschlag kommt, Sie nehmen ihn an oder ignorieren ihn, und nichts wird hinter Ihrem Rücken umsortiert. Morgen bietet außerdem offenes Workflow-Scripting, in dieser Kategorie ungewöhnlich und wirklich nützlich, wenn Sie eigene Regeln statt die des Anbieters wollen.

Lesen Sie die Preise genau, denn Morgens Team-Tarif kostet pro Platz weniger als der Individual-Tarif. So steht es auf der eigenen Seite des Anbieters.

Preise: Individual kostet USD 30 pro Monat bei monatlicher Zahlung oder USD 15 pro Monat bei jährlicher Zahlung. Team kostet USD 25 pro Platz und Monat bei monatlicher Zahlung oder USD 10 pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung, mit einem Minimum von zwei Plätzen. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte, und ein kostenloser Tarif ist nicht aufgeführt.

Am besten geeignet für: Menschen, die mehrere Kalender über Plattformen hinweg jonglieren, Time Blocking wollen und das Aufgabenmanagement in einem Tool behalten, das sie bereits mögen. Nicht ideal für: Alle, die eine App für Plan und Arbeit wollen. Morgen setzt ein Aufgaben-Tool daneben voraus. Unsere Einführung in automatisierte Terminplanung zeigt, wo diese Aufteilung sinnvoll ist.

5. Todoist: Den Planer weglassen und eine Liste behalten, die nie kaputtgeht

Manchmal lautet die ehrliche Antwort auf „zu welchem KI-Planer soll ich wechseln" keiner davon. Ein großer Teil der Menschen, die Motion ausprobieren, merkt, dass ihrem Kalender nicht Intelligenz fehlte. Ihre Aufgabenliste war verstreut und unzuverlässig, und sobald die Aufgaben an einem verlässlichen Ort liegen, wirkt der Kalender nicht mehr chaotisch. Todoist ist die sicherste Variante dieser Antwort: schnelle Erfassung, Eingabe in natürlicher Sprache, Projekte, Labels, Filter und eine mobile App, die sofort öffnet.

Hier gibt es keine Auto-Planung und kein Vollpacken des Kalenders. Sie bekommen eine Liste, die Sie auch in fünf Jahren noch nutzen, zu einem Preis, über den Sie nicht nachdenken müssen. Für Teams ergänzt der Business-Tarif gemeinsame Projekte und Rollen, ohne zu einer Projektmanagement-Suite zu werden.

Beachten Sie, dass Todoist seine Jahrespreise im Dezember 2025 erhöht hat, ältere Vergleichsartikel mit $4 für Pro sind also überholt.

Preise: Der Beginner-Tarif ist kostenlos mit 5 persönlichen Projekten und 3 Filteransichten. Pro kostet $5 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung ($60 im Jahr) oder $7 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Business kostet $8 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung ($96 im Jahr) oder $10 pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung.

Am besten geeignet für: Menschen, die nicht mehr für KI-Planung zahlen und einfach eine vertrauenswürdige Liste behalten wollen, optional kombiniert mit Morgen oder Sunsama für die Kalenderhälfte. Nicht ideal für: Teams, die Projektstruktur brauchen. Wenn das auf Sie zutrifft, zeigt unser Leitfaden zu Todoist-Alternativen den nächsten Schritt.

6. Rework: Für Teams, deren eigentliches Problem Koordination war, nicht Kalender

Hier die unbequeme Diagnose, mit der viele Motion-Testphasen enden. Der Kalender war voll, die KI hat ihn wunderbar gepackt, und trotzdem rutschte Arbeit durch, weil die Verzögerungen nie im Tag einer einzelnen Person lagen. Sie lagen in den Übergaben: das Briefing, das beim Design liegt, die Kundenantwort, die niemand protokolliert hat, das Follow-up, das im Kopf von jemandem lebte. Kein Planer behebt das, denn der Engpass liegt zwischen Personen, nicht zwischen Meetings.

Rework ist für genau diese Lücke gebaut. Es legt Aufgaben, Projekte und Workflows in denselben Workspace wie das CRM und die Lead-Daten, zu denen sie gehören, sodass eine Aufgabe den Account, den Deal oder den Prozess trägt, zu dem sie gehört, statt als Einzelposten zu schweben. Arbeit läuft durch Stufen mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, und Manager bekommen Einblick über Teams hinweg statt in den Zeitplan einer einzelnen Person. Das ist eine andere Aufgabe als Motions, und genau deshalb taucht es hier auf: Wer schon zwei KI-Planer ausprobiert hat und trotzdem Deadlines verpasst, hat meist ein Koordinationsproblem im Produktivitätskostüm.

Sagen wir die Grenzen klar. Rework macht keine KI-Auto-Planung. Es packt nicht Ihren Kalender, verteidigt keine Fokusblöcke und baut nicht Ihren Nachmittag um, wenn ein Meeting hereinfällt. Es ist kein Kalenderassistent und nicht für eine einzelne Person. Wenn Ihr Problem wirklich persönliches Zeitmanagement ist, wählen Sie Reclaim.ai oder Sunsama und werden glücklicher sein.

Preise: Die Project Engine kostet $99 pro Monat bei jährlicher Zahlung ($1.188 pro Jahr) oder $120 monatlich, mit 5 enthaltenen Arbeitsplätzen. Zusätzliche Plätze kommen in 5er-Blöcken zu $13 pro Block und Monat bei jährlicher Zahlung, 25 Plätze kosten also $1.812 pro Jahr. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, aber eine 14-tägige kostenlose Testphase. (rework.com/pricing)

Am besten geeignet für: Teams von etwa 10 bis 150 Personen, in denen Arbeit Funktionen überschreitet und die Verzögerungen in Übergaben liegen statt im Kalender von irgendjemandem. Nicht ideal für: Solo-Nutzer und alle, die speziell wegen KI-Planung hier sind. Siehe Rework vs Asana, wenn Projektmanagement-Plattformen die Shortlist sind, die Sie tatsächlich aufbauen.

7. ClickUp: Die Alles-App, mit allem, was das bedeutet

ClickUp wählen Menschen, die Motions Anspruch ohne Motions Preis pro Platz wollen. Es deckt Aufgaben, Docs, Whiteboards, Ziele, Zeiterfassung, Dashboards und eine Kalenderansicht ab, mit einem kostenlosen Tarif, der unbegrenzte Aufgaben und unbegrenzte Mitglieder im kostenlosen Tarif enthält. Für ein kleines Team ist die Wertdichte schwer zu bestreiten.

ClickUp hat auch eine KI-Schicht, die als Add-on verkauft wird und nicht im Basispreis steckt, was der ehrliche Weg ist, es mit Motion zu vergleichen. Die Basistarife sind günstig; bei der KI fallen die Kosten an. Die KI kann Threads zusammenfassen, Updates entwerfen und Aufgabenaufteilungen vorschlagen, plant aber nicht wie Motion Ihren Tag automatisch. Wenn Sie speziell das Vollpacken des Kalenders wollen, ist ClickUp kein direkter Ersatz.

Der wahre Preis von ClickUp ist die Einrichtung. Die Flexibilität, die es mächtig macht, bedeutet, dass jemand in Ihrem Team hundert Entscheidungen zu Hierarchie, Custom Fields, Status und Ansichten treffen muss, bevor es sich gut anfühlt. Teams, die dafür eine verantwortliche Person benennen, sind meist zufrieden. Teams, die es ausrollen und hoffen, springen meist ab.

Preise: Free Forever enthält 60MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben, unbegrenzte Mitglieder im kostenlosen Tarif und 1 Formular. Unlimited kostet $7 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder $10 pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung. Business kostet $12 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder $19 pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung. ClickUp Brain ist ein Add-on für $9 pro Nutzer und Monat, und Everything AI kostet $28 pro Nutzer und Monat. Enterprise ist auf Anfrage.

Am besten geeignet für: Teams, die maximale Leistung pro Dollar wollen und jemanden haben, der die Konfiguration verantworten will. Nicht ideal für: Alle, die Motion verlassen, weil sie weniger zu verwalten haben wollten. Vergleichen Sie das Feld in unserem Leitfaden zu ClickUp-Alternativen.

8. Asana: Erwachsenes Projektmanagement mit echtem Reporting

Asana ist die Standardantwort, wenn ein Motion-Nutzer merkt, dass er die Arbeit eines Teams steuern muss und nicht seine eigene Woche. Es kann, was ein persönlicher Planer nie können wird: Timelines und Abhängigkeiten, Workload-Ansichten, die zeigen, wer überlastet ist, bevor die Deadline reißt, Portfolios für die Führung und Ziele, die mit den darunterliegenden Projekten verknüpft sind. Die Ansicht My Tasks gibt jeder Person eine saubere Tagesliste, was den Übergang für jemanden mildert, der ein persönliches Tool gewohnt ist.

Der Vergleich mit Motion ist unkompliziert. Motion sagt einer Person, wann sie ihre Arbeit erledigt. Asana sagt einer Gruppe, was die Arbeit ist, wem sie gehört und ob sie im Plan liegt. Wenn Ihre verpassten Deadlines von unklarer Verantwortung kamen und nicht von einem schlecht gepackten Tag, ist das der richtige Wechsel.

Eine Zahl, die Sie richtig haben sollten, weil fast jeder Überblick im Netz sie falsch nennt. Asanas kostenloser Personal-Tarif erlaubt jetzt bis zu 2 Nutzern die kostenlose Zusammenarbeit. Es sind nicht 10 und nicht 15, was ältere Artikel auch sagen. Das ist wichtig, wenn Ihr Plan war, Asana ohne Bezahlung in einem kleinen Team zu testen, denn bei drei Personen sind Sie bereits im Bezahltarif.

Preise: Personal ist kostenlos und erlaubt bis zu 2 Nutzern die Zusammenarbeit. Starter kostet $10,99 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $13,49 bei monatlicher Abrechnung. Advanced kostet $24,99 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $30,49 bei monatlicher Abrechnung. Enterprise und Enterprise+ sind auf Anfrage.

Am besten geeignet für: Teams ab 20 Personen mit funktionsübergreifenden Projekten, die Timelines, Abhängigkeiten und ein Reporting brauchen, auf das ein Manager reagieren kann. Nicht ideal für: Einzelpersonen und Zweierteams, die ein günstiges Upgrade von Motion suchen. Siehe Asana-Alternativen, wenn der Preis der Knackpunkt ist.

9. Notion: Das System bauen, das Motion Sie nicht bauen ließ

Die häufigste Motion-Kritik, auf die Notion antwortet, ist Starrheit. Motion hat feste Vorstellungen, wie eine Aufgabe beschrieben werden und wann sie stattfinden soll. Notion hat keine. Sie definieren die Eigenschaften, die Ansichten, die Relationen zwischen Projekten, Kunden und Notizen und das Tages-Dashboard, das alles zusammenzieht. Menschen, die wollen, dass ihr System dazu passt, wie sie wirklich denken, landen hier.

Notion fasst außerdem zwei Tools in eins zusammen. Meeting-Notizen, Specs, Wikis und die daraus entstehenden Aufgaben liegen am selben Ort, was eine ganze Kategorie des Kopierens zwischen Apps beseitigt. Die KI-Funktionen übernehmen Zusammenfassen, Schreiben und Beantworten von Fragen im gesamten Workspace, mit einem Custom-Agents-Add-on, das über Credits verkauft wird.

Die ehrliche Warnung: Notion gibt Ihnen einen Baukasten, kein Produkt. Ab Werk verwaltet es Aufgaben nicht gut, und die ersten zwei Wochen sind Bauarbeit. Teams, die es lieben, hatten meist eine Person, die gern das System baute. Teams, die es aufgaben, hatten die meist nicht.

Preise: Es gibt einen kostenlosen Tarif. Notion Plus kostet $10 pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung (monatlich teurer), und Business kostet $20 pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, Enterprise individuell. Notion gibt an, dass Sie mit jährlicher Abrechnung bis zu 20% sparen. Das Custom-Agents-Add-on ist kostenlos testbar, danach $10 pro 1.000 monatliche Notion-Credits.

Am besten geeignet für: Kleine Teams und Gründer, die Docs und Arbeit an einem Ort wollen und eine Woche in den Entwurf des Systems investieren. Nicht ideal für: Alle, die sich Struktur vorgeben lassen wollen. Lesen Sie Notion-Alternativen, bevor Sie ein Team auf einen Aufbau festlegen.

10. TickTick: Der günstigste Weg, Aufgaben und Kalender zusammenzuhalten

TickTick ist die Budget-Antwort für einen Motion-Nutzer, der vor allem Aufgaben und Termine auf einer Zeitleiste sehen wollte. Es hat Kalenderansichten nach Monat, Tag, drei Tagen und Woche, einen eingebauten Pomodoro-Timer, Gewohnheitsverfolgung und Eingabe in natürlicher Sprache. Nichts wird für Sie geplant, aber eine Aufgabe in einen Slot zu ziehen dauert eine Sekunde, und das Ergebnis ist ein Plan, den Sie selbst gewählt haben.

Für Solo-Nutzer ist der Nutzen offensichtlich. Der Bezahltarif kostet pro Jahr weniger als ein einzelner Monat der meisten Tools dieser Liste, und der kostenlose Tarif ist brauchbar, wenn Ihre Arbeitslast leicht ist. Was TickTick überhaupt nicht hat, ist eine Team-Story. Es gibt keinen Business-Tarif, keine Admin-Kontrollen und kein Reporting. Das Teilen ist auf eine Handvoll Mitglieder pro Liste begrenzt.

Nennen Sie den Preis sorgfältig, denn im Netz wird meist der Rabatt zitiert. Premium kostet laut Liste $49,99 pro Jahr, und TickTick fährt regelmäßig ein Angebot zu $35,99 pro Jahr, was etwa $3,00 im Monat entspricht. Der App Store verkauft außerdem eine Monatsoption für $3,99.

Preise: Der kostenlose Tarif erlaubt 9 Listen, 99 Aufgaben pro Liste, 2 geteilte Mitglieder pro Liste und 1 Anhang pro Tag. Premium kostet laut Liste $49,99 pro Jahr, mit einem häufig laufenden Angebot zu $35,99 pro Jahr, etwa $3,00 im Monat. Im App Store gibt es eine Monatsoption für $3,99. Premium hebt die Limits auf 299 Listen, 999 Aufgaben pro Liste und 29 geteilte Mitglieder und schaltet alle Kalenderansichten frei.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen, die Aufgaben und Kalender zusammen wollen, für den Preis eines Kaffees im Monat. Nicht ideal für: Teams jeder Größe. Für Sie gibt es keinen Tarif, zu keinem Preis.

11. Superlist: Eine schnelle gemeinsame Liste, die kleine Teams wirklich nutzen

Superlist kommt vom Team hinter Wunderlist, und man merkt es. Es ist schnell, sauber und um Listen gebaut, die Aufgaben und Notizen im selben Dokument halten, sodass der Kontext einer Aufgabe neben ihr steht statt in einem verlinkten Doc, das niemand öffnet. Für ein Fünferteam, dem Motion zu schwer und Asana zu unternehmenshaft war, ist es eine bequeme Mitte.

Die KI-Story dreht sich hier um Erfassung und Zusammenfassung statt um Planung. Voice AI in den Bezahltarifen macht aus gesprochenen Notizen Aufgaben, und der höchste Tarif ergänzt KI-Meeting-Notizen sowie E-Mail- und Slack-Zusammenfassungen. Superlist plant Ihren Tag nicht und tut auch nicht so.

Produktrisiko verdient einen Satz in einer Kategorie, die gerade Clockwise verloren hat. Superlist liefert aktiv aus, mit Release 1.57.0 am 14. August 2026, es ist also ein lebendiges Produkt und keines im Wartungsmodus.

Preise: Free kostet $0 pro Person und Monat mit bis zu 5 privaten und geteilten Listen für bis zu je 5 Personen, unbegrenzten Aufgaben und Notizen und 500MB Speicher. Basic kostet $5 pro Person und Monat oder $59 jährlich, mit unbegrenzten Listen und Teammitgliedern und 25GB Speicher. Super kostet $21 pro Person und Monat oder $249 jährlich und ergänzt unbegrenzte KI-Meeting-Notizen, unbegrenzten KI-Chat sowie E-Mail- und Slack-Zusammenfassungen.

Am besten geeignet für: Kleine Teams, die gemeinsame Listen mit integrierten Notizen und kein Konfigurationsprojekt wollen. Nicht ideal für: Alle, die Projektstruktur oder Manager-Reporting brauchen.

12. Trello: Boards statt Blöcke

Trello beantwortet eine andere Frage als Motion, weshalb es für manche funktioniert, die Motion verlassen. Motion fragt „wann werden Sie das tun". Trello fragt „wo steht das im Prozess". Bei Arbeit, die durch Stufen wandert, statt Stunden zu füllen, sagt eine Karte, die von Doing nach Review wandert, mehr aus als jeder Kalenderblock.

Die Stärke ist die Einführung. Ein Team kann Trello an einem Nachmittag ohne Schulung übernehmen, ein echter Vorteil, wenn das letzte Tool scheiterte, weil niemand es aktuell hielt. Power-Ups ergänzen Kalenderansichten, Automatisierung über Butler und Integrationen, und der kostenlose Tarif ist großzügig genug, damit ein kleines Team ein echtes Projekt darauf abwickeln kann.

Die Decke kommt schnell. Sobald Arbeit Abhängigkeiten, Workload-Ausgleich oder Reporting über Projekte hinweg braucht, reichen Boards nicht mehr. Eine Karte, auf der Blocked steht, sagt Ihnen nicht, worauf sie wartet oder wer zuerst handeln muss.

Preise: Free deckt bis zu 10 Boards pro Workspace und bis zu 10 Mitarbeitende pro Workspace ab. Standard kostet $5 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $6 bei monatlicher Abrechnung. Premium kostet $10 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $12,50 bei monatlicher Abrechnung. Enterprise kostet $17,50 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, was $210,00 pro Nutzer und Jahr entspricht.

Am besten geeignet für: Kleine Teams, die visuell denken und eine Einführung ohne Schulung brauchen. Nicht ideal für: Komplexe Projekte mit Abhängigkeiten oder alle, die ein kalenderzentriertes Tool wollten.

13. monday.com: Konfigurierbare Ops-Workflows für größere Teams

monday.com steht in dieser Liste am anderen Ende von Motion, und das ist der Punkt. Es ist ein Work Operating System, in dem Boards pro Team konfiguriert werden, Automatisierungen Einträge zwischen ihnen verschieben und Dashboards alles für die Führung zusammenfassen. Teams wählen es, wenn die Arbeit prozessförmig ist und der Prozess ihr eigener: Onboarding-Pipelines, Kampagnenkalender, Anfrage-Intake, Freigaben.

Verglichen mit den KI-Planern tut monday.com nichts für den Nachmittag einer einzelnen Person. Es macht wiederholbare Arbeit mehrerer Personen sichtbar und konsistent. Wenn Ihre Motion-Testphase gezeigt hat, dass niemand wusste, in welcher Stufe etwas steckt, ist das das Problem, für das monday.com entworfen wurde.

Zwei Vorbehalte zu den Kosten. Der kostenlose Tarif endet bei 2 Plätzen, ist also eine Demo und kein Startpunkt, und nützliche Funktionen sind über Tarife verteilt, sodass der gewünschte Tarif selten der günstigste ist. Bei 30 oder 50 Plätzen wird die Jahreszahl ernst, was sich gut neben unserer Einschätzung dazu lesen lässt, warum die Preisgestaltung pro Platz ausstirbt.

Preise: Free deckt bis zu 2 Plätze ab. Basic kostet $9 pro Platz und Monat, Standard $12 pro Platz und Monat und Pro $19 pro Platz und Monat, alle bei jährlicher Abrechnung. Monatliche Abrechnung ist teurer. Enterprise ist auf Anfrage.

Am besten geeignet für: Operations-lastige Teams ab 20 Personen, die ihre eigenen Prozesse abbilden und darüber berichten wollen. Nicht ideal für: Einzelpersonen und kleine Teams, die die Konfigurationstiefe nicht nutzen, für die sie bezahlen.

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Nutzen Sie den Entscheidungsrahmen, um das Planungs- oder Koordinationsproblem zu bestimmen, das Ihr Ersatz lösen muss.

Was Motion wirklich gut kann

Es wäre unehrlich, eine Liste wie diese zu bringen, ohne zu sagen, wo Motion weiterhin gewinnt. Nichts anderes hier macht vollautomatische Planung so konsequent oder so vollständig. Sie geben Aufgaben mit Dauer und Deadline ein, es erzeugt einen Plan für die ganze Woche und baut diesen Plan jedes Mal neu, wenn die Realität dazwischenfunkt. Für eine bestimmte Art von Nutzer, meist jemand mit vielen kleinen Verpflichtungen und einem Kalender, der sich stündlich ändert, ist das wirklich das richtige Tool.

Motions Business-AI-Tarif ergänzt außerdem Team-Kapazitätsplanung, Timeline- und Gantt-Ansichten, Zeiterfassung und Berechtigungen, es ist also nicht rein ein persönliches Produkt. Und wenn Ihr Einwand nur der Preis ist, seien Sie beim Vergleich ehrlich: Mit $19 pro Platz und Monat kostet es mehr als Todoist oder Trello, aber pro Platz weniger als Asana Advanced.

Die Fälle, in denen Motion verliert, sind spezifisch. Es verliert, wenn die Automatisierung gegen Sie arbeitet, denn ein Planer, mit dem Sie streiten, kostet mehr Aufmerksamkeit als die manuelle Planung, die er ersetzte. Es verliert, wenn es keinen kostenlosen Tarif gibt, der den Nutzen vor der Rechnung beweist. Und es verliert, wenn das eigentliche Problem die Koordination zwischen Personen war, denn ein perfekt gepackter Kalender kann Arbeit nicht reparieren, die auf jemand anderen wartet. Dieser letzte Punkt verdient einen harten Blick, bevor Sie ein weiteres Tool pro Platz kaufen, und unsere Aufschlüsselung der wahren Kosten des Software-Wildwuchses ist ein brauchbarer Bauchcheck dafür, wie viele davon Sie bereits bezahlen.

Die nächsten Schritte

Wählen Sie zwei Tools aus verschiedenen Ausstiegen, nicht zwei aus demselben. Sunsama gegen Akiflow zu testen, sagt wenig, weil sie dieselbe Frage beantworten. Reclaim.ai gegen Sunsama zu testen, zeigt Ihnen, ob Sie Automatisierung oder ein Ritual wollen, und das ist die Entscheidung, die wirklich zählt.

Führen Sie dann beide zwei volle Wochen lang mit echter Arbeit, nicht mit einem Beispielprojekt. Behalten Sie das, was Sie an einem miesen Donnerstag noch ohne Nachdenken öffnen. Wenn keines überlebt, liegt das Problem nicht am Tool. Dann hängt Ihre Arbeit von anderen Personen ab, und Sie brauchen ein gemeinsames statt eines persönlichen Systems. Beginnen Sie in diesem Fall mit Rework oder Asana und hören Sie auf, nach Planern zu suchen. Der weitere Überblick zu Projektmanagement-Software deckt dieses Ende der Shortlist ab.

Externe Ressourcen:

• Motion-Preise: Pro-AI- und Business-AI-Stufen
• Reclaim.ai-Preise: Lite, Starter, Business, Enterprise
• Sunsama-Preise: Pro und die 14-tägige Testphase
• Microsoft Work Trend Index: die Daten zu Unterbrechungen und Fragmentierung
• Reclaim.ai Deep Work Trends Report: die Zahlen zum Deep-Work-Defizit