Bahasa Melayu

Mengeksport dengan Bersih dari HubSpot: Apa yang Eksport Natif Terlepas

Satu pasukan RevOps menjalankan migrasi data yang sempurna dari segi buku teks. Empat puluh ribu kenalan dieksport dengan bersih, syarikat dipadankan, peringkat urusan dipetakan dengan betul. Pada day one dalam CRM baharu, wakil jualan membuka rekod urusan mereka dan mendapati tiada kenalan dilampirkan. Tidak satu pun pautan urusan ke kenalan yang terselamat dalam migrasi.

Puncanya ialah eksport natif HubSpot. Ia mengeksport Contact. Ia mengeksport Company. Ia mengeksport Deal. Tetapi ia tidak mengeksport asosiasi antara mereka. Asosiasi tersebut berada dalam lapisan data berasingan yang alat eksport standard tidak sentuh. Pasukan jualan kehilangan konteks Pipeline pada day one kerana tiada siapa tanya tentang asosiasi.

Panduan ini merangkumi semua yang ditinggalkan oleh eksport UI dan cara mendapatkannya sebelum anda memindahkan data.

Bagaimana Data HubSpot Kelihatan Di Sebalik Tabir

HubSpot mengatur data ke dalam objek dan asosiasi. Memahami kedua-duanya ialah yang membezakan eksport lengkap daripada eksport yang rosak.

Objek:

  • Contact (Kenalan): Individu
  • Company (Syarikat): Organisasi (bersamaan dengan Account dalam HubSpot)
  • Deal (Urusan): Peluang jualan dalam Pipeline
  • Ticket (Tiket): Rekod sokongan atau perkhidmatan
  • Objek tersuai: Apa-apa yang portal anda bina melebihi empat objek standard

Asosiasi ialah lapisan data berasingan. Seorang Contact boleh dikaitkan dengan Company, Deal, dan Ticket secara serentak. Tetapi tiada satu pun daripada pautan tersebut berada di dalam rekod Contact itu sendiri. Ia disimpan dalam graf asosiasi HubSpot. Apabila anda mengeksport Contact ke CSV, asosiasi tidak disertakan. Dokumentasi API Asosiasi HubSpot CRM menerangkan model objek asosiasi penuh dan cara mendapatkan data hubungan secara aturcara.

Peristiwa garis masa ialah rekod aktiviti. Setiap e-mel yang dihantar, panggilan yang dilog, mesyuarat yang ditempah, dan penyerahan borang berada dalam garis masa kenalan. Ini juga berasingan dari rekod Contact dan memerlukan kaedah eksport yang berbeza.

Mengetahui seni bina ini terlebih dahulu memberitahu anda mengapa proses eksport tiga langkah itu perlu, bukan pilihan. Dan ia membentuk cara anda mendekati pemetaan medan antara HubSpot dan sistem destinasi anda, kerana asosiasi ialah cabaran pemetaan yang berasingan dari sifat objek.

Langkah 1: Eksport Natif, Apa yang Diliputi dan Di Mana Menggunakannya

Eksport natif HubSpot (Contact > Export, Deal > Export, dan sebagainya) memberi anda CSV rata bagi rekod objek anda. Ia boleh dipercayai untuk kiraan rekod dan sifat teras. Ia ialah titik permulaan yang betul.

Apa yang diliputi dengan baik oleh eksport natif:

  • Semua sifat kenalan (standard dan tersuai)
  • Semua sifat syarikat
  • Semua sifat urusan, termasuk Pipeline dan peringkat
  • Semua sifat tiket
  • Nilai sifat tersuai pada mana-mana objek

Apa yang perlu disertakan dalam setiap eksport:

Apabila HubSpot meminta anda memilih sifat untuk dieksport, jangan terima pilihan lalai. Pilih "Semua sifat" atau pilih secara manual setiap sifat yang anda mahukan. Eksport standard sering mengabaikan sifat tersuai melainkan anda menyertakannya secara eksplisit.

Apa yang tidak diliputi oleh eksport natif:

  • Asosiasi Contact ke Company
  • Asosiasi Contact ke Deal
  • Asosiasi Deal ke Company
  • Asosiasi berbilang objek (Deal yang dikaitkan dengan berbilang Contact)
  • Rekod penglibatan (panggilan, e-mel, mesyuarat, nota)
  • Rekod objek tersuai

Gunakan eksport natif untuk mendapatkan fail rekod asas anda. Kemudian kendalikan asosiasi dan sejarah aktiviti secara berasingan. Sebelum anda bermula, sahkan skop anda dengan panduan dalam menyediakan data sebelum anda memindahkan apa-apa, kerana keputusan yang anda buat di sana menentukan sifat HubSpot mana yang sebenarnya penting.

Perbandingan kaedah eksport:

Kaedah Merangkumi Terlepas Terbaik untuk
Eksport UI natif Sifat Contact/Company/Deal Asosiasi, sejarah Fail rekod asas
API (endpoint Asosiasi) Semua pasangan asosiasi Tiada, ia lengkap Data asosiasi
API (Penglibatan/Garis Masa) Panggilan, e-mel, mesyuarat, nota Tidak boleh dieksport melalui UI Sejarah aktiviti
Alat pihak ketiga (Coupler, Census) Berbilang objek dan asosiasi Bergantung pada konfigurasi alat Pasukan tanpa sumber pembangunan

Langkah 2: Eksport Asosiasi Secara Berasingan

Data asosiasi HubSpot memerlukan sama ada API atau tetapan eksport yang disengajakan. Berikut ialah kedua-duanya.

Pilihan A: Gunakan eksport Asosiasi dalam HubSpot

Semasa mengeksport Contact, cari pilihan "Sertakan rekod yang dikaitkan" dalam dialog eksport. Dalam sesetengah versi portal, HubSpot membolehkan anda menyertakan nama Company dan nama Deal yang dikaitkan dalam eksport Contact. Semak sama ada versi portal anda menyokong ini. Jika ya, ia menjimatkan panggilan API.

Namun perlu diingat: "menyertakan nama yang dikaitkan" bukan sama dengan mengeksport graf asosiasi penuh. Anda akan mendapat Company.Name dan Deal.Name dalam baris Contact, tetapi anda tidak akan mendapat pemetaan banyak-ke-banyak yang betul tentang Contact mana yang ada pada Deal mana.

Pilihan B: Tarik asosiasi melalui API HubSpot

API Asosiasi mengembalikan semua pasangan asosiasi untuk jenis objek yang diberikan. Ahli pasukan teknikal (atau orang RevOps yang selesa dengan alat API seperti Postman) boleh menarik ini secara aturcara.

Endpoint utama:

  • GET /crm/v4/associations/contacts/companies/batch/read: pasangan Contact ke Company
  • GET /crm/v4/associations/contacts/deals/batch/read: pasangan Contact ke Deal
  • GET /crm/v4/associations/deals/companies/batch/read: pasangan Deal ke Company

Eksport ini sebagai fail berasingan dan anggap ia sebagai jadual gabung. Dalam CRM destinasi anda, anda akan menggunakan ini untuk mewujudkan semula hubungan selepas mengimport rekod asas.

Jika anda tidak mempunyai sumber pembangunan:

Alat seperti Coupler.io, Supermetrics, dan ciri Data Sync HubSpot sendiri boleh menarik eksport berstruktur yang menyertakan data asosiasi tanpa kerja API. Ia lebih perlahan dan kadangkala mengenakan kos tambahan, tetapi ia benar-benar berguna untuk pasukan bukan teknikal. Sebaik sahaja anda mempunyai data asosiasi, menguji migrasi dengan import bayangan ialah cara anda mengesahkan asosiasi masih utuh sebelum membuat komitmen kepada migrasi penuh.

Langkah 3: Eksport Sejarah Penglibatan dan Aktiviti

HubSpot memanggil aktiviti yang dilog sebagai "penglibatan" dan menyimpannya dalam garis masa yang berasingan dari rekod kenalan. Data ini tidak boleh dieksport melalui eksport UI standard. Ia memerlukan API.

Apa yang dikira sebagai data penglibatan:

  • Panggilan yang dilog (dengan nota/hasil)
  • E-mel yang dilog
  • Mesyuarat yang ditempah dan diselesaikan
  • Nota yang ditambah secara manual oleh wakil jualan
  • Tugasan dengan data penyelesaian
  • Penyerahan borang

Apa yang juga terkandung dalam garis masa (biasanya langkau ini):

  • Peristiwa buka dan klik e-mel (dilog secara automatik oleh penjejakan HubSpot)
  • Peristiwa paparan halaman
  • Sejarah pendaftaran Workflow

Kategori pertama ialah data yang dimasukkan oleh wakil jualan, iaitu konteks jualan sebenar. Kategori kedua ialah data peristiwa yang dijana oleh sistem. Dalam kebanyakan migrasi, anda mahukan yang pertama dan harus melangkau yang kedua. Memindahkan ratusan ribu peristiwa paparan halaman mewujudkan kebisingan dalam CRM destinasi tanpa sebarang nilai perniagaan.

Endpoint API:

GET /crm/v3/objects/engagements mengembalikan rekod penglibatan dengan jenis (CALL, EMAIL, MEETING, NOTE, TASK), ID kenalan/syarikat/urusan yang dikaitkan, dan kandungan badan penglibatan.

Penyelesaian praktikal untuk pasukan bukan teknikal:

Jika anda tidak dapat mengakses API, dokumenkan keputusan secara eksplisit: anda tidak memindahkan sejarah penglibatan, dan portal HubSpot sumber akan kekal boleh diakses dalam mod read-only selama 90 hari selepas migrasi bagi sesiapa yang memerlukan konteks sejarah. Laporan penyelidikan Forrester tentang migrasi data CRM menyatakan bahawa kelengkapan sejarah penglibatan termasuk dalam lima faktor teratas yang menentukan kelajuan penerimaan CRM oleh wakil jualan selepas pertukaran. Itu ialah keputusan perniagaan yang sah. Bukan setiap migrasi perlu membawa sejarah penglibatan penuh. Perkara yang kritikal ialah membuat keputusan secara sedar dan bukannya mendapati jurang tersebut selepas go-live. Untuk semua yang anda putuskan untuk tidak dipindahkan, pengarkiban jangka panjang data CRM warisan merangkumi cara memastikannya boleh diakses tanpa membayar lesen HubSpot penuh selama-lamanya.

Langkah 4: Kendalikan Objek Tersuai

Jika portal HubSpot anda mempunyai objek tersuai (biasa dalam portal yang telah disesuaikan untuk Workflow industri tertentu), objek tersebut memerlukan proses eksport mereka sendiri.

Cara menyemak sama ada portal anda mempunyai objek tersuai:

Tetapan > Objek > Objek tersuai. Jika tiada apa di sini, langkau bahagian ini.

Mengeksport objek tersuai:

Objek tersuai dalam HubSpot tidak boleh dieksport melalui eksport UI standard. Pilihan yang ada:

  1. API HubSpot: Corak yang sama seperti objek standard. Gunakan GET /crm/v3/objects/{customObjectType} dengan nama dalaman objek tersuai.
  2. Data Sync HubSpot: Alat segerak natif HubSpot boleh mengeksport ke spreadsheet atau pangkalan data, termasuk objek tersuai.
  3. Penyambung pihak ketiga: Alat seperti Airbyte atau Fivetran mempunyai penyambung HubSpot yang mengendalikan objek tersuai secara natif.

Bagi kebanyakan pasukan tanpa jurutera data yang berdedikasi, penyambung pihak ketiga ialah pendekatan paling boleh dipercayai untuk eksport objek tersuai.

Langkah 5: Sahkan Kelengkapan Sebelum Meninggalkan HubSpot

Jangan mulakan pembersihan atau pengimportan sehingga anda mengesahkan eksport merangkumi semua yang sepatutnya. Pengesahan 30 minit sekarang mencegah minggu-minggu penyesuaian kemudian.

Senarai semak pengesahan:

  • Kiraan Contact dalam CSV sepadan dengan jumlah kenalan HubSpot (Tetapan > Lalai Akaun > Contact)
  • Kiraan Company dalam CSV sepadan dengan jumlah syarikat HubSpot
  • Kiraan Deal dalam CSV sepadan dengan jumlah urusan HubSpot (semak mengikut Pipeline jika berbilang Pipeline wujud)
  • Fail eksport asosiasi wujud untuk: Contact-Company, Contact-Deal, Deal-Company
  • Definisi sifat tersuai dieksport (Tetapan > Sifat, eksport senarai sifat secara berasingan)
  • Eksport penglibatan merangkumi jenis utama: panggilan, e-mel, mesyuarat, nota
  • Medan GDPR/opt-out disertakan dalam eksport Contact (cari medan "Email opt-out", "Legal basis for processing", "GDPR consent")
  • Medan peringkat kitaran hayat disertakan dalam eksport Contact

Semakan asosiasi sampel:

Pilih 10 Deal dari eksport anda. Untuk setiap Deal, sahkan:

  1. ID Contact dalam fail asosiasi anda sepadan dengan kenalan dalam eksport Contact anda
  2. ID Company sepadan dengan syarikat dalam eksport Company anda
  3. Kira bilangan Contact setiap Deal: adakah ia kelihatan betul berbanding UI HubSpot?

Ketidaksepadanan di sini bermakna eksport asosiasi anda tidak lengkap. Betulkannya sebelum membersihkan.

Kelengkapan sifat tersuai:

Eksport definisi sifat anda (Tetapan > Sifat > Muat turun) dan bandingkan nama sifat dengan pengepala lajur CSV anda. Lajur yang tiada menunjukkan sifat yang tidak disertakan dalam eksport. Jalankan semula dengan sifat tersebut ditambah.

Perangkap Biasa

Mengeksport kenalan tanpa syarikat. Jika rekod Company tidak ada dalam eksport anda, setiap Contact kehilangan asosiasi syarikatnya. Eksport Company dahulu, kemudian Contact dengan Company.Name disertakan.

Kehilangan sejarah peringkat kitaran hayat. Medan Lifecycle Stage dikemas kini dari masa ke masa, tetapi HubSpot hanya menyimpan nilai semasa, bukan sejarah bila ia berubah. Jika perkembangan peringkat kitaran hayat penting untuk persediaan CRM destinasi anda, dokumenkan nilai keadaan semasa pada masa eksport. Anda tidak dapat memulihkan sejarahnya.

Definisi sifat tersuai yang tiada. Apabila anda mengimport ke CRM destinasi, anda perlu mencipta semula semua sifat tersuai anda. HubSpot membolehkan anda mengeksport senarai definisi sifat (bukan hanya nilai). Muat turunnya kerana ia akan menjimatkan masa semasa pemetaan medan.

Terlupa bendera persetujuan GDPR. Jika portal anda menjejaki persetujuan e-mel atau asas undang-undang GDPR, medan tersebut mesti ada dalam eksport anda. Ia tidak ada dalam lajur eksport lalai. Tambahkannya secara eksplisit. Kehilangan rekod persetujuan boleh mewujudkan masalah pematuhan dalam sistem destinasi. Gambaran keseluruhan Wikipedia tentang GDPR merangkumi kategori asas undang-undang dan kewajipan hak untuk dihapus yang terpakai pada data kenalan CRM.

Tidak mengambil kira rekod yang dipadam. HubSpot tidak mempunyai tong kitar semula yang mudah diakses melalui eksport. Jika anda telah memadam rekod yang perlu ada dalam migrasi, anda perlu bekerja dengan sokongan HubSpot atau menggunakan endpoint rekod yang diarkibkan dalam API.

Langkah Seterusnya

Eksport HubSpot yang disahkan bermakna anda mempunyai fail rekod asas beserta data asosiasi dan penglibatan. Tetapi tiada satu pun daripadanya sudah bersedia untuk diimport.

Langkah seterusnya ialah pembersihan data: penyahpendua, penormalan, dan pengayaan. Organisasi HubSpot mengumpulkan pendua, nilai sifat yang tidak konsisten, dan isu pemformatan selama bertahun-tahun penggunaan. Bersihkan sebelum mengimport. Menurut data pasaran CRM Statista, lebih 91% syarikat dengan lebih daripada 11 pekerja menggunakan perisian CRM, dan cabaran kualiti data yang terkumpul dalam contoh CRM yang telah lama berjalan adalah konsisten tanpa mengira vendor.

Jika anda membawa sejarah penglibatan ke hadapan, mengendalikan aktiviti sejarah, nota, dan e-mel merangkumi rangka kerja keputusan tentang apa yang sebenarnya perlu dipindahkan berbanding diarkibkan.

Dan jika anda belum selesai inventori pra-migrasi, menyediakan data sebelum anda memindahkan apa-apa ialah tempat keputusan tersebut dibuat sebelum eksport bermula.

Ketahui Lebih Lanjut