Mengekspor Data dari HubSpot dengan Bersih: Apa yang Terlewat oleh Ekspor Bawaan

Sebuah tim RevOps menjalankan migrasi yang sempurna berdasarkan buku panduan. Empat puluh ribu kontak diekspor dengan bersih, perusahaan cocok, stage deal dipetakan dengan benar. Pada hari pertama di CRM baru, para AE membuka rekaman deal mereka dan tidak menemukan satu kontak pun yang terlampir. Tidak satu pun tautan deal-ke-kontak yang bertahan dalam migrasi.

Penyebabnya adalah ekspor bawaan HubSpot. Ekspor itu mengekspor Kontak. Mengekspor Perusahaan. Mengekspor Deals. Tetapi tidak mengekspor asosiasi di antara mereka. Asosiasi tersebut ada di lapisan data terpisah yang tidak disentuh oleh alat ekspor standar. Tim sales kehilangan konteks Pipeline pada hari pertama karena tidak ada yang tahu harus bertanya tentang asosiasi.

Panduan ini mencakup semua yang ditinggalkan oleh ekspor UI dan cara mendapatkannya sebelum Anda bermigrasi.

---

Seperti Apa Data HubSpot di Baliknya

HubSpot mengorganisasi data ke dalam objek dan asosiasi. Memahami keduanya adalah yang memisahkan ekspor lengkap dari ekspor yang rusak.

Objek:

• Kontak, Orang-orang individual
• Perusahaan, Organisasi (setara dengan Akun di HubSpot)
• Deals, Peluang penjualan dalam Pipeline
• Tiket, Rekaman dukungan atau layanan
• Objek kustom, Apa pun yang dibangun portal Anda di luar empat standar

Asosiasi adalah lapisan data terpisah. Sebuah Kontak dapat diasosiasikan dengan Perusahaan, Deal, dan Tiket secara bersamaan. Tetapi tidak ada tautan tersebut yang ada di dalam rekaman Kontak itu sendiri. Mereka disimpan dalam grafik asosiasi HubSpot. Ketika Anda mengekspor Kontak ke CSV, asosiasi tidak ikut disertakan. Dokumentasi API Asosiasi CRM HubSpot menjelaskan model objek asosiasi lengkap dan cara mengambil data relasi secara terprogram.

Timeline events adalah rekaman aktivitas. Setiap email yang dikirim, panggilan yang dicatat, pertemuan yang dibooking, dan pengiriman formulir ada dalam timeline kontak. Ini juga terpisah dari rekaman Kontak dan memerlukan metode ekspor yang berbeda.

Mengetahui arsitektur ini sejak awal memberi tahu Anda mengapa proses ekspor tiga langkah diperlukan, bukan opsional. Dan ini membentuk cara Anda mendekati pemetaan bidang antara HubSpot dan sistem tujuan Anda, karena asosiasi adalah tantangan pemetaan tersendiri dari properti objek.

---

Langkah 1: Ekspor Bawaan, Apa yang Dicakup dan Kapan Menggunakannya

Ekspor bawaan HubSpot (Kontak > Ekspor, Deals > Ekspor, dll.) memberi Anda CSV flat dari rekaman objek Anda. Ekspor ini andal untuk jumlah rekaman dan properti inti. Ini adalah titik awal yang tepat.

Apa yang dicakup ekspor bawaan dengan baik:

• Semua properti kontak (standar dan kustom)
• Semua properti perusahaan
• Semua properti deal, termasuk Pipeline dan stage
• Semua properti tiket
• Nilai properti kustom pada objek apa pun

Apa yang disertakan dalam setiap ekspor:

Ketika HubSpot meminta Anda memilih properti yang akan diekspor, jangan terima pilihan default. Pilih "Semua properti" atau pilih secara manual setiap properti yang Anda inginkan. Ekspor standar sering kali menghilangkan properti kustom kecuali Anda secara eksplisit menyertakannya.

Apa yang tidak dicakup ekspor bawaan:

• Asosiasi Kontak-ke-Perusahaan
• Asosiasi Kontak-ke-Deal
• Asosiasi Deal-ke-Perusahaan
• Asosiasi multi-objek (Deal yang diasosiasikan dengan beberapa Kontak)
• Rekaman keterlibatan (panggilan, email, pertemuan, catatan)
• Rekaman objek kustom

Gunakan ekspor bawaan untuk mendapatkan file rekaman dasar Anda. Kemudian tangani asosiasi dan riwayat keterlibatan secara terpisah. Sebelum memulai, konfirmasi ruang lingkup Anda dengan panduan di menyiapkan data sebelum memigrasikan apa pun, keputusan yang Anda buat di sana menentukan properti HubSpot mana yang sebenarnya penting.

Perbandingan metode ekspor:

---

Langkah 2: Ekspor Asosiasi Secara Terpisah

Data asosiasi HubSpot memerlukan API atau pengaturan ekspor yang disengaja. Berikut keduanya.

Opsi A: Gunakan ekspor Asosiasi di dalam HubSpot

Saat mengekspor Kontak, cari opsi "Sertakan rekaman yang diasosiasikan" dalam dialog ekspor. Di beberapa versi portal, HubSpot memungkinkan Anda menyertakan nama Perusahaan dan nama Deal yang diasosiasikan dalam ekspor Kontak. Periksa apakah versi portal Anda mendukung ini. Jika ya, ini menghemat satu panggilan API.

Tetapi perlu diperhatikan: "Menyertakan nama yang diasosiasikan" tidak sama dengan mengekspor grafik asosiasi penuh. Anda akan mendapatkan Company.Name dan Deal.Name dalam baris Kontak, tetapi Anda tidak akan mendapatkan pemetaan banyak-ke-banyak yang tepat tentang Kontak mana yang ada di Deal mana.

Opsi B: Tarik asosiasi melalui API HubSpot

API Asosiasi mengembalikan semua pasangan asosiasi untuk tipe objek tertentu. Anggota tim teknis (atau seseorang dari RevOps yang nyaman dengan alat API seperti Postman) dapat menariknya secara terprogram.

Endpoint utama:

• GET /crm/v4/associations/contacts/companies/batch/read, Pasangan Kontak-ke-Perusahaan
• GET /crm/v4/associations/contacts/deals/batch/read, Pasangan Kontak-ke-Deal
• GET /crm/v4/associations/deals/companies/batch/read, Pasangan Deal-ke-Perusahaan

Ekspor ini sebagai file terpisah dan perlakukan sebagai tabel join. Di CRM tujuan Anda, Anda akan menggunakan ini untuk memulihkan relasi setelah mengimpor rekaman dasar.

Jika Anda tidak memiliki sumber daya developer:

Alat seperti Coupler.io, Supermetrics, dan fitur Data Sync milik HubSpot sendiri dapat mengambil ekspor terstruktur yang menyertakan data asosiasi tanpa pekerjaan API. Cara ini lebih lambat dan kadang membutuhkan biaya tambahan, tetapi sangat berguna untuk tim non-teknis. Setelah Anda memiliki data asosiasi, pengujian migrasi dengan shadow import adalah cara memverifikasi bahwa asosiasi tetap utuh sebelum berkomitmen pada pemindahan penuh.

---

Langkah 3: Ekspor Riwayat Keterlibatan dan Aktivitas

HubSpot menyebut aktivitas yang dicatat sebagai "keterlibatan" dan menyimpannya dalam timeline yang terpisah dari rekaman kontak. Data ini tidak dapat diekspor melalui ekspor UI standar. Ini memerlukan API.

Apa yang termasuk data keterlibatan:

• Panggilan yang dicatat (dengan catatan/hasil)
• Email yang dicatat
• Pertemuan yang dibooking dan diselesaikan
• Catatan yang ditambahkan secara manual oleh tim sales
• Tugas dengan data penyelesaian
• Pengiriman formulir

Apa yang juga ada dalam timeline (biasanya dilewati):

• Peristiwa pembukaan dan klik email (dicatat otomatis oleh pelacakan HubSpot)
• Peristiwa tampilan halaman
• Riwayat pendaftaran Workflow

Kategori pertama adalah data yang dimasukkan tim sales, konteks penjualan nyata. Kategori kedua adalah data peristiwa yang dihasilkan sistem. Dalam sebagian besar migrasi, Anda menginginkan yang pertama dan sebaiknya melewati yang kedua. Memigrasikan ratusan ribu peristiwa tampilan halaman menciptakan kebisingan di CRM tujuan tanpa nilai bisnis apa pun.

Endpoint API:

GET /crm/v3/objects/engagements mengembalikan rekaman keterlibatan dengan tipe mereka (CALL, EMAIL, MEETING, NOTE, TASK), ID kontak/perusahaan/deal yang diasosiasikan, dan konten isi keterlibatan.

Solusi praktis untuk tim non-teknis:

Jika Anda tidak dapat mengakses API, dokumentasikan keputusan secara eksplisit: Anda tidak memigrasikan riwayat keterlibatan, dan portal HubSpot sumber akan tetap dapat diakses dalam mode read-only selama 90 hari pascamigrasi bagi siapa pun yang memerlukan konteks historis. Sebuah laporan riset Forrester tentang migrasi data CRM mencatat bahwa kelengkapan riwayat keterlibatan termasuk dalam lima faktor teratas yang menentukan kecepatan adopsi tim sales setelah pergantian CRM. Itu adalah keputusan bisnis yang sah. Tidak setiap migrasi perlu membawa riwayat keterlibatan penuh. Yang terpenting adalah membuat keputusan secara sengaja, bukan menemukan celah setelah go-live. Untuk semua yang Anda putuskan untuk tidak dimigrasikan, pengarsipan jangka panjang data CRM lama mencakup cara menjaganya tetap dapat diakses tanpa membayar lisensi HubSpot penuh tanpa batas waktu.

---

Langkah 4: Tangani Objek Kustom

Jika portal HubSpot Anda memiliki objek kustom (umum di portal yang telah dikustomisasi untuk Workflow industri tertentu), objek tersebut memerlukan proses ekspor tersendiri.

Cara memeriksa apakah portal Anda memiliki objek kustom:

Pengaturan > Objek > Objek kustom. Jika tidak ada apa pun di sini, lewati bagian ini.

Mengekspor objek kustom:

Objek kustom di HubSpot tidak dapat diekspor melalui ekspor UI standar. Opsinya:

1. API HubSpot, Pola yang sama dengan objek standar. Gunakan GET /crm/v3/objects/{customObjectType} dengan nama internal objek kustom.
2. Data Sync HubSpot, Alat sinkronisasi bawaan HubSpot dapat mengekspor ke spreadsheet atau basis data, termasuk objek kustom.
3. Konektor pihak ketiga, Alat seperti Airbyte atau Fivetran memiliki konektor HubSpot yang menangani objek kustom secara bawaan.

Untuk sebagian besar tim tanpa data engineer yang berdedikasi, konektor pihak ketiga adalah pendekatan paling andal untuk ekspor objek kustom.

---

Langkah 5: Validasi Kelengkapan Sebelum Meninggalkan HubSpot

Jangan mulai membersihkan atau mengimpor sampai Anda telah memverifikasi bahwa ekspor mencakup semua yang seharusnya. Validasi 30 menit sekarang mencegah berminggu-minggu rekonsiliasi nantinya.

Daftar periksa validasi:

• Jumlah Kontak di CSV cocok dengan total kontak HubSpot (Pengaturan > Default Akun > Kontak)
• Jumlah Perusahaan di CSV cocok dengan total perusahaan HubSpot
• Jumlah Deal di CSV cocok dengan total deal HubSpot (periksa per Pipeline jika ada beberapa Pipeline)
• File ekspor asosiasi ada untuk: Kontak-Perusahaan, Kontak-Deal, Deal-Perusahaan
• Definisi properti kustom diekspor (Pengaturan > Properti, ekspor daftar properti secara terpisah)
• Ekspor keterlibatan mencakup tipe utama: panggilan, email, pertemuan, catatan
• Bidang GDPR/opt-out disertakan dalam ekspor Kontak (cari bidang "Email opt-out," "Dasar hukum untuk pemrosesan," "Persetujuan GDPR")
• Bidang lifecycle stage disertakan dalam ekspor Kontak

Pemeriksaan asosiasi sampel:

Pilih 10 Deals dari ekspor Anda. Untuk setiap Deal, verifikasi:

1. ID Kontak dalam file asosiasi Anda cocok dengan kontak dalam ekspor Kontak Anda
2. ID Perusahaan cocok dengan perusahaan dalam ekspor Perusahaan Anda
3. Hitung jumlah Kontak per Deal, apakah tampak benar dibandingkan dengan UI HubSpot?

Ketidakkonsistenan di sini berarti ekspor asosiasi Anda tidak lengkap. Perbaiki sebelum membersihkan.

Kelengkapan properti kustom:

Ekspor definisi properti Anda (Pengaturan > Properti > Unduh) dan bandingkan nama properti dengan header kolom CSV Anda. Kolom yang hilang menunjukkan properti yang tidak disertakan dalam ekspor. Jalankan ulang dengan properti tersebut ditambahkan.

---

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Mengekspor kontak tanpa perusahaan. Jika rekaman Perusahaan tidak ada dalam ekspor Anda, setiap Kontak kehilangan asosiasi perusahaannya. Ekspor Perusahaan terlebih dahulu, kemudian Kontak dengan Company.Name disertakan.

Kehilangan riwayat lifecycle stage. Bidang Lifecycle Stage diperbarui dari waktu ke waktu, tetapi HubSpot hanya menyimpan nilai saat ini, bukan riwayat kapan berubah. Jika perkembangan lifecycle stage penting untuk pengaturan CRM tujuan Anda, dokumentasikan nilai keadaan saat ini pada saat ekspor. Anda tidak dapat memulihkan riwayatnya.

Tidak mengambil definisi properti kustom. Saat mengimpor ke CRM tujuan, Anda perlu membuat ulang semua properti kustom. HubSpot memungkinkan Anda mengekspor daftar definisi properti (bukan hanya nilainya). Unduh itu karena akan menghemat berjam-jam selama pemetaan bidang.

Melupakan bendera persetujuan GDPR. Jika portal Anda melacak persetujuan email atau dasar hukum GDPR, bidang tersebut harus ada dalam ekspor Anda. Bidang tersebut tidak ada dalam kolom ekspor default. Tambahkan secara eksplisit. Kehilangan rekaman persetujuan dapat menciptakan masalah kepatuhan di sistem tujuan. Ikhtisar Wikipedia tentang GDPR mencakup kategori dasar hukum dan kewajiban hak untuk dihapus yang berlaku pada data kontak CRM.

Tidak memperhitungkan rekaman yang dihapus. HubSpot tidak memiliki recycle bin yang mudah diakses melalui ekspor. Jika Anda perlu memigrasikan rekaman yang telah dihapus lunak (di Recycle Bin), Anda perlu bekerja dengan dukungan HubSpot atau menggunakan endpoint rekaman yang diarsipkan melalui API. Kebanyakan tim tidak memerlukan ini, tetapi perlu dikonfirmasi dengan pemangku kepentingan sebelum ekspor.

---

Langkah Selanjutnya

Ekspor HubSpot yang telah divalidasi berarti Anda memiliki file rekaman dasar ditambah data asosiasi dan keterlibatan. Tetapi belum siap untuk diimpor.

Langkah selanjutnya adalah pembersihan data: deduplikasi, normalisasi, dan pengayaan. Organisasi HubSpot mengakumulasi duplikat, nilai properti yang tidak konsisten, dan masalah format selama bertahun-tahun penggunaan. Bersihkan sebelum mengimpor. Menurut data pasar CRM Statista, lebih dari 91% perusahaan dengan lebih dari 11 karyawan menggunakan perangkat lunak CRM, dan tantangan kualitas data yang terakumulasi dalam instans CRM yang telah berjalan lama konsisten terlepas dari vendor.

Jika Anda membawa riwayat keterlibatan ke depan, menangani aktivitas historis, catatan, dan email mencakup kerangka keputusan tentang apa yang sebenarnya perlu dimigrasikan dibandingkan yang diarsipkan.

Dan jika Anda belum menyelesaikan inventaris pra-migrasi, menyiapkan data sebelum memigrasikan apa pun adalah tempat keputusan tersebut dibuat sebelum ekspor dimulai.

---

Pelajari Lebih Lanjut

• Pembersihan data: deduplikasi, normalisasi, pengayaan
• Menangani aktivitas historis, catatan, dan email
• Menyiapkan data sebelum memigrasikan apa pun
• Pemetaan bidang antara sistem lama dan sistem baru
• Peluncuran dan adopsi CRM: membuat tim Anda benar-benar menggunakannya
• Model kematangan RevOps: di mana tim Anda berada dan apa langkah selanjutnya