Metodologi PRINCE2: Prinsip, Tema, dan Proses

Metodologi PRINCE2 memberikan pasukan projek rangka kerja yang boleh diulang dan berskala untuk menjalankan projek yang terkawal dan boleh diaudit. PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) bermula sebagai standard kerajaan UK pada tahun 1989 dan sejak itu berkembang menjadi salah satu pendekatan pengurusan projek yang paling meluas digunakan di dunia. Ia berkesan kerana ia memisahkan apa yang perlu anda lakukan daripada bagaimana anda melakukannya, yang bermakna pasukan boleh menyesuaikannya kepada hampir mana-mana industri atau saiz projek.

Apakah itu PRINCE2?

PRINCE2 ialah kaedah pengurusan projek berasaskan proses dan bergerbang peringkat yang dibangunkan oleh Central Computer and Telecommunications Agency kerajaan UK. Ia menyediakan rangka kerja berstruktur bagi 7 prinsip, 7 tema, dan 7 proses yang membimbing sesuatu projek daripada permulaan hingga penyampaian dan penutupan formal.

Berbeza daripada PMBOK (Project Management Body of Knowledge), yang merupakan set garis panduan dan bidang pengetahuan yang luas diterbitkan oleh PMI (Project Management Institute), PRINCE2 bersifat preskriptif. Ia bukan sahaja memberitahu anda seperti apa pengurusan projek yang baik, tetapi juga bagaimana untuk menyusun projek anda kepada peringkat yang ditentukan, siapa yang membuat keputusan pada setiap gerbang, dan dokumen apa yang perlu anda hasilkan.

Kaedah ini berskala secara reka bentuk. Rollout IT kecil tiga bulan menggunakan tujuh proses yang sama seperti program infrastruktur berbilang tahun. Perbezaannya adalah berapa banyak ketegasan yang anda gunakan pada setiap peringkat.

Fakta Penting

PRINCE2 aktif di lebih 150 negara dan telah mengeluarkan lebih 1.8 juta pensijilan secara global, menjadikannya kaedah projek berstruktur yang dominan di luar Amerika Utara. (AXELOS, 2023)

Kira-kira 90% projek IT kerajaan UK dijalankan di bawah PRINCE2 atau pendekatan terbitan PRINCE2, mencerminkan asal usulnya sebagai standard sektor awam. (UK Cabinet Office, 2022)

Kajian 2021 oleh Project Management Institute mendapati organisasi yang menggunakan metodologi projek yang ditentukan melaporkan 28% kegagalan projek yang lebih sedikit berbanding organisasi tanpa satu, mengukuhkan nilai rangka kerja berstruktur seperti PRINCE2.

7 Prinsip, Tema, dan Proses PRINCE2

PRINCE2 dibina atas tiga lapisan yang saling berkait. Prinsip adalah peraturan yang tidak boleh dirunding. Tema adalah bidang pengetahuan yang perlu anda tangani secara berterusan. Proses adalah langkah berjujukan yang diikuti oleh sesuatu projek dari permulaan hingga penghujung.

7 Prinsip

7 Tema

7 Proses

PRINCE2 Berbanding PMBOK Berbanding Agile

Memilih rangka kerja bergantung kepada keperluan governans organisasi anda, kerumitan projek, dan berapa banyak fleksibiliti yang diperlukan oleh pasukan anda.

PRINCE2 dan PMBOK bukan saling eksklusif. Ramai organisasi menggunakan PRINCE2 sebagai kaedah operasi dan merujuk PMBOK untuk pengetahuan lebih mendalam dalam bidang tertentu seperti perolehan atau penglibatan pihak berkepentingan. Untuk pecahan terperinci mengenai pertukaran agile berbanding waterfall, perbandingan itu membantu anda menentukan di mana PRINCE2 sesuai dalam gabungan penyampaian anda.

Faedah PRINCE2

Governans yang jelas pada setiap peringkat. Model lembaga projek bermakna kuasa membuat keputusan adalah eksplisit. Pengurus projek menjalankan penyampaian harian; lembaga meluluskan peralihan peringkat. Tiada kekaburan tentang siapa yang boleh membenarkan perubahan skop atau bajet tambahan.

Justifikasi perniagaan terbina dalam. Kes perniagaan bukan dokumen sekali sahaja. PRINCE2 memerlukan anda menyemak dan mengesahkannya pada setiap sempadan peringkat. Jika faedah yang dijangkakan tidak lagi mewajarkan kos, anda berhenti. Disiplin itu menyelamatkan organisasi daripada membazir wang ke atas projek yang sudah terkeluar landasan.

Berskala kepada mana-mana saiz. Startup yang menjalankan pelancaran produk tiga orang dan jabatan kerajaan yang menguruskan rollout IT nasional kedua-duanya menggunakan PRINCE2. Prinsip penyesuaian bermakna anda boleh membuang apa yang tidak diperlukan tanpa merosakkan kaedah tersebut.

Mudah alih merentasi industri. PRINCE2 direka untuk IT tetapi sejak itu telah merebak ke pembinaan, penjagaan kesihatan, kewangan, dan pendidikan. Rangka kerja ini agnostik sektor kerana ia memberi tumpuan kepada governans dan penyampaian produk, bukan amalan khusus domain.

Pensijilan yang diiktiraf secara meluas. Pensijilan PRINCE2 Foundation dan Practitioner diiktiraf oleh majikan di Eropah, Asia-Pasifik, dan Timur Tengah. Ia boleh dipindahkan merentasi industri dengan cara yang sering tidak boleh dilakukan oleh pensijilan khusus domain.

Batasan PRINCE2

Beban dokumentasi boleh melambatkan pasukan kecil. Set penuh produk pengurusan PRINCE2 (brief projek, PID, daftar risiko, daftar kualiti, log pengajaran, daftar isu) boleh terasa berat pada projek kecil. Penyesuaian sepatutnya menangani ini, tetapi pasukan tanpa pengalaman PRINCE2 sering tidak tahu apa yang perlu dibuang.

Ia menganggap skop yang agak stabil. PRINCE2 berfungsi paling baik apabila anda boleh mentakrifkan apa yang anda bina sebelum anda bermula. Untuk projek di mana keperluan berubah dengan cepat, pendekatan PRINCE2 tulen boleh bercanggah dengan kelajuan yang ditawarkan kaedah iteratif. Ramai pasukan menggabungkan lapisan governans PRINCE2 dengan metodologi agile dalam peringkat penyampaian.

Lengkung pembelajaran untuk pengamal baharu. Model tiga lapisan (prinsip, tema, proses) adalah logik sebaik sahaja anda memahaminya, tetapi kosa kata dan keperluan dokumentasinya mengambil masa untuk difahami. Organisasi yang melaksanakannya buat kali pertama biasanya memerlukan pelaburan latihan sebelum melihat faedah.

Tidak preskriptif tentang alat penjadualan. PRINCE2 memberitahu anda untuk membina pelan tetapi tidak menetapkan bagaimana. Carta Gantt, struktur pecahan kerja, atau carta pencapaian penting kesemuanya sah. Pasukan tanpa kemahiran perancangan yang kukuh kadangkala menganggap fleksibiliti ini sebagai kebenaran untuk melangkau perancangan yang teliti sepenuhnya.

Cara Mengaplikasikan PRINCE2

PRINCE2 menjalankan projek melalui enam peringkat pengurusan berjujukan. Setiap sempadan peringkat adalah titik keputusan bagi lembaga projek.

Langkah 1: Starting Up a Project

Sebelum projek bermula secara formal, mandat projek mencetuskan penciptaan brief projek. Pengurus projek dan eksekutif bekerjasama untuk mengesahkan sama ada projek itu berdaya maju dan bernilai untuk dimulakan. Outputnya ialah kes perniagaan garis besar dan brief yang digunakan oleh lembaga projek untuk membenarkan permulaan.

Langkah 2: Initiating a Project

Di sinilah perancangan terperinci berlaku. Pasukan mencipta Project Initiation Documentation (PID), yang mengandungi kes perniagaan, pendekatan projek, pendekatan pengurusan kualiti, pendekatan pengurusan risiko, pendekatan kawalan perubahan, dan pelan projek. Lembaga projek menyemak PID dan memutuskan sama ada untuk meneruskan.

Langkah 3: Directing the Project

Lembaga projek tidak menguruskan kerja harian. Sebaliknya, ia membenarkan peringkat, mengendalikan pengecualian yang melanggar toleransi, dan mengesahkan penutupan projek. Proses ini berjalan secara berterusan sepanjang projek, bukan hanya pada satu titik. Piagam projek yang tersusun rapi sering menyumbang secara langsung kepada langkah kebenaran di sini.

Langkah 4: Controlling a Stage

Dalam setiap peringkat penyampaian, pengurus projek menetapkan pakej kerja kepada pengurus pasukan, memantau kemajuan, menguruskan isu dan risiko, serta melapor kepada lembaga projek. Pelan peringkat memacu aktiviti harian. Apabila sesuatu melanggar toleransi, pengurus projek menaikkan laporan pengecualian dan bukannya membuat keputusan sepihak.

Langkah 5: Managing Product Delivery

Pengurus pasukan menerima pakej kerja, membina atau menyerahkan produk, dan menyerahkannya semula kepada pengurus projek selepas semakan kualiti. Proses ini mengekalkan pasukan penyampaian fokus kepada menghasilkan output yang ditakrifkan dan bukan sekadar menyelesaikan tugasan. Penerangan produk menentukan seperti apa "selesai" sebelum kerja bermula.

Langkah 6: Managing a Stage Boundary and Closing

Pada penghujung setiap peringkat, pengurus projek mengemas kini pelan projek, mengemas kini kes perniagaan, mengemas kini daftar risiko, dan menyediakan pelan peringkat seterusnya untuk kelulusan lembaga projek. Apabila peringkat akhir berakhir, proses Closing a Project menghasilkan laporan penutupan projek, pelan semakan faedah, dan laporan pengajaran. Lembaga projek secara formal menerima output dan membubarkan projek.

Memahami kitar hayat projek penuh membantu pasukan melihat bagaimana sempadan peringkat PRINCE2 dipetakan kepada fasa penyampaian yang lebih luas dalam organisasi mereka.

Contoh PRINCE2: Bila Menggunakannya

Untuk projek yang berada dalam zon "sederhana," pendekatan hibrid berfungsi dengan baik. Gunakan cengkerang governans PRINCE2 (struktur lembaga, gerbang peringkat, semakan kes perniagaan) dan jalankan metodologi waterfall atau sprint agile di dalam setiap peringkat, bergantung kepada sifat kerja tersebut.

Amalan Terbaik: Buat dan Jangan Buat

Untuk program kompleks dengan pelbagai projek yang saling berkaitan, amalan pengurusan risiko sesuai secara semula jadi dengan tema risiko PRINCE2 dan menyokong prinsip uruskan mengikut pengecualian pada peringkat program.

Soalan Lazim

Apakah perbezaan antara PRINCE2 dan PMP?

PRINCE2 ialah satu kaedah. Ia menetapkan cara untuk menyusun dan menjalankan sesuatu projek. PMP (Project Management Professional) ialah pensijilan daripada PMI yang mengesahkan pengetahuan pengamal merentasi rangka kerja PMBOK, yang merupakan badan pengetahuan dan bukan kaedah preskriptif. Ramai pengamal memegang kedua-duanya. PRINCE2 mentadbir bagaimana projek disusun; PMBOK menyediakan asas pengetahuan yang lebih luas.

Adakah PRINCE2 sesuai untuk projek agile?

Ya, dengan penyesuaian. AXELOS mengeluarkan PRINCE2 Agile, yang menggabungkan rangka kerja governans PRINCE2 dengan teknik penyampaian agile seperti Scrum dan Kanban. Ideanya adalah untuk mengekalkan kawalan gerbang peringkat dan peranan yang ditakrifkan pada tahap pengurusan, sambil memberikan pasukan penyampaian fleksibiliti untuk mengulangi kerja dalam setiap peringkat.

Berapa lama masa untuk mendapatkan pensijilan PRINCE2?

Pensijilan Foundation biasanya mengambil masa dua hingga tiga hari kajian dan peperiksaan 60 soalan. Practitioner membina di atas Foundation dengan soalan berasaskan senario dan biasanya memerlukan tiga hingga lima hari persediaan tambahan. Kedua-dua peperiksaan ditawarkan dalam talian melalui PeopleCert.

Apakah itu Work Package dalam PRINCE2?

Work Package ialah perjanjian formal antara pengurus projek dan pengurus pasukan. Ia menetapkan produk apa yang perlu dicipta, keperluan kualiti, jangka masa, dan kekerapan pelaporan. Ia adalah mekanisme utama yang digunakan oleh pengurus projek untuk mewakilkan penyampaian tanpa kehilangan kawalan ke atas skop dan kualiti.

Bolehkah PRINCE2 digunakan bersama carta pencapaian penting atau penjadualan rantai kritikal?

Ya. PRINCE2 menetapkan bahawa pelan mesti wujud tetapi tidak mewajibkan teknik penjadualan tertentu. Pasukan biasanya menggunakan carta pencapaian penting untuk menyampaikan sempadan peringkat kepada pihak berkepentingan, pengurusan projek rantai kritikal untuk menguruskan penampan dan kebergantungan sumber, serta analisis kebergantungan tugasan untuk menjujukkan kerja dalam setiap pelan peringkat.

Bacaan Berkaitan

• Apakah itu Metodologi Agile
• Agile Berbanding Waterfall
• Metodologi Waterfall dalam Pengurusan Projek
• Piagam Projek
• Kitar Hayat Projek
• Struktur Pecahan Kerja
• Pejabat Pengurusan Projek (PMO)
• Pengurusan Risiko Projek
• Carta Pencapaian Penting
• Pengurusan Projek Rantai Kritikal
• Kebergantungan Tugasan

Metodologi PRINCE2 telah membuktikan tempatnya sebagai rangka kerja governans lalai dalam projek sektor awam dan industri dikawal selia atas sebab yang jelas. Ia memaksa perbualan sukar berlaku lebih awal: Adakah projek ini masih bernilai untuk dilakukan? Siapa yang mempunyai kuasa untuk mengubah skop? Apakah maksud sebenar "selesai"? Pasukan yang membina tabiat tersebut ke dalam budaya penyampaian mereka cenderung menghasilkan kerja yang lebih boleh diramal, dengan lebih sedikit kejutan pada garisan penamat.