Pengajaran Dipelajari dalam Pengurusan Projek: Templat dan Proses

Pengajaran dipelajari adalah pandangan yang didokumentasikan oleh pasukan projek tentang apa yang berjalan lancar, apa yang tidak, dan apa yang akan mereka lakukan berbeza. Kebanyakan projek mengumpulkannya. Jauh lebih sedikit yang benar-benar menggunakannya dalam projek seterusnya.

Jurang antara mendokumentasikan dan menggunakan itulah yang menyebabkan kebanyakan nilai organisasi terbuang. Panduan ini menjelaskan proses penuh: bila merakam, apa yang dirakam, cara menjalankan sesi, dan cara memastikan output mencapai orang yang memerlukannya pada kali seterusnya.

Apakah pengajaran dipelajari?

Pengajaran dipelajari adalah rekod pengetahuan yang berstruktur yang diperoleh semasa projek. Ia meliputi penemuan positif (amalan yang berhasil dan perlu diulang) dan penemuan negatif (masalah yang berlaku dan perlu dicegah). Matlamatnya bukan untuk menyalahkan sesiapa. Ia untuk memberikan pasukan projek masa hadapan satu langkah awal.

Rekod pengajaran dipelajari yang lengkap merakam bukan sahaja apa yang berlaku, tetapi mengapa ia berlaku dan apa yang perlu dilakukan pasukan secara berbeza. Kedalaman itulah yang membezakan pengetahuan institusi yang berguna daripada senarai aduan yang difailkan semasa penutupan projek dan tidak pernah dibuka lagi.

Pengajaran dipelajari berbeza daripada retrospektif Sprint dari segi skop: retro adalah upacara pendek khusus Sprint; pengajaran dipelajari merangkumi keseluruhan projek dan sering menyumbang kepada aset proses organisasi yang digunakan oleh pasukan yang bukan sebahagian daripada projek asal.

Fakta penting

• Penyelidikan PMI mendapati bahawa organisasi yang secara konsisten merakam dan menggunakan pengajaran dipelajari melengkapkan lebih banyak projek tepat pada masa dan dalam belanjawan berbanding mereka yang tidak, namun kurang daripada separuh organisasi mempunyai proses formal untuk berbuat demikian.
• Satu penemuan yang banyak dikutip dari penyelidikan projek IT ialah kira-kira 70% projek mengulang kesilapan dari projek sebelumnya kerana pengetahuan yang dirakam semasa penutupan tidak pernah dirujuk semasa permulaan.
• Project Management Body of Knowledge (Panduan PMBOK) mengklasifikasikan daftar pengajaran dipelajari sebagai aset proses organisasi, bermakna ia dijangka menyuburkan balik cara sesebuah organisasi merancang dan melaksanakan kerja masa hadapan.

Bila merakam pengajaran dipelajari

Kesilapan paling biasa adalah melayan pengajaran dipelajari sebagai peristiwa sekali sahaja di penghujung projek. Menjelang masa anda mencapai penutupan, banyak butiran penting sudah pudar. Pasukan yang berkesan merakamnya secara berterusan, kemudian menyatukan pada Milestone utama.

Jika pasukan anda menggunakan kaedah Agile, setiap retrospektif Sprint menyumbang terus ke daftar pengajaran dipelajari. Anda sudah melakukan kerja ini. Perbezaannya ialah sama ada pengetahuan itu dirakam dalam format yang bertahan melepasi ingatan pasukan semasa.

Lihat kitar hayat projek penuh untuk cara fasa-fasa ini saling berhubung.

Apa yang dirakam

Format entri pengajaran dipelajari itu penting. Nota samar-samar seperti "komunikasi pihak berkepentingan adalah sukar" hampir tidak mempunyai nilai untuk pengurus projek seterusnya. Entri yang berstruktur memberikan nilai sebenar.

Medan "punca utama" dan "cadangan" adalah di mana kebanyakan pasukan kabur. Tekan untuk kekhususan. "Jalankan latihan pemetaan pihak berkepentingan pada minggu pertama menggunakan templat RACI" adalah berguna. "Berkomunikasi dengan lebih baik" tidak berguna.

Untuk panduan tentang menstrukturkan pengajaran berkaitan pihak berkepentingan, matriks RACI memberikan rangka kerja konkrit untuk isu kejelasan peranan yang sering muncul sebagai pengajaran berulang.

Cara menjalankan sesi pengajaran dipelajari

Sesi yang difasilitasi selama 60 hingga 90 minit semasa penutupan projek adalah kenderaan standard untuk merakam pengajaran yang disatukan. Berikut cara menjalankannya untuk menghasilkan output yang boleh dilaksanakan.

Langkah 1: Bersedia lebih awal

Hantar tinjauan pendek dua hingga tiga hari sebelum sesi. Minta peserta datang dengan dua atau tiga contoh khusus dalam setiap kategori: apa yang berjalan lancar, apa yang perlu diperbaiki, dan apa yang akan mereka lakukan berbeza dari awal. Ini mencegah momen kosong dalam mesyuarat dan memberikan ahli pasukan yang lebih pendiam masa untuk merumuskan pemikiran mereka.

Tarik data yang relevan dari projek: varians jadual, varians kos, jumlah log perubahan, entri log RAID, dan sebarang eskalasi. Nombor memberikan perbualan itu sauh.

Langkah 2: Kumpulkan input

Buka sesi dengan peraturan asas. Ini bukan semakan prestasi. Matlamatnya adalah penambahbaikan proses, bukan penentuan kesalahan. Input pra-sesi tanpa nama boleh membantu jika pasukan mempunyai dinamik yang sensitif.

Gunakan struktur mudah untuk mengumpulkan input: "Apa yang perlu kita mula lakukan, berhenti lakukan, dan terus lakukan?" Atau gunakan format retro: "Apa yang berjalan lancar / apa yang tidak / apa yang kita lakukan seterusnya?" Kedua-duanya berfungsi. Butiran lebih penting daripada format.

Langkah 3: Fasilitasikan perbincangan

Kumpulkan input yang serupa untuk mengelak perbincangan berulang. Untuk setiap tema yang dikelompokkan, tekan untuk punca utama. "Skop terus berubah" adalah titik permulaan, bukan satu pengajaran. Gali lebih dalam mengapa: Adakah pelan komunikasi tidak jelas tentang siapa yang mempunyai kuasa perubahan? Adakah mesyuarat permulaan projek terlepas perjanjian pembekuan skop?

Peruntukkan lebih banyak masa kepada item yang pasukan nilaikan sebagai berkesan tinggi. Tidak setiap pengajaran layak mendapat masa udara yang sama.

Langkah 4: Dokumentasikan secara masa nyata

Tugaskan pencatat nota yang merakam entri berstruktur semasa sesi, bukan selepasnya. Menunggu sehingga kemudian memperkenalkan jurang dan kecenderungan semula jadi untuk melembutkan bahasa. Setiap entri perlu mempunyai: kategori, apa yang berlaku, kesan, punca utama, dan cadangan.

Sasarkan 10 hingga 20 entri substantif dari projek penuh. Lebih daripada 30 menunjukkan anda merakam bunyi bersama isyarat.

Langkah 5: Kongsi dan gunakan

Dokumen pengajaran dipelajari yang disimpan dalam pemacu rangkaian yang tidak pernah dikunjungi sesiapa bukan aset organisasi. Ia adalah resit rasa bersalah.

Jadikan pengajaran mudah dijumpai. Tandakannya mengikut jenis projek, industri, metodologi, dan fasa. Jika organisasi anda menggunakan alat pengurusan projek atau pangkalan pengetahuan, pautan daftar dari senarai semak penutupan projek supaya pengurus projek seterusnya menemuinya semasa perancangan.

Lebih baik lagi, tugaskan pemilik untuk menyemak pengajaran sedia ada semasa permulaan projek dan tarik lima entri yang paling relevan ke dalam daftar risiko projek baharu.

Templat pengajaran dipelajari

Gunakan struktur ini sebagai titik permulaan. Sesuaikan senarai kategori untuk sepadan dengan mod kegagalan biasa organisasi anda.

Simpan ini sebagai hamparan bersama, halaman dalam wiki projek anda, atau bahagian khusus dalam platform pengurusan projek anda. Format kurang penting daripada disiplin menggunakannya.

Contoh pengajaran dipelajari

Berikut adalah tiga entri lengkap yang diambil dari corak projek biasa:

Setiap entri ini cukup spesifik untuk diambil tindakan serta-merta oleh pengurus projek dalam projek serupa pada masa hadapan.

Amalan terbaik

Jadikannya tanpa tuduhan. Apabila sesi pengajaran dipelajari dikaitkan dengan akauntabiliti untuk kegagalan, orang berhenti menyumbang dengan jujur. Bingkaikan setiap sesi sekitar proses dan sistem, bukan individu. Jika seseorang membuat kesilapan, soalan sistem ialah: proses apa yang akan mengesan atau mencegahnya?

Jadikannya mudah dijumpai. Pengajaran yang disimpan dalam folder projek yang diarkibkan pada hari pertama penutupan tidak berguna. Tandakan entri dengan metadata yang boleh dicari (jenis projek, teknologi, jabatan, metodologi). Matlamatnya ialah pengurus projek yang memulakan projek serupa boleh mencari lima pengajaran paling relevan dalam masa lima minit.

Gunakan semula dengan sebenarnya. Disiplin yang membezakan organisasi projek berprestasi tinggi daripada yang lain adalah mudah: semak pengajaran sedia ada semasa permulaan, bukan penutupan. Bina langkah semakan ke dalam piagam projek atau senarai semak mesyuarat permulaan anda. Tarik tiga hingga lima pengajaran yang relevan dan dokumentasikan dalam fasa perancangan sebagai risiko yang diketahui atau komitmen proses.

Kesilapan lazim

Difailkan dan dilupakan. Mod kegagalan paling biasa: dokumen pengajaran dipelajari dibuat semasa penutupan, disimpan di suatu tempat yang munasabah, dan tidak pernah dirujuk lagi. Pasukan seterusnya mencipta semula roda yang sama. Penyelesaiannya adalah berstruktur: bina semakan pengajaran ke dalam permulaan projek sebagai langkah yang diperlukan, bukan pilihan.

Hanya merakam perkara negatif. Pasukan cenderung fokus pada apa yang salah. Tetapi pengajaran positif sama nilainya. Jika teknik anggaran, hubungan vendor, atau irama komunikasi tertentu berhasil dengan luar biasa, dokumentasikan supaya pasukan seterusnya boleh mereplikasinya dengan sengaja.

Menunggu sehingga penutupan. Menjelang penghujung projek, orang sudah beralih perhatian. Butiran pudar. Pasukan mungkin tidak lagi berada di dalam bilik yang sama. Merakam pengajaran pada gerbang fasa dan selepas peristiwa penting memelihara ketepatan. Log berterusan yang dikemas kini sepanjang projek mengambil masa lima minit per entri dan menghasilkan output yang jauh lebih kaya berbanding satu sesi selama satu jam enam bulan kemudian.

Bahasa yang umum. "Komunikasi boleh lebih baik" tidak membantu sesiapa. Setiap entri perlu cukup spesifik supaya seseorang yang tidak berada dalam projek tersebut boleh memahami apa yang berlaku, mengapa, dan tepat apa yang perlu dilakukan secara berbeza.

Soalan lazim

Apakah perbezaan antara pengajaran dipelajari dan retrospektif Sprint? Retrospektif Sprint adalah upacara Agile yang diadakan di penghujung setiap Sprint, biasanya 30 hingga 90 minit, yang memberi tumpuan kepada cara pasukan bekerjasama semasa lelaran khusus tersebut. Pengajaran dipelajari adalah amalan pengurusan projek yang lebih luas merangkumi kitar hayat projek penuh dan sering menyumbang kepada pangkalan pengetahuan organisasi yang digunakan oleh pasukan masa hadapan. Dalam praktik, retro Sprint adalah input yang baik kepada daftar pengajaran dipelajari, tetapi ia bukan pengganti sesi penyatuan penghujung projek.

Siapa yang memiliki pengajaran dipelajari dalam sebuah projek? Pengurus projek biasanya memiliki proses: menjadualkan sesi, memastikan dokumentasi berlaku, dan menghalakan daftar akhir ke mana-mana organisasi menyimpan pengetahuan projek. Tetapi pemilikan entri individu perlu diagihkan. Setiap ketua pasukan atau pemilik fungsian perlu bertanggungjawab untuk entri dalam domain mereka. Seorang yang cuba mendokumentasikan segalanya untuk projek yang besar akan menghasilkan rekod yang tidak lengkap dan berkualiti rendah.

Bilakah sesi pengajaran dipelajari perlu berlaku? Sekurang-kurangnya sekali semasa penutupan projek. Untuk projek yang lebih panjang, jalankan sesi pendek pada setiap gerbang fasa atau Milestone utama. Pasukan Agile perlu melayan setiap retrospektif Sprint sebagai sesi pengajaran dipelajari mini dan menyatukan penemuan utama pada penghujung keluaran atau projek.

Adakah pengajaran dipelajari terpakai pada projek Agile? Ya. Upacara retrospektif Sprint adalah padanan Agile bagi sesi pengajaran dipelajari. Perbezaannya adalah irama dan formaliti. Pasukan Agile menjalankan retro setiap Sprint; projek tradisional menjalankannya pada gerbang fasa dan penutupan. Untuk organisasi yang menjalankan projek Agile dan waterfall, repositori pengajaran dipelajari bersama yang menerima input dari kedua-dua format adalah pendekatan yang paling cekap.

Berapa panjang dokumen pengajaran dipelajari perlu? Cukup panjang untuk berguna, cukup pendek untuk dibaca. Projek tipikal menghasilkan 10 hingga 25 entri. Program yang sangat besar dan kompleks mungkin menghasilkan 50. Elak pengisian. Setiap entri perlu memenuhi satu ujian: adakah pengurus projek dalam projek serupa pada masa hadapan mendapati ini cukup spesifik untuk bertindak?

---

Pengajaran dipelajari hanya mewujudkan nilai apabila ia melengkapkan gelung: dirakam, disimpan di suatu tempat yang boleh dijumpai, dan disemak apabila projek serupa baharu bermula. Sesi dan templat adalah bahagian yang mudah. Membina tabiat memulakan projek baharu dengan semakan pengajaran lalu adalah bahagian yang sukar, dan bahagian yang sebenarnya mengubah hasil.

Untuk pandangan yang lebih luas tentang cara pengajaran dipelajari sesuai dengan struktur pengurusan projek formal, pejabat pengurusan projek (PMO) biasanya memiliki perpustakaan aset proses organisasi di mana daftar-daftar ini disimpan.