A arte do Getting Things Done: guia de 5 passos para avançar nas tarefas

A regra dos 2 minutos diz: "Assim que você identificar uma tarefa que leva menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente" - David Allen, consultor de produtividade americano e autor do popular livro "Getting Things Done".

No entanto, segundo David Allen, no mundo atual, dominado pelo knowledge work, as pessoas costumam tentar lidar com mais tarefas do que seus recursos disponíveis conseguem suportar. Isso gera a sensação de sobrecarga, e até aquelas tarefas de dois minutos passam a ser difíceis de gerenciar.

Se você se identifica com essa situação, o método "Getting Things Done" é para você. Afinal, o que é exatamente o "Getting Things Done"? Ele pode ajudar a aumentar sua produtividade? É adequado para o seu fluxo de trabalho? Vamos mergulhar no artigo abaixo para descobrir.

Problemas que você pode enfrentar antes de adotar o 'Getting Things Done'

Você já passou por essas situações?

Perder o controle do seu trabalho

Com uma carga de trabalho pesada, mas sem um sistema de gestão claro, é fácil se sentir sobrecarregado e perder o controle das tarefas que aguardam conclusão. Você pode ficar sem saber o que fazer primeiro ou em seguida, gerando estresse, fadiga e falta de direção na tomada de decisões. Nesse cenário, além de perder tempo, você também não consegue atingir o nível de produtividade desejado.

Perder tempo processando informações

Quando informações e ideias não são armazenadas de forma sistemática, fica difícil encontrar os detalhes necessários para concluir uma tarefa. Isso pode levar a prazos perdidos e impactar negativamente as operações como um todo.

Lidar com mudanças constantes

Se você precisa se adaptar constantemente a mudanças em uma tarefa sem um método claro de ajuste, isso pode se tornar uma limitação. Você acaba correndo atrás do ritmo acelerado dessas mudanças.

Falta de motivação para concluir as tarefas

Tarefas inacabadas drenam sua motivação, causando procrastinação e deixando você com ainda mais tarefas acumuladas. Isso pode gerar mais estresse e uma sensação de estar perdido, já que fica difícil definir quais tarefas devem ser priorizadas.

O que é o método "Getting Things Done"?

"Getting Things Done" (GTD) é um método de produtividade pessoal focado em concluir tarefas com eficiência e confiabilidade. Ele ajuda você a organizar e gerenciar seu trabalho de forma sistemática, reduzindo o estresse mental e permitindo que você foque no que realmente importa.

Esse método se baseia em uma ideia simples: quanto mais informação chega até você, mais difícil fica decidir onde focar. Como resultado, você acaba gastando mais tempo pensando nas suas tarefas do que realmente executando-as. Quando toda essa informação se acumula na sua mente, isso gera estresse, sobrecarga e incerteza.

David Allen, criador desse método, percebeu que nosso cérebro é ótimo em processar informação, mas não tão bom em armazená-la. Seu método GTD foca em mover toda a informação que você precisa lembrar para um sistema de armazenamento externo, organizando-a de modo que você consiga focar na tarefa certa no momento certo.

Quando seu sistema GTD está configurado corretamente, você sempre conseguirá responder com confiança à pergunta "O que eu deveria estar fazendo agora?", sem se preocupar em esquecer algo importante depois.

Segundo David Allen, o GTD é mais do que uma ferramenta de produtividade; é um estilo de vida que permite enxergar e sentir controle sobre suas tarefas, tanto profissionais quanto pessoais.

A seguir, vamos explorar como o método GTD pode ajudar você a "trabalhar sem estresse" e resolver os problemas mencionados anteriormente.

O guia de 5 passos do "Getting Things Done"

Para iniciantes, o GTD é um método que exige seguir uma sequência específica e criar hábitos o quanto antes. Aqui estão os 5 passos para tornar o GTD parte do seu fluxo de trabalho:

Capturar

Para começar a implementar o GTD, pare de tentar lembrar de tudo. Em vez disso, anote as coisas em um caderno, um arquivo digital ou um aplicativo de gestão de tarefas - esse é seu "armazenamento de dados".

Esse deve ser um processo contínuo: sempre que uma nova tarefa ou ideia surgir na sua mente, adicione-a imediatamente ao seu "armazenamento" da forma mais clara possível.

Esclarecer

Depois que seu "armazenamento de dados" estiver cheio, o próximo passo é transformar essa bagunça em ações específicas. Organize suas tarefas em diferentes categorias e adicione o máximo de detalhes possível. Aqui estão algumas sugestões de como abordar isso:

• A regra dos 2 minutos: Se uma tarefa leva menos de 2 minutos para ser concluída, faça-a imediatamente.
• Delegar: Se uma tarefa pode ser delegada, passe-a para outra pessoa.
• Definir prazos: Para tarefas com um prazo específico, estime quanto tempo levarão para serem concluídas.
• Eliminar: Se uma tarefa não é mais necessária ou viável, remova-a.
• Dividir tarefas complexas: Para tarefas que exigem múltiplas etapas, liste as ações em ordem e reserve tempo para cada uma.

Por exemplo, se você precisa ligar para um colega de trabalho para pedir informações sobre o próximo projeto de Marketing, em vez de simplesmente anotar "Pegar materiais", você escreveria: "Ligar para o colega A na tarde de 15 de fevereiro para pegar materiais do projeto de Marketing de fevereiro", junto com o número de contato dele e uma lista das informações que você precisa.

Organizar

Depois de esclarecer suas tarefas, é hora de organizá-las na ordem correta. O método GTD usa marcadores para cada tarefa, ajudando você a priorizar e manter tudo estruturado.

Aqui estão alguns marcadores úteis:

• Tarefas únicas: São tarefas que exigem apenas uma etapa, mas levam mais de 2 minutos, como "Responder ao e-mail do colega B sobre a escala de férias" ou "Enviar relatório de negócios do quarto trimestre ao colega C".
• Projetos: Tarefas interligadas formam um projeto. No GTD, um projeto é qualquer coisa que exija mais de uma etapa para ser concluída, como criar um relatório de negócios.
• Tarefas prioritárias: São tarefas marcadas como urgentes ou de alta prioridade, ajudando você a focar no que precisa de atenção primeiro.
• Tarefas com prazo específico: Tarefas com um prazo definido devem ser agendadas.
• Tarefas em espera/delegadas: São tarefas que você delegou a outra pessoa ou está aguardando que outra pessoa conclua. Por exemplo, você precisa publicar um post nas redes sociais, mas ele está aguardando a aprovação do líder da equipe.
• Tarefas futuras: São tarefas que você não pode resolver imediatamente por falta de dados, recursos ou por questão de tempo. Armazene-as em uma área separada do seu sistema para revisar depois.

Engajar

Agora que seu sistema GTD está totalmente configurado, com tarefas, prazos e prioridades claros, você está pronto para começar. Você conseguirá responder facilmente à pergunta "O que eu deveria fazer agora?" sem perder tempo. Siga a ordem predefinida e acompanhe seu progresso, fazendo ajustes se necessário.

Se você organizou corretamente todas as tarefas, esse provavelmente é o passo mais simples de todo o processo.

Refletir

A cada semana, reserve um momento para revisar sua lista de tarefas e garantir não apenas que você está concluindo tudo, mas também que está focando nas coisas certas. Esse processo de revisão ajuda a fazer os ajustes necessários, aprimorando o sistema ao longo do tempo e construindo um fluxo de trabalho GTD mais sustentável.

Segundo David Allen, esse é o "elemento-chave para alcançar o sucesso".

Por que você deveria aplicar o "Getting Things Done" no seu trabalho?

No passado, o trabalho era mais fácil de medir, porque as tarefas eram visualmente claras, como ordenhar vacas, preparar ingredientes ou montar móveis. Eram tarefas que você sabia exatamente como concluir e podia estimar o tempo necessário. Para acelerar as coisas, bastava trabalhar mais duro e aumentar a eficiência.

No entanto, na sociedade atual, a maioria de nós realiza trabalho baseado em conhecimento (knowledge work), que costuma ser vago e difícil de quantificar. Isso pode levar à vontade constante de fazer mais, à sensação de nunca estar fazendo o suficiente em quantidade ou qualidade, e até à busca pela perfeição, o que atrasa seu progresso.

Aqui estão quatro benefícios de aplicar o GTD no seu trabalho:

Aumentar a eficiência no trabalho

Aplicar o GTD significa definir claramente seus objetivos, categorizar tarefas e agir de forma consistente. Isso ajuda você a organizar melhor o seu trabalho, reduzir a sobrecarga e melhorar suas habilidades de gestão. Você consegue priorizar tarefas, das urgentes às rotineiras, permitindo focar nas mais importantes e garantindo que os prazos sejam cumpridos.

Reduzir estresse e pressão

O GTD reúne todas as suas tarefas em um só lugar, seja no papel, em um site ou em um aplicativo, dando a você uma visão clara do que precisa ser feito e acompanhando seu progresso conforme as tarefas são concluídas. Isso reduz a ansiedade em relação a tarefas inacabadas ou coisas que você pode esquecer, além de criar uma sensação de controle e confiança no seu trabalho. É a base para um ambiente de trabalho positivo e sustentável.

Melhorar o foco

Ao definir claramente objetivos e agendar tarefas dentro do GTD, você consegue se concentrar totalmente em uma tarefa de cada vez, sem distrações de outras responsabilidades. Isso é especialmente útil para tarefas importantes, garantindo que recebam a atenção necessária para serem concluídas a tempo.

Aumentar a flexibilidade

Com o GTD, você consegue criar um plano flexível para lidar com mudanças, ajustando rapidamente as prioridades das tarefas quando necessário. Além disso, o GTD ajuda você a identificar ideias, projetos e tarefas futuras por meio da lista "Someday/Maybe", permitindo planejar com flexibilidade de longo prazo.

Dicas para iniciantes aplicarem o método "Getting Things Done"

• Aplique a regra dos 2 minutos: Se uma tarefa pode ser concluída em menos de dois minutos, faça-a imediatamente.
• Feche tarefas inacabadas: Não deixe tarefas inacabadas pairando na sua mente. Ou as conclua, ou anote-as para retomar depois.
• A falta de tempo não é o problema real: Em vez de culpar a falta de tempo, foque em encontrar um método que ajude você a lidar com suas tarefas com mais eficiência.
• Decida sua próxima ação: Depois de definir um objetivo, determine o próximo passo específico necessário para alcançá-lo.
• Escolha ferramentas inteligentes para armazenar tarefas: Para evitar sobrecarregar sua memória e tornar as coisas mais práticas do que usar papel, registre todos os seus projetos e tarefas em um sistema online.

Considerações finais

O método "Getting Things Done" transformou a produtividade de milhões de profissionais ao redor do mundo. Embora seja apenas uma entre muitas técnicas de produtividade pessoal, sua simplicidade e eficácia fazem com que valha a pena experimentar o GTD para ver se ele é a solução certa para você. Desejo a você muitos dias produtivos pela frente!