Die Kunst des Getting Things Done: 5-Schritte-Leitfaden, um Aufgaben souverän zu erledigen

Die 2-Minuten-Regel besagt: „Sobald Sie eine Aufgabe erkennen, die weniger als zwei Minuten dauert, sollten Sie sie sofort erledigen“ - David Allen, amerikanischer Produktivitätsberater und Autor des populären Buches „Getting Things Done“.

Laut David Allen versuchen Menschen in der heutigen Welt, in der knowledge work dominiert, jedoch oft, mehr Aufgaben zu bewältigen, als ihre verfügbaren Ressourcen zulassen. Das führt zu einem Gefühl der Überforderung, und selbst diese Zwei-Minuten-Aufgaben können schwer zu bewältigen werden.

Wenn Sie sich in dieser Situation wiederfinden, ist die „Getting Things Done"-Methode genau das Richtige für Sie. Was genau ist also „Getting Things Done"? Kann es Ihre Produktivität steigern? Passt es zu Ihrem Workflow? Lesen Sie den Artikel unten, um es herauszufinden.

Probleme, die Sie vor der Einführung von „Getting Things Done" kennen könnten

Haben Sie schon einmal diese Situationen erlebt?

Kontrolle über die Arbeit verlieren

Bei hoher Arbeitsbelastung, aber ohne klares Managementsystem, fühlen Sie sich schnell überfordert und verlieren die Kontrolle über die zu erledigenden Aufgaben. Möglicherweise wissen Sie nicht, womit Sie anfangen oder weitermachen sollen, was zu Stress, Erschöpfung und einem Mangel an Orientierung bei der Entscheidungsfindung führt. In diesem Szenario verschwenden Sie nicht nur Zeit, sondern erreichen auch nicht das gewünschte Produktivitätsniveau.

Zeit mit der Informationsverarbeitung verschwenden

Wenn Informationen und Ideen nicht systematisch gespeichert werden, wird es schwierig, die notwendigen Details zu finden, um eine Aufgabe abzuschließen. Das kann zu verpassten Deadlines führen und den Gesamtbetrieb negativ beeinflussen.

Mit ständigen Veränderungen kämpfen

Wenn Sie sich ständig an Änderungen bei einer Aufgabe anpassen müssen, ohne eine klare Anpassungsmethode zu haben, kann das zu einer Einschränkung werden. Sie werden feststellen, dass Sie darum kämpfen, mit dem schnellen Tempo dieser Veränderungen Schritt zu halten.

Fehlende Motivation, Dinge zu erledigen

Unerledigte Aufgaben können Ihre Motivation rauben, Prokrastination verursachen und dazu führen, dass sich noch mehr Aufgaben ansammeln. Das kann zu mehr Stress und einem Gefühl der Verlorenheit führen, da Sie darum ringen, welche Aufgaben priorisiert werden sollten.

Was ist die „Getting Things Done"-Methode?

„Getting Things Done" (GTD) ist eine Methode für persönliche Produktivität, die sich auf das effiziente und zuverlässige Erledigen von Aufgaben konzentriert. Sie hilft Ihnen, Ihre Arbeit systematisch zu organisieren und zu managen, mentalen Stress zu reduzieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Diese Methode basiert auf einer einfachen Idee: Je mehr Informationen auf Sie einströmen, desto schwieriger wird es zu entscheiden, worauf Sie sich konzentrieren sollen. Als Ergebnis verbringen Sie mehr Zeit damit, über Ihre Aufgaben nachzudenken, als sie tatsächlich zu erledigen. Wenn sich all diese Informationen in Ihrem Kopf ansammeln, führt das zu Stress, Überforderung und Unsicherheit.

David Allen, der Schöpfer dieser Methode, bemerkte, dass unser Gehirn gut darin ist, Informationen zu verarbeiten, aber nicht so gut darin, sie zu speichern. Seine GTD-Methode konzentriert sich darauf, alle Informationen, an die Sie sich erinnern müssen, in ein externes Speichersystem zu verschieben und sie dann so zu organisieren, dass Sie sich zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe konzentrieren können.

Wenn Ihr GTD-System korrekt eingerichtet ist, können Sie die Frage „Was sollte ich gerade jetzt tun?" immer sicher beantworten, ohne befürchten zu müssen, später etwas Wichtiges zu vergessen.

Laut David Allen ist GTD mehr als nur ein Produktivitätswerkzeug; es ist eine Lebensweise, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufgaben, sowohl beruflich als auch privat, zu überblicken und das Gefühl zu haben, die Kontrolle darüber zu haben.

Im Folgenden zeigen wir, wie die GTD-Methode Ihnen helfen kann, „ohne Stress zu arbeiten" und die zuvor genannten Probleme zu bewältigen.

Der 5-Schritte-Leitfaden für „Getting Things Done"

Für Einsteiger ist GTD eine Methode, bei der Sie einer bestimmten Reihenfolge folgen und so früh wie möglich Gewohnheiten aufbauen müssen. Hier sind die 5 Schritte, um GTD zu einem Teil Ihres Workflows zu machen:

Erfassen

Um mit der Implementierung von GTD zu beginnen, hören Sie auf, zu versuchen, sich alles zu merken. Schreiben Sie stattdessen Dinge in ein Notizbuch, eine digitale Datei oder eine Aufgabenmanagement-App, das sind Ihre „Datenspeicher".

Das sollte ein kontinuierlicher Prozess sein: Wann immer eine neue Aufgabe oder Idee in Ihren Kopf kommt, fügen Sie sie sofort so klar wie möglich zu Ihrem „Speicher" hinzu.

Klären

Sobald Ihr „Datenspeicher" gefüllt ist, besteht der nächste Schritt darin, das Durcheinander in konkrete Aktionen aufzuschlüsseln. Ordnen Sie Ihre Aufgaben in verschiedene Kategorien ein und fügen Sie so viele Details wie möglich hinzu. Hier sind einige Vorschläge, wie Sie dabei vorgehen können:

• Die 2-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort.
• Delegieren: Wenn eine Aufgabe delegiert werden kann, übergeben Sie sie an jemand anderen.
• Deadlines setzen: Schätzen Sie bei Aufgaben mit fester Frist, wie lange sie dauern werden.
• Eliminieren: Wenn eine Aufgabe nicht mehr notwendig oder durchführbar ist, entfernen Sie sie.
• Komplexe Aufgaben aufschlüsseln: Listen Sie bei Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, die Aktionen der Reihe nach auf und weisen Sie jedem Zeit zu.

Wenn Sie zum Beispiel einen Kollegen anrufen müssen, um Informationen zum bevorstehenden Marketing-Projekt zu erhalten, schreiben Sie statt einfach „Materialien besorgen": „Kollege A am Nachmittag des 15. Februar anrufen, um Materialien für das Februar-Marketing-Projekt zu erhalten", zusammen mit seiner Kontaktnummer und einer Liste der benötigten Informationen.

Organisieren

Sobald Sie Ihre Aufgaben geklärt haben, ist es an der Zeit, sie in der richtigen Reihenfolge zu organisieren. Die GTD-Methode verwendet Tags für jede Aufgabe und hilft Ihnen so, Prioritäten zu setzen und Dinge strukturiert zu halten.

Hier sind einige hilfreiche Tags:

• Einmalige Aufgaben: Das sind Aufgaben, die nur einen Schritt erfordern, aber mehr als 2 Minuten dauern, wie „Auf E-Mail von Kollege B zum Urlaubsplan antworten" oder „Q4-Geschäftsbericht an Kollege C senden".
• Projekte: Aufgaben, die miteinander verknüpft sind, bilden ein Projekt. In GTD ist ein Projekt alles, was mehr als einen Schritt zur Fertigstellung erfordert, etwa das Erstellen eines Geschäftsberichts.
• Prioritätsaufgaben: Das sind Aufgaben, die als dringend oder hochprioritär markiert sind und Ihnen helfen, sich zuerst auf das Wichtigste zu konzentrieren.
• Zeitgebundene Aufgaben: Aufgaben mit fester Frist sollten eingeplant werden.
• Wartende/delegierte Aufgaben: Das sind Aufgaben, die Sie an jemand anderen delegiert haben oder auf deren Erledigung Sie warten. Sie müssen zum Beispiel einen Social-Media-Beitrag veröffentlichen, aber er wartet noch auf die Freigabe der Teamleitung.
• Zukünftige Aufgaben: Das sind Aufgaben, die Sie aufgrund fehlender Daten, mangelnder Ressourcen oder ungünstigen Timings nicht sofort angehen können. Speichern Sie sie in einem separaten Bereich Ihres Systems zur späteren Überprüfung.

Umsetzen

Jetzt, da Ihr GTD-System vollständig eingerichtet ist, mit klaren Aufgaben, Zeitplänen und Prioritäten, sind Sie bereit anzufangen. Sie werden die Frage „Was sollte ich gerade jetzt tun?" leicht beantworten können, ohne Zeit zu verschwenden. Folgen Sie der voreingestellten Reihenfolge, verfolgen Sie Ihren Fortschritt und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Wenn Sie alle Aufgaben ordentlich organisiert haben, ist das wahrscheinlich der einfachste Schritt des gesamten Prozesses.

Reflektieren

Nehmen Sie sich jede Woche einen Moment Zeit, um Ihre Aufgabenliste zu überprüfen, damit Sie nicht nur alles erledigen, sondern sich auch auf die richtigen Dinge konzentrieren. Dieser Überprüfungsprozess hilft Ihnen, notwendige Anpassungen vorzunehmen, das System im Laufe der Zeit zu verbessern und einen nachhaltigeren GTD-Workflow aufzubauen.

Laut David Allen ist dies das „Schlüsselelement für den Erfolg".

Warum sollten Sie „Getting Things Done" in Ihrer Arbeit anwenden?

Früher war Arbeit leichter zu messen, weil Aufgaben optisch klar erkennbar waren, wie Kühe melken, Zutaten vorbereiten oder Möbel zusammenbauen. Das waren Aufgaben, bei denen man genau wusste, wie man sie erledigt, und man die benötigte Zeit abschätzen konnte. Um schneller voranzukommen, musste man einfach härter arbeiten und die Effizienz steigern.

In der heutigen Gesellschaft erledigen die meisten von uns jedoch wissensbasierte Arbeit, die oft vage und schwer zu quantifizieren ist. Das kann dazu führen, dass man ständig mehr tun möchte, das Gefühl hat, nie genug zu leisten, weder in Quantität noch in Qualität, und sogar nach Perfektion strebt, was den Fortschritt verzögert.

Hier sind vier Vorteile der Anwendung von GTD in Ihrer Arbeit:

Arbeitseffizienz steigern

GTD anzuwenden bedeutet, klare Ziele zu definieren, Aufgaben zu kategorisieren und konsequent zu handeln. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren, Überforderung zu reduzieren und Ihre Managementfähigkeiten zu verbessern. Sie können Aufgaben priorisieren, von dringend bis routinemäßig, sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und sicherstellen, dass Deadlines eingehalten werden.

Stress und Druck reduzieren

GTD sammelt alle Ihre Aufgaben an einem Ort, sei es auf Papier, einer Website oder in einer App, und gibt Ihnen einen klaren Überblick darüber, was erledigt werden muss, während es Ihren Fortschritt verfolgt, sobald Aufgaben abgehakt werden. Das reduziert die Sorge vor unerledigten Aufgaben oder Dingen, die Sie vergessen könnten, und schafft gleichzeitig ein Gefühl von Kontrolle und Vertrauen in Ihre Arbeit. Es ist die Grundlage für ein positives und nachhaltiges Arbeitsumfeld.

Fokus verbessern

Durch die klare Definition von Zielen und die Einplanung von Aufgaben in GTD können Sie sich vollständig auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, ohne von anderen Verpflichtungen abgelenkt zu werden. Das ist besonders nützlich für wichtige Aufgaben und stellt sicher, dass sie die nötige Aufmerksamkeit für eine rechtzeitige Fertigstellung erhalten.

Flexibilität erhöhen

Mit GTD können Sie einen flexiblen Plan erstellen, um mit Veränderungen umzugehen und Aufgabenprioritäten bei Bedarf schnell anzupassen. Zusätzlich hilft Ihnen GTD dabei, Ideen, Projekte und zukünftige Aufgaben über die „Someday/Maybe"-Liste zu erfassen, was langfristige Flexibilität in Ihrer Planung ermöglicht.

Tipps für Einsteiger bei der Anwendung von „Getting Things Done"

• Wenden Sie die 2-Minuten-Regel an: Wenn eine Aufgabe in unter zwei Minuten erledigt werden kann, tun Sie es sofort.
• Unerledigte Aufgaben abschließen: Lassen Sie unerledigte Aufgaben nicht in Ihrem Kopf hängen. Erledigen Sie sie entweder oder notieren Sie sie, um sie später anzugehen.
• Zeitmangel ist nicht das eigentliche Problem: Statt Zeitmangel die Schuld zu geben, konzentrieren Sie sich darauf, eine Methode zu finden, die Ihnen hilft, Ihre Aufgaben effizienter zu bewältigen.
• Legen Sie Ihre nächste Aktion fest: Sobald Sie ein Ziel haben, bestimmen Sie den konkreten nächsten Schritt, den Sie unternehmen müssen, um es zu erreichen.
• Wählen Sie clevere Werkzeuge zur Aufgabenspeicherung: Um Ihr Gedächtnis nicht zu überlasten und es bequemer als Papier zu machen, erfassen Sie alle Ihre Projekte und Aufgaben in einem Online-System.

Abschließende Gedanken

Die „Getting Things Done"-Methode hat die Produktivität von Millionen von Arbeitnehmern weltweit verändert. Auch wenn es nur eine von vielen persönlichen Produktivitätstechniken ist, machen ihre Einfachheit und Effektivität GTD zu einem Ansatz, den Sie ausprobieren sollten, um herauszufinden, ob er zu Ihnen passt. Wir wünschen Ihnen viele produktive Tage!